在封建社會，皇帝通過發布詔令和口頭命令來指揮國家事務。所有的開國皇帝、中興大師或有為之君都在努力加強皇權。無論大事小事，都要看壹看，自己裁決。比如秦始皇嚴令各級地方政府事事逐層上報，規定行文事項極其復雜。《秦法·田法十八種》明確規定，凡及時下雨、谷穗、旱災、澇災、蟲害等等，都要書面報告，以至於“日夜不得休息”(《史記·秦始皇本紀》)，他每天都親自審閱竹簡。又如，聰明能幹的明有壹次斥責秘書處總政治部不報他認為不重要的事，並語重心長地對秘書官們說:“要想知道民情，就不能忽略細節。覆蓋的話就是泰國了。不交就不交。自古以來，妳就糊塗，不知道民政的人和國家壹樣多。”總政治部明文規定“凡奏事民之書，雖小事必聞，吾所苦而不倦”(《明史》)，以此牢牢控制政權。這壹時期皇權非常強大。
然而，這樣壹來，朝廷公文激增。比如西漢武帝時期，只有刑事文書“多幾亭，纂者不可偏之”(《漢書·刑法誌》)，公文堆在房間裏，連刑事官員也來不及看，造成大量積壓。再比如，朱元璋為了加強皇權，取消了中書省，廢除了宰相壹職。他直接指揮六部，以皇帝和宰相的職能處理國家大事，導致事務萬千。他每天設壹個早場，加壹個下午場，還是忙不過來。他對任何事情都試圖提問，客觀上他不可能壹個人看完每壹份公文，無論從個人精力、能力、時間來說都是如此。為此，朱元璋設立了內閣、六部、總政治部等諸多秘書機構，幫助他處理公文。
起初，這些皇帝只是把大量的文件交給刺史初閱，把重要緊急的公文整理出來，提交皇帝審批。重要緊急公文的增加，迫使皇帝授權秘書官對其提出初步意見，如明代內閣大學士的“選秀票”權。後來發展到由秘書官批準，皇帝宣讀，以皇帝名義發布。比如南朝齊梁時期，中國書法家舍人幾乎包攬了皇帝聖旨的起草和章批。這樣，皇帝客觀上壹步步將決策權授予了刺史，通過公文指揮國家事務的作用相對減弱，逐漸成為壹種高貴神聖的偶像。所有的政府命令都由大權在握的大臣們控制的秘書處起草，加蓋皇帝的法令並發布。至此，皇帝成了徹底的偶像，皇權徹底符號化。
隨著皇權的削弱，從貧民到政府官員對皇權的崇拜也在減弱。如北宋末年，中書省的壹些秘書官就公開指出:“至於君主，雖可使臣，不可違背情理輕舉妄動。雖為君主，不可屈於道。”(羅大靖《何林宇錄》)“所謂君主，必有四目兩喙，鱗羽臂，貌與人同，則妻可固。”(鄧牧《君道篇》)“政事以中書為治，而不以中書為治，則亂矣。世間發生的事，應由世人來管，非人類主人的事，是私人的事。”(《宋史·劉福傳》)這些言論大膽地宣告了皇帝不是神，而是人，大臣官員不必服從皇帝的錯誤命令。所有政務都要由中書省官員討論，皇帝不應該說了算。這是皇權衰弱時期秘書官擴大職權的代表意誌。因此，皇權在指揮國家大事和思想觀念上周期性地由強變弱，為刺史權力的擴張創造了條件。
第二，實用秘書處周期性地由弱變強。
自秦始皇建立了統壹的中央集權的封建專制君主制度以來，歷代統治者為了管理壹個幅員遼闊、人口眾多的大國，必須大大加強縱向溝通，即統治者下達指令，通過溝通渠道傳達到朝廷和各級地方官員，並付諸實施，再由朝廷和各級地方官員通過溝通渠道將執行情況反饋給統治者。傳播渠道的作用是把統治者的指示用文字編制成各種公文，或者用口語傳達給接受者，通過調查了解把指示編制成公文，或者用口語反饋給統治者。溝通渠道的形式是中央秘書處。因此，中央書記處是封建王朝政權中不可或缺的輔助機構。朝代可以改，皇帝可以廢，但始終存在，讓封建國家機器不斷運轉。從事公文起草、處理、發布命令、調查研究、情況匯報等具體事務。與象征性的皇權相比，它是腳踏實地、講求實際的官職。實用性已經成為秘書處的壹個重要特征。
這種性質決定了秘書處成員必須是實幹家，而不是空談家。歷代中央書記處機構吸收的成員，要麽是繼承父業、兄承事業、世代積累經驗的世襲秘書官，要麽是以科舉形式選拔的優秀人才，以保證其專業素質。這些秘書官員長期從事大量的實際事務，提高了專業水平，豐富了經驗。更重要的是，他們熟悉統治者的決策意圖和方法，以及執行機關的執行方法和技巧，培養他們參政議政的能力，使每個朝代的中央書記處總是由弱變強。
這樣，在皇權強大，皇帝直接指揮政務的時候，歷代中央刺史機構壹般只從事公文收發、下令、宣旨等工作。，從屬關系明顯，服從性強，權威性弱；當皇帝不能處理所有政務，把越來越多的公文委托給他起草、壹讀、處理和移交事務時，他的權限開始擴大，組織擴大，人員增加，地位和作用也提高了。皇權衰弱時，其從屬性和服從性減弱，獨立性增強，於是逐漸以自身能力取代統治集團中的決策和執行職能，幹預政務，導致其權威的擴大。
象征性的皇權總是由強轉弱，實踐性的秘書機構總是由弱轉強，與矛盾雙方的同時發展成反比。當皇權削弱，刺史職權擴大時，統治集團經過激烈的內部紛爭或戰爭，選出中興的領袖或開始新的王朝，再次加強皇權，將擴大後的刺史轉變為行政中心或解散，重新建立壹個高度從屬和服從的刺史。於是，下壹輪循環開始了。這種循環形成了常規的“擴張與回歸”循環。雖然封建統治者試圖吸取前朝的教訓，采取各種措施制止中書令職權的擴張，消除這種怪圈。但是，因為他們解決不了這個矛盾，結果，他們最多只能延長某個周期，卻無法阻止這個怪圈壹直旋轉的周期。
第三，權限不清助長了秘書處權力的膨脹。
歷代中央書記處職權界定不清，是造成“擴而復返”怪圈的另壹個原因。如前所述，在封建王朝，中央書記處是決策者和執行者之間的溝通渠道，起著橋梁和紐帶的作用。如果封建統治者總是將其權限限制在起草、處理公文、傳達命令等傳播事務的範圍內，使其沒有決策權，沒有執行權，那麽它就永遠是壹個高度隸屬的輔助機構，其權限無法擴大。
但由於封建帝王不明白這壹點，只把中書令當作個人的得心應手的工具，往往隨意授予壹些決策權和執行權。最典型的例子就是南朝宋齊時期的會簽。當鋪老板是在中央秘書處處理文件的小官員。因為他經常親近皇帝，受到嘉獎，所以經常被派往各地，監察方鎮、宗室諸王州刺史。他稱之為“去當鋪”，實際上是為了控制地方的行政權力和軍事權力，使他們可以奪取壹方的權力，傾其所有，這就是所謂的“簽約帥”。
如果說簽批權只是皇帝對個別秘書官員的特殊任命，那麽封建皇帝允許尚書臺官員對奏折進行裁決，內閣大學士“擬票”，就是從制度上賦予中央書記處決策權。據《明史·總務部》記載，總務部有六項職責，前五項可以概括為“接收和處理各方公文”，是典型的秘書業務；第六項規定可以參與重大政策、監獄和“朝廷任命”(即討論和任命朝廷重要官員)的審議和決定，允許其參與決策和處理重大案件，並擁有壹定的人事權，即被授予決策權和執行權。
當皇權逐漸符號化，皇帝授予中央書記處的決策權和執行權越多，就會越大。所以從歷史的角度來看，歷代中央書記處職權的擴大和擴張，並不是它在奪權和侵權，而是皇帝在放權和授權。正是因為這些職權是皇帝明文授予的，出現在規章制度中，才使其合法。因此，歷代中央刺史機構職權的擴大與擴張，並沒有被官方集團所批判或阻止，而是潛移默化地進行著。皇權衰弱時，可以理直氣壯地承擔統治集團中的決策和執行職能，使其權威膨脹到頂峰。
縱觀以前書記處的職責，可以清楚地看到，中央書記處弱的時候，職能基本局限於文件、檔案等秘書事務；它擴張的時候增加了壹些決策權和執行權，不再是單純的秘書處；當它擴張時，它實際上演變成了壹個政府中心。可見，職權界定不清，為歷代中央書記處機構的擴大擴張埋下了伏筆，起到了推波助瀾的作用。相反，由於職責界定相對清晰，歷代地方官員的秘書機構很少出現“擴而復返”的現象，其機構和秘書的名稱也趨於長期穩定。比如秦代產生的縣衙門內的檔案室，負責起草和處理文件、記錄，相當於現代的秘書科。它在封建社會存在了壹千多年。再比如郡縣衙門的主簿職位，產生於秦朝。這項工作是負責文書工作，處理官方衙門的日常事務，相當於現代的辦公室主任。這壹立場壹直延續到清朝滅亡。
探討歷代皇權和相對權力的規律，有助於古為今用，吸取教訓，獲得啟示，對進壹步明確我國現代秘書機構的性質，界定職責範圍，制定規章制度，乃至精簡機構，提高效率，防止繁文縟節，都有壹定的借鑒作用。