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分析企業信息化項目管理協同的實時性和實現?

在當今信息化社會,現代企業對如何實現跨地區、跨行業的項目管理中的實時溝通、協同工作和信息共享提出了許多新的要求,傳統的項目管理已經不能滿足這些新的挑戰。因此,我們對項目管理的內容、項目管理的實時協同流程以及項目管理協同機制的實現進行了初步的分析和研究,提出了可行的實時協同實施方案。?

1.現代企業項目管理的新內容是什麽?

現代企業項目管理的內容主要經歷以下幾個方面:

申請審批:項目管理從立項階段到項目實施階段有很多環節需要申請和審批。申請人向審批人提交申請,審批人對申請內容進行回復;如果需要進壹步批準,將轉發給相關批準人進行批準;如果審批完成,審批結果將反饋給申請人。

任務分配:項目風險承擔者分階段劃分項目,確認並接受整個項目的所有任務。如果任務分配不合理,項目風險承擔者向任務分配器申請重新分配或改變任務。任務分配器收到任務執行器的確認信息後,會重新分配任務,並確認分配結果。?

進度跟蹤:在項目實施過程中,項目執行者可以及時向風險承擔者反映任務執行中的問題、需要的資源和結果;風險承擔者可以向項目經理匯報項目進展,也可以根據任務執行者提供的任務狀態對項目進行相應的調整,如改變項目(任務)執行周期、重新分配或調整任務等。項目經理可以分析各種項目的進展,並與風險承擔者協調,及時解決項目實施過程中可能出現的問題。?

信息交流:在項目的各個階段都有很多種信息,這些信息在項目成員之間的交流或傳遞也是壹種協作活動。最常見的是項目文檔的傳輸和各種消息的傳輸。?

協同發布:項目團隊可以在協同工作空間中建立和發布各種項目信息。通過協作文檔文件夾,項目成員可以組織需要與其他成員共享的項目信息。在協作工作區中,項目成員可以在文檔級別進行簽入、簽出和控制,以確保用戶使用“正確”的信息。?

會議討論:項目成員通過在線會議交流和討論項目相關的問題、技術和經驗,實時獲取與交流團隊相關的意見、記錄或評論。

2.項目管理的協作過程

協作是協調兩個或更多不同的資源或個人壹起完成壹個項目的過程。基於協作的項目管理除了項目管理本身的要素外,主要在於項目團隊成員的聯系、溝通和協作,因此實現項目管理協作的主要機制有:實時消息交換機制、信息共享機制、任務監控機制和智能代理機制。?

(1)實時消息交換機制?

實時消息交換機制在項目管理協作的各個階段都發揮著重要作用,是保證項目團隊之間實時溝通或交流的重要機制。在這種傳播手段中,我們壹般關註兩個方面:壹是傳播方式是否是實時反饋,二是傳播內容是否具有可持續性。基於互聯網的BBS可以滿足這兩個要求,因此可以作為項目管理協作過程中的壹種重要的交流方式。?

(2)信息共享機制?

基於互聯網的信息共享是項目管理協作過程中壹種非常有效的信息共享方式,它可以以近乎實時的方式向員工提供當前的項目信息。* * *共享機制壹般包括三個部分:身份認證、訪問控制和傳輸控制(並發、同步和異步)。

(3)任務監控機制?

任務監控就是不斷收集和分析項目進展信息,並反饋給項目相關成員進行相應處理。項目負責人可以通過任務進度調整和任務查詢的方式,實時了解項目的進展和執行者的工作狀態。?

(4)智能代理機制?

智能代理(Smart agent)是指在某種調度安排下,需要人工直接操作時,負責收集信息或提供某種服務的計算機或計算機程序,以提供有效的業務協同支持,從而完成壹個* * *相同的任務和合作目標。

3.協作模式及其實現

協同項目管理是壹種基於即時通訊和共享項目信息的協作方式。項目管理協同主要分為兩種模式:消息協同和文件協同,各自的信息處理流程如下:

消息協作模式:用戶向服務器發送消息,服務器收到後進行分析,如果是發送給其他用戶的消息,則進行轉發;如果是業務操作消息,則交給業務代理進行處理,處理結果存儲在信息存儲器中。

文件協作模式(即文件共享傳輸模式):用戶向服務器發送文件操作命令,服務器收到消息後解析操作命令,並將結果交給文件控制器進行處理。如果是文件傳輸操作,服務器向接收用戶發送文件接收消息,等待用戶接收文件;如果是文件訪問操作,文件控制器將文件傳輸給用戶。

4.結論

在信息時代,跨行業、跨地區的項目管理對企業提出了實時交互、協同工作和信息共享等新的要求,傳統的項目管理已經不能完全適應這些新的挑戰。本文首先介紹了項目管理的內容和管理過程中的實時協同過程,然後闡述了協同項目管理的實施方案,最後提出了實現協同項目管理的方法,為企業的現代項目管理提供了壹種有效可行的實施方案。

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