第壹章壹般原則
1.為規範公司數據管理，加強數據收集和管理，有效保護和利用數據，服務公司工作，增強公司數據的實用性和有效性，結合公司實際，制定本辦法。
第二，信息範圍
公司的備案範圍確定如下:
公司設立和變更申請、審批、登記的文件和資料；公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；財務、會計和管理方面的文件和資料；勞動工資、人事和法律事務管理的文件和資料；經營管理的文件和資料；生產技術管理文件和資料；產品生產、能源消耗和安全生產的文件和資料；儀器設備方面的文件資料；基本建設、工程設計、施工、竣工和維修的文件和資料；科學研究、技術引進和轉讓的材料；關於教育和培訓的文件和材料；信息和情報文件和材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。以上從wmxz.net調取的文件資料包括決議、決定、條例、規章制度等規範性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作方案、工作總結、勞動工資、業務情況、人事文件、決定、委托書、協議、合同、項目計劃、通知、技術圖紙、計劃、廠商信息等具有參考價值的文件資料，以及百利集團的主要職能、活動、員工等。
公司信息還包括視聽資料:照片文檔(包括新聞、科技、藝術照片，由原版和盜版底片、照片、文字說明組成)；電影文件(包括底片原件、復印件和文字說明)；記錄文件(包括記錄和磁帶)；視頻文件(包括政治、經濟、科技、娛樂和廣告活動)。
三、公司內部各中心/部門和個人應遵守本辦法，並承擔收集、整理、歸檔、存檔和保護文件材料的義務。
第二章管理體系及其機構職責
四、實行集中與分散相結合的管理體制。集團總經理辦公室負責主要文件資料的管理，並對其他部門的文件資料管理進行監督和指導。總經理辦公室設立文控中心，配備文控中心管理員負責公司的主要文件和資料，受系統管理部直接領導。文件控制中心管理員的職責是確保公司和各部門的原始資料和文件的完整、安全和保密，並便於使用。
5.文控中心既是公司文件資料的行政職能管理部門，也是永久保存和保護文件資料的機構，還是開發和利用文件資料資源的信息交流中心。
文件控制中心的主要職責:
負責規劃和協調全公司的文件資料工作，並對各中心/部門的文件資料工作進行監督、指導和檢查。
制定並組織實施公司有關文件資料工作的規章制度。
負責公司文件及相關資料的收集、匯總、整理、分類、標識、保管、保護和統計。
嚴格執行保密制度，做好文件材料的分類控制、保密和解密工作。
開展文獻資料宣傳咨詢活動，做好文獻資料的開放和利用工作，積極為公司各項工作和員工服務。
充分發揮文件資料的教育功能，使文控中心成為公司培訓教育基地之壹。
開展文獻信息開發與交流的編纂研究，發揮文獻信息的信息源作用。
組織公司各部門文檔管理員的業務學習和培訓，並負責指導其工作。
做好防火、防盜、防蟲工作，確保文件資料安全。
第三章文件資料管理
不及物動詞文件和材料的收集:
建立健全歸檔制度，明確歸檔範圍、歸檔時間和保管期限(保管期限分為永久保存、保存等。);指明文檔的版本號。
采取不同措施收集不完整的文件和資料；
及時督促完成的文件上交回收，檢查完成後整理歸檔。
七、文件的立卷、歸檔和管理:
區分整個宗族，確定立案單位。
分類:根據文獻的來源、時間、主題、內容和字母順序，分為若幹層次和類別。密級分為類別、部門、密級和保密程度。
主要類別有:制度/法規:S；文件:f；信息:d；文件:a；合同:b。
部門拼音縮寫:物料控制:wk；健康管理:SG；存儲:cc；品控:PG；R&D:YF；技術:js；客服:KF；采購:CG；制作:sh；市場:SC；銷售:xs；裝備:sb；金融:CW；OEM:WB；總後:Hz；總經理辦公室:ZJ；人力資源:rl；制造中心:ZZ；營銷中心:YX；R&D技術中心:YJ；金融中心:CW；廣州分公司:gz；上海分公司:SH；北京分公司:bj；香港分公司:XG；信仰公司:XN。
機密用y表示，非機密用n表示。
。分類:絕密:as；機密:cs；秘密:PS；無:OP
編碼原則:編碼為十二位數字,□(文件類別)□(部門前兩位的首字母)□(密級)□□(份數)□□□□(序號)。比如總經理辦公室某系統的代碼是SZJNOP。
歸檔前，將資料分類，分組放入待辦文件。
案卷的整理:將案卷分為永久、長期、短期三類，將案卷中的案卷與正文、文稿、附件請求、答復等放在壹起，編制案卷目錄和案卷目錄。
。整理文件，厚度要合適，控制在cm到cm之間。如果料子太窄，就要加墊；如果材料太寬，要折疊整齊；字跡難以辨認的，應當附復印件；在每個文件中正確書寫標題。
整理公司所有文件資料系統，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按壹定順序整理存放。
每次清理壹次文件和資料，去掉不必要的資料；修復和復制損壞和褪色的材料。
對文件資料的收發、檔案數量、利用情況等進行統計。，並定期向主管部門匯報。集團各部門及下屬公司的兼職或專職文控員應定期(每月兩次，分別在月初和月中)向文控員提交相關資料。
公司文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。如果在兩個儲存期之間，儲存期應較長。根據有關規定，對超過保存期限的文件和資料進行標識和銷毀。
公司應采取嚴格的管理措施，防止文件泄密。
八、文件的保管:
防止文件資料損壞，延長資料使用壽命，維護資料安全；
。公司應設立專門場所或專門的文件庫保存文件和資料；
做好防盜、防水、防潮、防蛀、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。在文件控制中心室，門窗應堅固牢固。
九、文獻借閱和利用工作:
主任級以上人員可直接通過文控中心管理員借閱非涉密文件。公司其他人員因工作需要需借閱非涉密文件時，必須填寫《借閱文件申請表》(附件)，經部門經理簽字、總經理辦公室系統管理部經理審核後方可閱讀。
公司的文件分為三級:絕密、機密、秘密。絕密文件禁止閱讀，絕密文件只能在文控中心閱讀，不允許外借。機密文件經審批後可以借閱，但借閱時間不得超過小時。本部門機密文件、資料的借閱由部門負責人批準，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的須經總經理批準。總經理因公外出時，可根據委托書內容，委托副總經理或總經理辦公室主任審批。
壹般檔案在文控中心僅供閱讀，歸檔的文件資料可以外借。出借人必須辦理登記手續。
借用期限不超過壹周，到期歸還；如果妳需要再借，妳應該續借。
文件資料的借閱者應妥善保管資料，確保其完整，不得擅自塗改、勾畫、切割、摘抄、拆卸或銷毀；註意安全保密，嚴禁擅自轉載、復制、出借、丟失。借閱的文件資料歸還時，必須當面清點清楚，如發現丟失或損壞，應及時向主管領導報告。
向外單位借閱文件資料時，應持有本單位介紹信，經總經理批準後方可借閱，不得帶離文控中心。復制的內容也必須經總經理批準，審核後才能取出。
在公司使用文件和資料的方式有:)提供原始文件和資料；)提供文件和資料的復印件；)提供文獻索引信息。
在出版部門負責人要求或同意的情況下，文控中心應積極為各部門和員工提供公司文件資料的編寫和研究的信息服務，主要包括經營戰略信息、管理信息、產品信息和專項技術信息。
第四章文件材料的識別和銷毀
未經允許，公司任何個人或部門不得銷毀公司文件。當部分文件資料達到銷毀期限時，由文件管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》(附件)，提交部門主管和體系管理部經理審核，經集團總經理批準後實施。所有機密文件和資料必須經總經理批準後才能銷毀；壹般文件經系統管理部經理批準後方可銷毀。
銷毀時，總經理或主管副總經理必須指定專人監督銷毀，並在銷毀清單上簽字。
文控中心管理員應對批準銷毀的作廢公司文件和資料進行認真檢查，並編制銷毀清單(附件)，將批準的《公司文件和資料銷毀審批表》與《銷毀文件清單》壹起歸檔，並永久保存。
第五章附則
文控中心積極采用計算機信息系統管理文件資料，提高管理效率。
本辦法由總經理辦公室負責解釋和補充。自公布之日起施行。
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