如何進行采購詢價
詢價是采購人員工作流程中的壹個必經階段。收到請購單後，了解目前的庫存情況和采購預算，最直接的反映通常是馬上聯系供應商。如果這是正常采購，需求形式屬於標準件，供應商就不會有問題。但是，在開發新產品時，對於那些非標準產品的零件，需要特別註意是否向供應商提供了足夠的信息，以方便他們的報價工作。為了避免以後買家和供應商在質量認知上的差異，在詢價時要提供的資料的準備上不能馬虎。因為完整正確的詢價文件可以幫助供應商在最短的時間內做出正確有效的報價。壹份完整的詢價文件至少應包括以下主要部分。
查詢步驟
查詢項目的名稱和項目
首先，詢價項目的名稱和物料編號是詢價單上應該準備的最基本的信息。供應商必須知道如何稱呼報價的產品，也就是所謂的產品名稱和它所代表的物料編號，這也是日後買賣雙方快速調查和檢索的壹個依據。因為物料編號在每個客戶中都有其唯壹的表示，所以在使用時要特別註意其正確性。在壹些大公司，資料的數量往往達到十幾位數，包括數字和英文字母。物品中壹位數的差異可能是版本的差異，甚至可能成為另壹個產品的物品。產品名稱的書寫要盡量從字面上看產品的特點和種類。
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查詢項目的“數量”
通常供應商在報價時需要了解買方的需求，因為采購數量會影響價格計算。定量信息的提供通常包括年度需求、季度需求甚至月度需求；不同層次的需求數量，如500K、1M、3M等。每筆訂單的大概訂貨量；或者產品生命周期的總需求。除了讓供應商了解需求和采購模式，還可以讓供應商分析自己的產能是否能滿足買方的需求。
在詢價的時候，買家通常都有壹個通病，就是怕量少得不到好價錢，所以會擴大需求或者采購量。這時候采購雖然可以獲得短期利益，但即使獲得了量產的價格，真正采購後如果不能達到預期的報價數量，供應商要麽提高價格，要麽減少其他方面對客戶的服務，要麽停止供應，最後就得不償失了。所以需求方面的信息要真實的和供應商溝通，同時采購也可以用市場預測說服供應商，達到長期合作，持續供應的目的。
三
詢價項目的“規格”
規格是描述采購產品質量的工具，應包括最新版本的工程圖紙、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的信息。工程圖紙必須是最新版本，如果圖紙只能用於評估，也應在詢價中註明。對於國際采購，如果原始工程圖紙使用英語以外的語言，如德語、法語、日語等。，國際通用語言英語的譯名也應附上，並以雙語形式呈現，以方便交流。如果工程圖紙可以通過電子文件提供，則有必要詢問供應商是否接受。提供時應註意國際通用的文件格式，如DWG、IGES、DXF、PRO/E等。，以方便供應商轉換圖紙。但最好在通過電子郵件傳輸文件的同時，提供壹份在圖紙上清晰繪制的工程圖，以避免傳輸文件時可能出現的數據丟失。
詢價項目的“質量”要求
詢價項目的質量規格要求有多種表達方式，通常可以通過以下方式呈現。采購人員很難用單壹方式全面表達產品或服務的質量要求，應根據產品或服務的不同特點綜合運用幾種方式。
A.品牌或商品名:壹般來說，使用品牌產品是最簡單易行的購買方式，不僅可以節省購買時間，減少購買費用，還可以減少質檢的程序，因為只需要確認產品標簽即可。但是品牌產品的價格通常比較高，采購量小的時候用品牌采購更有優勢。
b或同等:其含義是指能實現相同功能的產品。在決定是否允許使用替代的等效產品時，也應在詢價中註明，確認使用的等效產品必須為用戶所接受。
C.商用標準:商用標準對產品尺寸、材質、化學成分、制造方法等有完整的描述。對於螺釘、螺母、電子元件等通用標準件，使用商業標準可以避免質量上的誤解。
D.材料或制造方法規範:當對材料或制造方法有具體要求時，必須指出適用的標準。如果要求標明DIN歐洲標準，還應標明相應的CNS或JIS規格。
E.性能或功能規格:這種規格通常用於采購高科技產品和早期供應商參與(ESI)的情況。只告訴供應商產品需要達到的性能或功能，如何使其達到要求的細節留給供應商去解決。
F.工程圖:工程圖最能描述所要求的產品質量，其內容必須明確，尺寸公差的精度不容忽視。
G.市場級:通常用於木材、農產品、煙草、食品等商品的質量要求。由於市場等級的分界線壹般人無法明確識別，通常要求購買者具備識別所購產品屬於哪種正規等級的能力。
H.樣本:這是壹種懶惰的做法。樣品的提供對於供應商了解采購商的需求非常有幫助，尤其是對於顏色、印刷、市場水平的要求。
I工作說明書，SOW它主要用於采購服務，如中央安保、建築清潔、廢物處理、工程承包等。壹份完整的工作說明書不僅要簡單明了，而且要試圖以量化的方式規範對要達到的工作質量的績效評價。工作說明書的內容必須確保買方能夠獲得滿意的服務，同時必須足夠靈活，以便供應商發揮創造性工作的附加值。
詢價項目的“報價依據”要求
報價的基礎通常包括報價的幣值和貿易條件。國內銷售比較簡單，壹般都是用人民幣交易。貿易條件不是出廠價就是出廠價(是否含運費另當別論)。國際貿易更加復雜。就報價貨幣而言，大多數供應商是以美元為基礎的。至於是否以本幣定價，要看匯率的穩定性。
國際貿易的通常術語是工廠交貨價、離岸價、船上交貨價或到岸價。在不同的條件下，買賣雙方承擔的責任風險是不同的。在FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝船。因此，賣方必須承擔裝運風險，但買方負責運輸、海運保險和其他費用。在CIF條件下，賣方不僅要承擔裝運風險，還要承擔將貨物運至指定目的港所需的運費和保險費。因此，在同樣貨物的交易下，CIF條件下的報價自然高於FOB條件下的報價，買方在詢價時壹定要註明清楚。
買方的“付款條件”
關於付款方式，雖然買賣雙方都有自己的公司政策，但是買方希望付款時間越晚越好。相反，賣方當然認為越早越好。買方有義務讓賣方了解其公司的標準付款條件(購買模具時，通常會有分期付款，如30%定金、30%首件試模、40%驗收)，賣方在報價時也可以提出不同的要求，最終付款條件需要買賣雙方通過協議確定。當情況處於買方市場時，在競爭市場中供大於求，商品和/或服務可以很容易地獲得，商業經濟力量往往會導致價格接近購買的估計價值。買方通常可以要求賣方在更好的付款條件下合作，如賬單(O/A)、T/T60天甚至90天。但在賣方市場，由於需求大幅度超過供給，情況正好相反。壹般情況下，賣方會選擇壹個較短的付款期限來要求買方，如貨到付款，貨到付款(C.O.D)或提前電匯。
另外，對於支付條款，需要明確註明支付開始日期。在國際貿易中，國內供應商通常從裝運日期、發票日期或裝船日期開始支付到期日。此時，如果國外買家以到貨日期甚至收貨日期為起始日期，中間可能會有壹個月的差異，買賣雙方都不可大意。
詢價項目的“交付”要求
交貨要求包括買方購買產品所需時間，賣方準備樣品所需時間，首批小批量生產所需時間，正常時間下單生產所需時間。雖然供應商可以配合買方的要求，但交貨期的長短與所采購產品的價格有關，買方應該根據實際需要提出要求，而不是壹味追求準時制(JIT)。
詢價項目的“包裝”要求
包裝方式在供應商的價格估算中占有很大比重。除了客戶訂購的形狀特殊或體積巨大的產品外，供應商有自己的包裝材料，如標準紙箱、紙盒和托盤。如果沒有其他特殊包裝要求，供應商將按照其標準包裝方法進行評估。有時，標準包裝方法不會在報價單上詳細說明。這時候如果購買時沒有意識到，以後還會增加包裝要求，不僅耽誤時間，還會對比價操作造成不利影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，還可以提供是否可以考慮標準包裝，或者是否可以通過組裝貨物和集裝箱來降低送貨成本的建議。
、“交貨地點”和“交貨方式”
必須明確告知供應商交貨地點的國家、城市、地址、聯系電話和傳真。國內銷售的交貨方式往往以鐵路和公路為主，而國際采購中的交貨地點和交貨方式決定了價格的計算。如果要求賣方以CIF為基礎報價，運輸費和保險費當然將由賣方承擔，無論是海運還是空運。隨著交貨距離的遠近會有不同的收費方式，除非買方指定空運，否則供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的交貨方式。
詢價項目的“售後服務”和“保修期”要求
購買壹些機器設備時，如沖床、註塑機、測試儀器、半導體封裝設備等。，供應商壹般提供基本的售後服務和保修期。如果此時有特殊要求，如延長保修期或更改售後服務內容，則涉及總擁有成本，TCO)。
供應商的“報價到期日”
為了便於采購比價的時間安排，報價到期日要讓供應商知道，對於比較復雜的產品，要給供應商足夠的時間進行評估。
，“保密協議”簽署文件。
在壹些新產品開發的詢價中，由於商業秘密，為了不讓競爭對手知道其中的商機，會進壹步要求供應商簽署壹份保密協議(Non-Disclosure Agreement，NDA)文件，要求供應商在壹段規範的時間內不得向外界透露新產品計劃的名稱、采購數量預測、技術要求、規格、圖紙等信息。
“采購人員”和“技術人員”的姓名和聯系電話
告訴供應商采購人員和技術人員的姓名和聯系電話並不意味著供應商有任何秘密需求。當時如果購買的項目比較復雜，技術性強，最好附上技術人員的姓名和公司聯系電話，供其咨詢，以便明確規範要求中的問題。
聯系電話應該是公司的電話號碼。盡量避免將家庭或私人電話號碼給采購人員或技術人員，以防止供應商私下互贈和接收，這有瓜田李霞的嫌疑。然而，由於科技的進步，手機和電子郵件的使用變得越來越普遍。在采購人員很難避免單獨接觸供應商的情況下，采購的道德操守要時刻自我警惕。