如何歸檔和管理電子文檔

檔案的本質屬性是原始記錄，壹方面表現在檔案的內容上，另壹方面表現在檔案的形式上，如當事人的手抄本、領導的親筆簽名等，都表現出真正的原創性。也正是檔案的原始記錄，使得檔案具有了法律文書的功能。然而，在OA辦公自動化系統中，電子文檔的原創性很難得到體現。如何確定電子文件的原始記錄和憑證功能，電子文件是否可以作為檔案，是否具有法律憑證功能等。，已成為檔案界的新課題。根據國家相關標準，結合本單位實際情況，從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，制定電子文件歸檔管理辦法勢在必行。制定包括電子檔案的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統計和保護等管理辦法，確保真實有效地對歸檔電子檔案進行質量檢查，從歸檔電子檔案的特點出發，開發歸檔電子檔案管理系統軟件。制定管理辦法應註意的問題:電子文件的存儲載體。電子文件的存儲載體有很多種，如磁帶、磁盤、光盤等。與磁帶和磁盤相比，光盤具有以下特點:記錄密度高，存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀取；高數據傳輸速率；訪問速度快；易於保存。由於有保護層，信息讀取是非接觸式的，沒有讀取磨損，所以磁盤不易損壞。根據這些特點，目前使用光盤作為電子文件歸檔的載體是比較合適的。雖然它的標準還不完善，但是隨著技術的發展，相信在不久的將來，光盤相關的標準會陸續出臺。因此，目前選擇光盤作為電子檔案的存儲載體是最合適的。禁用軟盤作為存檔電子文件長期保存的載體。有條件時，軟盤應及時更換為光盤載體，以便長期保存。紙質檔案和電子檔案早就壹致了。兩種不同載體檔案的特點可以概括為兩句話:紙質檔案便於長期永久保存，但利用起來不太方便；電子檔案易於使用，但難以永久保存。鑒於這種情況，在壹定時期內，兩種載體文件將長期共存。常見的做法是“雙拷貝制”，即在保存電子文件時，將電子文件以硬拷貝形式輸出，形成紙質文件保存。兩種載體檔案並存時，要特別註意兩種檔案的壹致性，在記錄、編號、簽署、變更、更新電子檔案時，更要註意保證電子檔案與紙質檔案的對應性。電子文件的安全問題。第壹，在歸檔電子文件時，將壹般的電子文件轉換成各種平臺都可以使用的文本文件格式，以不斷變化，消除技術演進帶來的影響。特殊格式的電子文件應在存儲載體中存儲相應的瀏覽軟件。二是采用“壹次刻錄光盤加簽註”的方式進行原件存檔，確認其內容信息的原創性。檔案員對歸檔前電子文件內容的原創性負責，檔案室對歸檔後的原創性負責。為了分清責任，最理想的方式是雙方在不可更改的載體上簽字，並且這張光盤的同壹錄制軌只能寫壹次，也就是“壹次寫光盤加背書”。還可以采用光盤、電子簽名、數字水印、隱形條形碼、數字時間戳等方法確認電子文件內容信息的原始性。第三，在網絡環境下，可以采用壹種“公鑰數字簽名技術”，既能確認發送者的身份，又能保密安全。還可以采用防火墻技術、網絡安全檢測、公共身份認證系統和數據加密技術來保證網絡安全。當然，很難做到完全安全。四、使用中的安全措施:設置分級查詢權限密碼並定期或不定期更換，嚴格控制機密信息內容的復制。系統對使用的全過程進行有效的跟蹤和監控，並自動做好相關記錄，作為驗證使用情況的依據。而且利用系統要有很強的容錯能力，避免誤操作造成不可挽回的損失。電子文檔的標識。壹是入口關，即檔案部門對電子檔案的驗收，是為了測試每壹個檔案是否可以正常讀取、打開或運行；是否有計算機病毒感染；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或檔案機讀目錄壹致等。二是定期檢查，即對歸檔的電子文件建立定期檢查制度，數據電子文件能否正常讀出，程序電子文件能否正常運行。壹般應每兩年對磁性載體進行抽樣機讀檢驗，每四年對光盤進行抽樣檢驗，抽樣率應不低於10%。磁性載體應每四年復制壹次，並建立電子文件檢查、維護和復制登記制度，避免人為誤操作或重復工作。卸載的運載工具以與原始運載工具相同的編號存儲。三是使用關，即平時提供使用時，壹旦發現文件損壞或感染計算機病毒，應立即對載體中存儲的所有文件進行檢查，並采取措施及時修復損壞的文件。還要註意更新殺毒軟件。同時，電子檔案歸檔和電子檔案管理所需的計算機系統軟件的開發和硬件的配合，要納入下壹階段檔案管理系統的建設計劃，為接受電子檔案做好物質和精神準備。