壹、基於知識管理的數字檔案信息服務的特點
(1)“以人為本”，以用戶為中心的知識服務是滿足用戶知識需求的信息活動，以用戶為中心，追求滿足用戶的知識需求是知識服務的根本原則。數字檔案館的各項服務都要以用戶為中心，以滿足用戶的知識需求為出發點，根據用戶的實際需求收集和選擇各類檔案信息，為用戶的檔案信息需求提供標引指南。因此，數字檔案館的所有知識服務都應以用戶為核心，並制定相關的制度和服務策略。
(2)重視“檔案隱性知識”的發現，提升檔案的潛在價值，對檔案知識服務至關重要。通過分析用戶提出的問題，根據已有或歷史數據的整合，尋找和發現有價值的檔案信息，對這類信息進行分類、組織和加工，分析各種信息內容結構之間隱藏的知識鏈，最終找到符合用戶需求的檔案信息，提供給外部使用。
(3)以“服務創新”為根本目標的知識創新是數字檔案服務的潛在驅動力，因此數字檔案知識服務的本質特征是創新。壹方面，需要根據用戶的需求不斷收集和提供相關的檔案信息，在解決問題的過程中不斷發現新的知識；另壹方面，檔案工作者對知識進行加工、整理、重組，使這些檔案信息更有條理、更有針對性，然後用新方法、新途徑提供這些檔案信息對外使用。
(4)強調“個性化服務內容”傳統的檔案服務模式過於簡單，無法解決用戶的實際要求或深層次的檔案信息需求，而知識型服務則根據用戶的實際需求，從用戶的角度出發，提供壹對壹的解決實際問題的方案。
(5)基於檔案資源的“全面整合”數字檔案館背景下的知識服務，是將各種資源(硬件資源、人力資源、信息資源、技術資源)有機結合，充分發揮數字檔案館在人力資源和智力、信息、技術等方面的整合優勢。檔案資源的“全面整合”將以開放的外部服務模式為基礎，提供多元化的知識服務。
二、基於知識管理的數字檔案館服務類型和模式
數字檔案館資源利用的服務模式是多樣化的，主要包括基於門戶網站的檔案服務利用模式、基於檔案信息發布和利用平臺的自助服務模式、基於現代通信手段的檔案信息咨詢服務模式、基於電子閱覽室和傳統資料室的本地服務模式。
1，基於知識管理的大學。檔案信息資源的服務方式可以歸納為以下幾類:
(1)有條件、自助的高校最常見的檔案查詢服務。用戶可以根據權限不同查詢本單位歷年歸檔的檔案，也可以查詢開放數字檔案信息全文。實現教師和職工足不出戶即可查閱開放檔案目錄，數字化掃描全文。同時還提供網上預約、電話、郵件等有條件的檔案服務。
(2)及時和瀏覽服務針對的是壹般不了解收藏，但需要使用的壹般用戶。根據用戶需求，檔案按專題分類，自動整理，形成專題編纂等深度檔案信息產品。通過網站等多種展示形式，比如很多高校的檔案網站上都有畢業照、專項編制、幹部任免、教學獎勵、管理獎勵、科研獎勵等專題欄目。
(3)在科研和推送服務中對檔案查詢有壹定要求的學校科研人員。檔案工作者通過編研陳展平臺整理用戶感興趣的檔案信息，在專題深入研究的基礎上挖掘館藏相關信息，從而提供深度檔案信息，如檔案網站推出的專題編研服務。
(4)人事檔案服務主要面向學生。畢業生可通過檔案網站提交學位認證申請，上傳相關證書，審核通過後辦理，極大方便了用戶。
(5)陳展性檔案服務陳展性檔案服務以檔案數字化成果為基礎，圍繞大學文化建設等學校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽的形式舉辦主題鮮明的網上展覽，開展宣傳教育工作。
2.基於知識管理的數字檔案館服務模式。
(1)檔案信息集成服務模式隨著數字檔案館信息享受程度的不斷提高，數量驚人的各類檔案信息資源匯集在壹起，不同形式的數字檔案資源庫應運而生。檔案用戶獲取檔案信息的途徑更多，導致信息過多無法正常選擇。這就要求數字檔案館必須向用戶提供整合的檔案信息資源，按照來源對這些信息進行分類整合，將不同類型的檔案信息匯總成壹個有機的整體，進而向用戶提供壹站式服務。
(2)檔案信息增值服務模式數字檔案環境下形成了壹個龐大的信息系統。為了使檔案用戶體驗到無差別的信息服務，檔案工作者需要對海量信息進行篩選，生成全新的具有壹定價值的檔案信息資源，使檔案用戶獲得具有壹定知識含量的信息產品，從而實現檔案信息的增值。
(3)自助服務模式這是壹種以用戶為中心的服務。用戶可以根據自己的需要，點擊檔案館的網站，找到自己需要的相關檔案信息。這種模式要求用戶具備壹定的檔案基礎知識和自助服務能力。
(4)個性化服務模式又稱定制服務，是以用戶為中心，針對用戶需求量身定制的服務模式。它以用戶滿意為根本出發點，提供主動服務，通過研究用戶的行為和習慣，與用戶進行雙向交流，從而設計出用戶期望的個性化服務模式，主動提供符合用戶需求的特色服務，最終實現用戶全方位的信息需求。
三、基於知識管理的數字檔案服務體系建設策略
1.建立“主動互動”的服務模式。
知識服務最重要的原則是根據不同的用戶提供不同的服務。高校檔案館要按照級別劃分用戶類型，然後根據不同的用戶提供不同的服務。比如，(1)普通檔案用戶是檔案信息服務中的普通用戶，檔案知識水平不高，檔案信息的使用基本是查閱紙質的、直觀的檔案信息。(2)科研檔案的利用者壹般指高校科研人員或承擔科研工作的教學人員。他們使用的目的是為了科研或者教學，很有針對性。壹般都是圍繞某個科研課題或教學內容查詢檔案信息。(3)面向業務的檔案用戶壹般指歸檔的各個部門。他們主要是復制原始文件，以滿足日常工作的需要。(4)社會檔案的使用者往往是大學畢業生，其目的是發放畢業證書、翻譯成績等。為了工作需要。
2.建設和豐富檔案信息資源庫。
檔案信息的知識管理應重視檔案信息資源的收集，內容豐富的信息資源庫是知識服務的源泉。數字檔案館要想為社會提供深度的檔案信息服務，就必須建設豐富的檔案信息資源庫。比如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統信息庫等等。
3、完善檔案信息服務法律法規。
檔案信息環境安全的幾個關鍵點包括:檔案信息輸入的安全、檔案信息存儲的安全和檔案信息傳輸環境的安全，因此要針對不同的環節制定不同的安全制度。如檔案館、檔案信息網站數字化掃描制定了壹系列制度:①數字檔案館電子文件元數據實施細則；②檔案館紙質檔案數字化技術規範；③數字檔案館檔案信息的描述和標引規則；④檔案計算機網絡安全與病毒防範手冊；⑤《檔案門戶網站管理暫行辦法》等。
4.加強檔案人力資源開發。
人才是知識服務系統中的重要因素，知識服務的創新能力取決於人才的創新意識。引進和培養檔案專業人才是搞好檔案信息服務的關鍵。檔案工作者應當有計劃地參加各種信息技術和網絡技術培訓，使檔案工作者不僅了解檔案管理知識，而且掌握計算機技術和網絡技術知識。根據實際情況，有步驟、有計劃地引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術的復合型人才，為提高檔案信息服務能力做出貢獻。
5.建立檔案知識共享平臺。
知識管理的最終目的是實現知識共享和創新，檔案信息的社會價值只有在利用和共享的過程中才能體現出來。檔案信息服務的意義在於為用戶的信息需求創造有利條件，實現檔案信息資源的共享。因此，有必要加強檔案館隱性知識的開發、管理和利用，創建壹個能夠使隱性知識與顯性知識互動的機制和平臺，構建數字檔案館內部的知識庫和信息交流平臺，使隱性知識顯性化並轉化為服務產品。
6、建立檔案信息服務評估體系。
為了保證檔案信息服務的高效開展，數字檔案館需要經常對整個服務系統進行評估。因此，有必要建立檔案信息服務的反饋平臺。通過該平臺，檔案用戶可以在服務結束前對該服務進行評分或留言(類似於銀行業務的評價服務)，並定期對檔案用戶進行問卷調查，獲取更詳細的反饋信息。檔案管理者在分析反饋信息的同時，發現工作中的缺陷和問題，從而改進信息服務模式。