1.最終確定來訪時間、航班、來訪人員名單、職位、手機號碼等信息，以便安排相應接待。
2.與客戶討論拜訪日程，與工廠(公司接待部門)溝通，壹切敲定後發郵件傳真給客戶確認，讓工廠做好接待準備。
3.酒店安排:與客戶確認酒店星級和房間(壹人壹間，或詳細說明如合租房間、樓層、吸煙區和非吸煙區等。)，然後註意酒店選擇。很多酒店號稱5星級，結果連3星級的水平都沒有，顧客住了壹晚就受不了吵著要換房間。壹般選擇外資管理的酒店比較安全，或者參考攜程等網站的評估決定。)然後就近安排(距離)
4.打印拜訪時間表，準備工廠信息和產品信息、客戶要求的信息等文件，裝訂成冊。
5.根據顧客的國籍和宗教信仰準備飯菜和話題。
6.安排接送車輛
與日本客戶談判的妙招
壹、非交易接觸階段
在商務談判中，我們習慣於5~10分鐘後才進入談判話題，這不適合日本人。在與日本人的談判中，高級官員的作用只是禮儀性的，他們通常在談判結束後參與簽約。有時，他們還參加早期的非例行活動，選擇餐館和高爾夫球場等非正式場所。壹位日本高管表示，98%的話題與體育、政治和家庭有關，只有2%的話題與商業有關。很多日本公司都有高層的簡歷，從中我們可以得到信息。與日本高管交談時，妳說什麽並不比妳如何說更重要。日本高管往往會對對方公司的誠信、信譽和履約能力做出整體判斷。還需要註意壹些細節:
(1)名片可以交換，也可以不交換。兩國總統會面時，不需要名片，但要準備日本名片以備交換。
(2)需要帶壹些小禮品，如鉛筆、領帶等印有我公司logo的裝飾品，但不宜帶象征變質的裁紙刀、剪彩刀。交換禮物只是表達心意，禮物太貴了。
(3)歡迎儀式後需要表達雙方未來真誠合作的願望，需要註意的是，表達必須是間接的、暗示的。我們非常樂意在未來支持貴公司；我們為我們產品的高質量感到自豪，並希望您能分享它們。貴公司和我們公司顯然在某些方面有著相同的目標。
(4)以下做法不妥。比如，如果我們能在價格上達成壹致，剩下的問題都是次要的；我們公司的分配方案對我們雙方都有利。最後，在我國舉行高層交往時，要感謝對方的光臨，並帶其到酒店。最初的會談最好在客廳裏進行，而不是在辦公室裏。需要註意的是，高層領導不是討價還價的對象，這不是他們的職能。
在日本，壹般高管的非事務性接觸的典型方式如下:日本談判代表會邀請他們的同行和介紹人在下午晚些時候與日本公司會面，他們會在那裏參觀並進行壹些事務性聊天。下午6點左右，日本會建議吃晚飯。通常，他們會選擇餐廳並買單。妳將沒有機會付款，因為妳看不到賬單。這個時候，商業話題還是不合適的。飯後日方會建議在酒吧聊天到晚上11: 00左右，以便日後安排會面日程。通過這段時間的溝通，雙方只有壹些模糊的合作意向。值得提醒的是，離開辦公室時交換名片，贈送壹些小禮物是很有必要的。
第二，交易信息交換
(1)快遞信息
日本人列問題的方式類似於中國古代敘事詩的三段式:場景介紹——細節描寫——講述主旨，要經過長時間的講解才能說出目的。第二是提問的數量。日本人會反復提問，甚至很多人會問同壹個問題，這通常會讓我們很生氣。他們不相信我嗎？？其實這和日本人集體決策有關。我們要有耐心，準備足夠的資料，但也要及時控制他們的提問。(1)?我昨天和XXX先生談過這個問題，但是我準備重復壹遍？還是？這是我以前談過的同壹個問題，但我要重復壹遍？；(2)把問的問題寫下來，以便與日本人分享；(3)壹般來說，第二遍回答重復問題需要10分鐘，第三遍需要1分鐘。當第四次被問到時，適當的回答是沈默或改變話題。
(2)獲取信息
幸運的是，當妳的日本對手反復問妳問題時，會讓妳暴露更多的信息。當妳從會議紀要上看到，如果日本人六次詢問交貨進度，兩次只詢問服務合同，他們看重的是交貨時間。從日本人那裏獲得的信息需要通過
仔細考慮後，如果妳問日本人妳的報價，他們會說:？哦，看起來不錯。？很有可能他們心裏覺得這樣不好。讓我們來解釋壹下這三種不可預知的行為:集體決策，任何人都沒有代表集體說話的權利；想維持和諧的關系；我們無法理解那些細微的負面線索，比如面部表情，眼神。
要真正理解建立非正式溝通渠道的必要性，這必須由下級行政人員來完成，這也是談判團隊中要有下級行政人員的原因之壹。這裏有壹個例子來說明非正式交流的重要性。壹家美國大公司尋求與壹家小日本公司合作，但談判未能在高管中取得成果。雖然日本高層在很多方面都表現出了興趣，但他們似乎仍然猶豫不決，美國決定接受它？觀望？策略。但是六個月後什麽都沒發生。後來美國公司的低層是日本方面的低層請來的。壹杯茶後，日本方面解釋了延遲的原因。我有話要跟妳說，但是我老板不能跟妳老板說？他談到了價格和公司的更名。其實如果他早點提出來，問題早就解決了，只是日方認為在談判桌上對壹個級別高的買家提出異議不合適。
三。說服和辯論
在與日本談判時，我們可以使用以下說服技巧(按以下順序和環境)。
(1)多提問。多問問題會讓對方懷疑自己的答案，也會讓妳在某個問題上做出讓步之前，得到最好的答案，明白真正的原因。
(2)重申妳的立場、需求和願望。
(3)使用其他主動技能。如約:？如果對方能在7月1前發貨，我們馬上簽下壹個訂單。？建議:？如果還用原來的公司名稱，就不會流失老客戶。？表揚:談判進展順利，多虧了妳的支持？等等。
(4)如果妳仍然對他們的回答不滿意，試著保持沈默。給他們壹個思考和改變立場的機會。但是日本人是使用沈默的專家。如果妳覺得很難利用沈默，至少妳要小心日本人經常利用它。
(5)如果1~4步還是不能讓對手屈服，那就換個話題或者要求休息，通過非正式渠道解決。
(6)攻擊性的技巧，比如威脅:如果妳堅持這個條款，我們會另找合作夥伴。？警告:？如果我們不能達成壹致，沒有公司會對妳的計劃感興趣？等等。只在最關鍵的時候或者特殊環境下使用。a .最好是通過非正式渠道，盡可能間接地表達出來。沒那麽多？如果妳仍然不能降低價格，我們將找到另壹個供應商？，而不是？妳降低價格將有助於避免我們不得不尋找另壹個機會。？b .明顯對妳有利的場合。即使在這兩種情況下，使用威脅也會損害長期利益。如果利益地位發生變化，日本也會改變立場。
(7)1~6歲依然沒有讓日方做出讓步。我們建議給他們時間考慮並達成協議。日本人很少立即做出讓步。我們很多人都忽略了時間策略。讓事情掛了？，是必要的策略。
(8)讓介紹人或調解人參與進來。但是記住第三方仲裁只會起壹次作用。
(9)最後，如果還是不行，就要把兩家公司的高管聚在壹起，才能期待更好的合作。但是，如果這次失敗，尤其是過去使用的威脅手段，意味著談判最終會破裂。
第四，讓步和簽約
談判需要雙方的配合，雙方都要放棄壹些利益，把蛋糕做大。談判不僅要著眼於解決眼前的問題，更要為長遠利益增進理解。壹旦建立了良好的關系，壹系列的問題都可以迎刃而解。
與日本人談判時，往往有進步的跡象:邀請更多的高管參與討論:討論的問題集中在壹個方面；為了壹些問題？軟化？，比如？讓我們花時間研究壹下？。抓住這些信號，妳就能輕松做到。
部分讓步和階段性讓步在談判中對日本人用處不大。他們專註於整個問題的解決。我們建議在所有問題和利益討論完畢之前不要讓步。那時，小小的讓步將有助於建立關系。在結束討論之前，有三件事是我們不喜歡的，但對日本人來說是正常的。(1)很容易打斷壹方的談判。(2)談判過程中，日方人員將自由出入會場；(3)當妳在和壹群日本人討論的時候，妳發現壹個人，可能是主管。閉著眼睛聽！？談判是壹門復雜的藝術，需要我們多看、多聽、多練。簽訂協議並不意味著談判的成功，也許只是完成了壹筆交易，建立良好的業務關系才是談判的關鍵。
日本鞠躬禮儀
日本人見面時通常會鞠躬。熟悉的人見面時互相鞠躬兩三秒為宜；如果遇到好朋友，彎腰的時間會長壹點；遇到社會地位較高的人和長輩，要等對方擡起頭來，有時甚至要鞠幾個躬。
他們也在社交場合握手。
日本農村也有很多禮儀和舉止。女性送別親友時，壹般會下跪(即下跪)；男人的告別儀式是搖木屐儀式(就是在空中搖木屐)。日本夏邑(阿伊努人)人見面的禮儀是先將雙手並攏，然後慢慢舉至額頭，掌心向外，男的拍胡須，女的拍上唇，然後互相握手。
鞠躬是日本的傳統問候方式，現在已經逐漸被握手取代。在日本旅遊時，如果主人伸出手，要握手。如果主人鞠躬，最好以鞠躬回禮，雙手垂下，身體彎曲至腰部水平。日本人如果回家，開門壹般先鞠躬，回來再鞠躬。不壹定。比如在日本，男女有明顯的區別。壹般來說，女人會先向男人鞠躬。
在日本，弓是回子站弓和跪弓；
站弓:？真正的禮物？做好站姿準備，然後逐漸分開將要合在壹起的雙手，對著兩條大腿向下滑動，直到指尖碰到膝蓋上緣，同時上身從腰部開始傾斜，頭、背、腿近90度弓起(不要只弓不彎，或者只彎不彎)，停頓片刻，表示對對方真誠的尊重。然後，慢慢直起身子，以示對對方持續的尊重，同時，雙手沿腳擡起，收回。鞠躬要與呼吸相協調，彎腰時呼氣，站直時吸氣，使人體後中線的督脈和大腦的任脈在小周內循環。敬禮的速度要盡量和別人保持壹致，以免尷尬。？敬禮？必需品和？真正的禮物？同理，雙手伸到大腿中部即可，頭、背、腿約為120度。？草禮？只要身體前傾壹點，雙手放在大腿根部，頭、背、腿大概是150度。真正的禮物？。
如果主人是站著的，而客人是坐在椅子(凳子)上，客人會以坐來回應。？真正的禮物？準備坐姿。敬禮時，雙手沿大腿向前移到膝蓋處，腰部前傾，低頭，但頭、頸、背呈扁平弧形，停頓片刻，慢慢伸直上半身，恢復坐姿。？敬禮？雙手沿著大腿向中間移動。真正的禮物？。？草禮？雙手放在大腿根部，微微傾斜就可以了。
跪拜:？真正的禮物？以跪姿準備，保持背部和頸部挺直，上身前傾。與此同時，雙手逐漸從膝蓋上滑下，手掌全部著地，指尖對角相對，身體靠向胸膝之間的空隙，只剩下壹個拳頭(不要低頭，也不要低頭)。妳的身體前傾45度，暫停，慢慢伸直上半身。同壹個敬禮，動作要配合呼吸，彎腰時呼氣，伸直時吸氣，速度要和別人保持壹致。？敬禮？方法和？真正的禮物？類似，但雙手只在前半段觸地(第二只手可以觸到指關節以上的地面)，身體前傾55度左右；好嗎？草禮？只有兩指觸地時，身體前傾約65度。
日本的宗教禁忌
大多數日本人信仰神道教(日本固有的宗教，即崇拜天皇的祖先、天神和大神道)和大乘佛教；什麽事？中午後沒有食物？教學視野。
他們不喜歡紫色，認為紫色是悲傷的色調；最忌諱綠色，認為綠色是不祥的顏色。
日本禁忌？4?，主要是？4?然後呢。死掉？發音相似，不吉利；他們特別忌諱送禮物？9?，會把妳誤認為主人是強盜。還忌諱三個人在壹起？合影？。他們認為夾在左右兩邊的人中間是壹種不幸的預兆。
日本人關於送花有很多禁忌:禁忌贈送或裝飾荷花；探望病人時避免山茶花、仙客來和淡黃色、白色的花。因為山茶花枯萎時，整個花頭都掉在地上，不吉利；仙客來花在日語中讀作“仙客來”。拉面？然後呢。嗨？在同壹天？死掉？發音相似；日本人傳統上不喜歡的淡黃色和白色的花。他們對菊花或飾有花卉圖案的東西有戒心，因為這是皇室的象征，壹般不敢也不能接受這樣的禮物或禮遇。
日本人厭惡用狐貍和獾裝飾的東西。他們認為是狐貍？貪婪？然後呢。狡猾？獾？狡猾？。
他們也討厭金銀眼的貓。我覺得看到這樣的貓會很沮喪。
他們害怕接觸別人的身體，認為這是不禮貌的。
他們不敢把已經裝滿東西的容器給他們重復使用；避免將熱水放入洗滌水中；忌諱晚上剪指甲；避免晚上洗東西晾幹；不要頭朝北睡覺或躺著(據說人死了頭朝北)。