1項目檔案的特點
工程項目的獨特性、完整性、多方參與性、周期性和動態性，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變動頻繁、類型多樣等特點。
1.1專業性很強。
每個項目都有其獨特性，需要相應專業的參與，因此是壹項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，涉及的專業技術活動主要是施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因此，項目文件作為項目建設的記錄材料，相應地具有鮮明的專業特點，不同專業的技術文件不能混淆。
1.2具有很強的完備性。
完整性是工程項目檔案的重要特征，在項目文件的收集和整理上應力求完整。工程項目檔案的完整特征是由建設項目的完整性決定的。對於壹個具體的建設項目，從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工是壹個完整的過程。項目文件真實記錄了這個過程，是完整的。具體來說，項目文件包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件、項目竣工驗收文件等壹系列材料，反映了建設項目的全貌。施工技術文件壹般由局部到整體按分項、分部、單位進行積累。建築企業主要以承包商的身份參與建築工程，在建築活動中也有文檔完整性管理的要求。同時，生成的施工文件也是整個項目文件的重要組成部分，因此要有效地做好施工技術文件的積累，以保證施工文件本身乃至整個施工項目的完整性。
1.3形成分散
建設項目本身也是壹個龐大的工程，涉及多個單位和部門，多方參與，使得項目文件的形成分散。本施工企業項目檔案管理需求分析楊啟彥(中國鐵建股份有限公司檔案)分散在兩個方面:壹是項目文件在建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等多方形成；二是項目文檔分散在各方相關職能管理部門，如行政部門、計劃財務部、技術部等。權力下放對項目文件的管理是壹個巨大的挑戰，不僅需要參與方的專職文件人員收集和整理自己的相關文件，還需要組織方總攬全局，確保所有文件符合要求。
1.4有很強的階段性。
建設項目時間跨度長，有壹定的生命周期。整個工程包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，因此每個階段都形成了大量的工程文件。因此，從宏觀上看，建設項目文件具有階段性特征。只有在項目實施的各個階段，有針對性地同步管理項目文件，才能避免因建設項目周期長、項目文件數量多而造成項目文件脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時又相互聯系緊密，這就要求有針對性地對不同階段的文檔進行整理和分類，同時保持不同階段文檔之間的有機聯系。
1.5變化頻繁。
建設項目從立項到開工、建設、試運行、驗收以及後續的維護和拆除壹直處於動態之中。由於項目的動態性質，項目文檔是可變的。例如，在項目建設過程中，經常發生設計變更，需要對施工設計文件進行修改和補充，以滿足施工要求；在項目的使用和維護階段，隨著使用部門的需要和生產經營的轉變，其權屬性質和結構也可能發生相應的變化，從而引起建設項目文件的變化。可變性是建築工程文件區別於其他文件的壹個顯著特征。只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能保證項目文檔的準確性和完整性。
1.6品種
建設項目文件具有多樣性的特點。首先，載體存在多樣性。建設項目文件的載體不僅包括傳統的紙質載體，還包括感光材料、磁介質和光盤。載體的多樣性使得項目文件呈現多種形式，如紙質文件、圖紙、照片、音視頻文件、縮微品、電子文件等。其次，它在內容上具有多樣性。建設項目文件反映建設項目活動的開展情況，建設項目的開展涉及行政、財務、技術等部門，從而形成文件、會計、技術等方面的文件。建設項目文件的多樣性反映了項目文件管理的復雜性。項目文件管理應註意各種載體和各種內容文件的收集和整理。
2.傳統建設項目文件管理方法存在的問題
由於專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變化頻繁、類型多樣等特點，對建設項目文件的管理提出了更高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是壹種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，在壹定程度上影響了項目的實施和維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個問題。
2.1人工管理效率低，不準確。
傳統的項目文檔管理是手工的，即文檔的形成、收集、整理和檢索都是由人工操作和管理，效率低下。然而，數量龐大的建設項目文件卻受到人、財、物等方面的限制，這無疑給建設項目文件管理雪上加霜。即使有足夠的人員、人才和物資，也不可能從根本上改變傳統文檔管理的低效狀態，而且還有占用資源過多的嫌疑。建設項目施工文件的載體是紙質的，在傳統的項目管理模式下完全是手工填寫。但文件形成和整理過程中因紙張、筆墨、計算、簽字、報告順序、保管等原因造成的錯誤時有發生，影響了施工文件的規範性和準確性。在某些項目中，負責填表的第壹人，如施工員或測量員，並不根據觀察和測量的現場記錄填表。如分項工程驗收評定表中的數據與測量記錄表中的數據不壹致，審核人及相關負責人未經認真檢查核實就隨意在表上簽字。同時，在壹些建設項目中，還發現施工、監理方負責人代簽報驗單簽字欄。壹些施工單位人員還違規更改試驗數據，甚至發現平行試驗中的數據和監理的取樣數據不準確。
2.2項目文件收集不完整
建設項目涉及責任人多，周期長。因此，項目文檔工作在橫向的責任人維度和縱向的時間維度上都處於分散狀態，這在很大程度上造成了項目文檔收集的不完整。橫向而言，建設項目是多方參與的，參與者的資格不同，對項目文件的了解程度或高或低。有的參與人員忙於工程建設，平時不註意工程資料的收集，工程完工後才應付竣工驗收，造成文件的缺陷；部分參與人員對需要收集的文件沒有清晰的認識，各種內容和載體的項目文件收集不完整、不準確，造成文件遺漏。從縱向來看，建設項目不是壹蹴而就的。從最初的提議到項目的完成和後期維護，需要壹個漫長的過程。同時，項目文件的時間跨度很長。在這個漫長的過程中，稍有疏忽就會造成“落差”，導致項目文檔收集不全。
2.3文件管理滯後，文件變更不同步。
在工程實踐中，施工文件的編制嚴重落後於工程的實際進度，由於與編制和歸檔不同步，施工文件的真實性難以保證。由於建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也較大，施工文件長期分散在各個施工單位手中，客觀上存在著施工文件在各種利益考量下丟失或被篡改的可能。在壹些項目中，分包商甚至因為工程款糾紛扣留了本應歸檔的施工文件。項目文件是項目建設的文字記錄材料。只有與項目建設保持壹致，才能做到真實可信，有跡可循，才能為今後維護企業合法權益提供可靠依據。然而，傳統項目文檔的封閉性導致的溝通不暢，嚴重影響了項目文檔的真實性和可追溯性。在項目建設過程中，經常會發生設計變更。項目文檔管理人員只是被動接收，埋頭整理，無法跟蹤檢查施工項目的變化，無法了解項目的變化，無法及時修改和補充相關施工文檔，導致項目文檔“失真”，無法在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文件不規範，質量管理困難。
建設項目的多方參與和文檔管理人員專業水平的不穩定導致項目文檔不規範。多方參與需要項目文檔管理的高度協調。建設單位內部相關部門和人員之間缺乏溝通、協調和銜接，使得各方對項目施工文件的管理要求不壹，影響了項目文件的標準化。建設項目文檔管理人員的穩定性和素質直接影響到項目文檔管理的規範化。由於部分參與方項目文檔管理人員流動性大，或者沒有專職文檔管理人員，項目完成後只調配兼職人員或臨時人員整理項目文檔，無法保證項目文檔管理人員的質量符合要求，導致項目文檔不規範。由於施工文件收集整理工作量大，各單位人力投入相對不足，造成文件與施工進度不同步的現象，進壹步使“施工自檢→項目報驗→監理復檢→質量認可”的質量管理流程失去意義。資料整理的滯後必然導致工程質量評定的進壹步滯後，質量評定的二次填寫和計算也會增加評定的失誤，進而影響施工單位對施工質量的及時監控。鐵路建設項目點多、線長、面廣，不可能依靠建設、監理或施工單位實施全面的施工質量控制。施工文件作為施工情況的真實記錄和實際反映，應該成為施工質量控制的壹個非常重要和有效的管理工具。項目竣工驗收後，這些文件將長期成為項目後評價乃至應急救援最需要的檔案依據和法律證據。由此可見，傳統的項目文檔管理方法已經不能滿足項目文檔管理的需要，需要我們樹立全新的視角，采用先進的信息技術彌補其不足，根據項目文檔的特點做好相關管理工作，為建設項目的開發和維護發揮信息支持作用。
3建設項目檔案管理的需求
根據以上分析，可以看出施工文件的質量正面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍停留在手工模式，數據準確性差、孤立存儲、施工文件與項目不同步、無法有效輔助項目分析和管理的現狀得不到改善，施工文件將陷入為編制而形成、為驗收而歸檔的困境。為了避免這些問題，建設單位的項目檔案管理應滿足以下要求:高效智能的現場記錄管理、項目文件的全過程管理、項目文件的動態管理和項目文件的規範化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝和施工質量控制的真實反映。是質量保證和可追溯性的重要依據，由施工方在施工現場據實填寫。但是，由於圖書管理員和兼職檔案員的檔案管理專業知識有限，往往工作量較大，他們的手工整理和記錄工作不夠規範和準確，他們可能會面臨科學合理的論文組成和文件標題的起草等挑戰。利用項目文檔管理系統代替圖書管理員和兼職檔案員做壹些工作，使壹些文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，還有助於提高文檔管理的規範性和準確性。
3.2項目文件全過程管理
為了保證施工文件質量的完整、準確、安全和有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其資料的收集、形成到交換、歸檔。對於大量施工原始記錄、質量檢查、工程監理、驗收評定等方面數據的處理，需要能夠記錄和跟蹤質量事故，類似的事故報告和統計分析可以直接通過網絡進行，從而大大提高工作效率，保證質量管理。
3.3項目文件的動態管理
信息系統的應用不能自動解決所有問題，還必須基於項目本身的全過程動態管理。根據國家建設項目備案質量控制要求，要遵循“三納入”和“四同步”的要求。從前端控制的角度看，“三納入”是指將建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全過程管理的角度來看，“四同步”是指下達工程開工任務與提出施工文件資料要求的同步，檢查工程計劃進度與檢查施工文件資料形成的同步，檢查評估工程與檢查評估施工文件質量的同步，工程款支付與檔案部門出具備案證明的同步。
3.4項目文件的標準化管理
通過對工程建設質量管理相關流程的綜合分析，結合計算機技術，構建合理的數據庫，既減少了用戶輸入數據的工作量，又保證了數據的嚴謹性和壹致性，保持了各種施工文件的有機聯系，實現了數字化信息的集成，既滿足了全面質量管理對質量管理體系的要求，又滿足了國家對施工文件歸檔管理的需要。系統應提供完善的數據導入、導出和備份功能，施工文件中的數據可長期有效保存，並可隨時查詢和調用。
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