業務文員的工作流程和職責範圍很廣,要辦理的業務種類也很多。商務文員最重要的工作就是跟隨級別進行業務調查研究,參加會議,參與談判,必要時還要去縣、省甚至出國考察。另外:業務文員的工作流程因公司業務內容不同而不同,但總的來說,他們的工作流程還是有很多相似之處的。詳情請見下文:
壹個業務文員跟著他的老板參觀流程:
壹般來說,其工作程序可分為三個階段:
1:
訪問準備:
老板決定拜訪後,業務文員要在出發前迅速做好拜訪的充分準備,包括調整心態,準備材料和必要的材料。
2:
心理準備。業務文員首先要明白老板決定拜訪的主要目的:
拜訪的內容和這次拜訪的業務要點,了解邀請方,陪同老板拜訪的相關人員,拜訪的日程安排,邀請單位需要做哪些準備。
3:
組織準備。業務文員應該做到:
根據老板的指示,擬定出訪計劃,通知有關部門確定參加出訪的隨行人員名單,組織全體人員參加預備會議,聽取老板對準備工作的指示,研究有關文件,安排具體任務,打印分發出訪計劃和日程,聯系邀請單位,使其做好準備。
4:
數據準備。業務人員應收集:
邀請單位、boss團隊的歷史沿革、當前工作發表和評價的信息、boss與出訪相關的指示性政策和規範性文件、出訪中心內容相關的理論和典型經驗的信息、出訪地區的地理、氣候、交通狀況和風土人情的信息。
5:
材料準備。業務文員要帶:辦公設備:常用藥品:差旅費和相機、錄音機等文化用品。
第二:拜訪階段
1:做好組織安排。老板的商務考察,必然是以考察商品生產現場、召開座談會或者個別走訪的形式。這就需要業務文員為其安排好時間、地點和相關人員。不管是什麽樣的活動,業務文員都要做好記錄,以備後期分析:研究。業務文員在看到和聽到情況時,要及時準確地向上級匯報。
2.主動提出建議。在面試階段,服務員業務文員要主動向老板提出如何處理問題的建議。
3.及時聯系企業。主管走訪期間,業務文員應及時與原企業溝通。比如用通訊工具及時通知企業離任老板的活動,讓留在企業的人掌握離任老板的狀態。同時,還需要從企業內部獲取信息,讓離任老板及時了解老板的重要指示和原企業的工作動向,確保老板消息靈通,以利於實施不間斷指揮。4.處理日常事務。業務文員要主動處理日常事務。在組織安排上遇到人員、時間、地點的矛盾時,要主動協調,盡可能事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首席的生活和休息,讓他身心健康:精力充沛地工作。
三:結束階段,陪同的業務文員要做好拜訪的善後工作。這壹階段主要包括:
1:安排返程。聯系安排回程的交通工具,訂好車:船:機票,安排好途中住宿,保證老板的安全。
2.組織調查數據。回到企業後,要把面試中發現的問題整理出來,提出改進建議:解決問題。
3.抓緊落實相關事宜。走訪中,老板承諾的事情,回到企業後,業務文員要及時告知:督促相關部門抓好落實,做到言出必行,事事到位,事事有回應。4.差旅費報銷。陪同的業務文員要協助老板結算費用:報銷差旅費:償還預支貸款。
5.復習總結。跟隨業務文員工作,在與老板的拜訪中回顧總結工作,主動尋求老板的批評:幫助,是壹種有效的方式。業務文員在整個隨上級外出期間,要時刻註意維護上級的威信,執行政策,遵守紀律,謙虛謹慎,平易近人,說了算,也為業務文員自身樹立了良好的形象。
處理日常辦公室事務,如接待,信息錄入,秘書工作和檔案管理。
傳壹個商務助理的招聘要求給妳參考。工作目標:
1.協助業務經理不斷擴大公司業務量,抓住機會開發可能的拓展項目。
2.及時準確地掌握市場動態。
3.與客戶和運營保持良好的溝通,讓客戶得到滿意的服務。
4.及時統計相關數據,為客戶提供必要的信息。
5.及時催收應收賬款。
工作職責:
1.了解市場,跟進和開發可能的擴張項目。
2.定期跟蹤現有客戶,了解潛在客戶。
3.參與商務合同的制定和價格談判。
4.及時反饋工作流程的修改。
5.完成日常報告和歸檔,如收貨、庫存、月度計劃、年度總結、作業指導書等。
6.打電話給客戶要欠款。
7.公司進口項目和設備的免稅審批手續。
8.保稅和非保稅報關業務。
技能知識:
1.本科以上學歷。
2.3年以上相關工作經驗。
3.良好的中英文口頭和書面表達能力。
4.熟練使用相關辦公軟件。
5.良好的內外部協調和溝通能力。
商務文員涵蓋的領域很廣,比如酒店、旅遊、票務。即使坐在辦公室,也要掌握自己行業的工作狀況。現在,我們提供壹個他們可以享受的工作內容,以供參考:許多商業行業都設立了專門的通信和商務設施,供客戶使用,並提供翻譯、打字、復印等特殊服務。設立專門的部門來完成上述服務,這就是商務中心的由來。許多商務中心位於前廳。
商務中心的店員在值班時,除了按照服務規定工作外,還應做好以下禮貌服務工作:
第壹,註意個人儀容。在工作中,妳應該整潔、端莊、大方。工作時間精力充沛,註意力集中,在客戶面前註意自己的坐姿和走路姿勢。符合《員工守則》相關條款的要求。
2.熱情主動熱情主動接待客戶,微笑問候,首先尊重客戶意願,對客戶特別是有特殊要求的客戶表現出冷漠。同時接待幾個客戶時,要按順序逐壹接待,同時要打招呼,不要有被冷落的感覺。忙而不亂,有序。講究職業道德,講究信譽,保證質量,按規定收費,代客戶保密。商務中心的辦公室不僅是服務場所,也是接待客戶的場所。環境壹定要幹凈整潔,整體布局要有序,讓顧客有舒適、方便、信任感。
第三,認真工作,註重效率
1,承接電傳、傳真、打字、復印、翻譯、快遞等業務,做到準確、快捷、細致、周到,防止差錯。如果顧客對服務不滿意,商務中心的店員應耐心解釋,不應置之不理。解釋的時候要謙虛委婉。解釋是耐心陳述事情的始末,不應該轉化為與客戶的競爭。
2.電傳也叫電報。安裝在商務中心的傳真機可用於直接發送和接收。因為電傳通訊方便快捷,所以商務客人使用起來非常方便。商務中心的文員代客戶發電報時,應瀏覽客戶的電傳稿,如有不清楚的地方,應要求澄清,並在征得客戶同意的情況下,要求客戶重新復印或更正。應留下壹份電傳副本以備查詢。代客發出電傳後,需在登記表上填寫通知時間、發送人位置、發送時間和話務員員工號,並邀請客人到出納處付款。收取電傳時,收到電傳後檢查是否有收件人的地址和姓名,仔細撕掉電文連同收發電報的時間記錄,填寫辦理手冊號,並將電傳送到客人房間或打電話到商務中心讓客人領取,並請客人在電傳登記簿上簽字。
3.傳真也叫傳真電報。它比電傳打字機快50多倍,能再現“原文”。它可以將任何形式的印刷、打印或手寫的材料、圖紙、圖表和照片從壹個地方傳送到另壹個地方,它可以完整、準確地將文件的副本傳送到任何距離,具有電話的速度和辦公室復印機的復印功能。代客發送傳真時,應仔細核對發送方的區號和傳真號碼,防止錯發。傳真發出後,應在賬單上填寫發送時間和接線員的員工號,並邀請客人到收銀處付款。
4、樹立良好的服務形象,不利用工作之便謀取私利,不與客戶兌換或套取外匯,維護人格和民族尊嚴。