文獻是人類在社會實踐中形成的文字材料，只有在文字出現後才能產生。兩河流域的蘇美爾人創造了楔形文字後，產生了泥板，尼羅河上的古埃及人創造了圖形文字後，產生了紙莎草文獻。古代文明的進化史已經證實了這壹點。
領導部門是在人類形成社會組織並擁有管理和指揮它的人員之後形成的。社會組織的領導部門為了發布命令，制定規章制度，記錄事件，實施管理，需要制定文件！於是就有了官方文件。公文需要起草、處理、保管，就產生了文秘人員和文秘工作。所以秘書工作的出現必須具備兩個條件:文字和有領導部門的社會組織。
隨著生產力的發展和階級的出現，人類早期的社會組織演變為階級壓迫的工具——國家。統治者為了發號施令，管理國家，必須使用文書，這就產生了國家公文(我們稱之為公文)。因為管理國家比管理人類早期的社會組織要復雜得多，秘書有不同的級別，不同的分工，後來又設立了秘書工作機構，逐漸形成了秘書工作體系。斯大林在《馬克思主義和語言學的問題》壹書中說:“生產的不斷發展，階級的出現，文字的出現，國家的出現，國家的管理，需要更多的有組織的文件。”也就是說，國家公文和國家文秘工作的出現必須滿足兩個條件:有文字，有國家。
了解了以上兩個條件後，秘書工作的標誌——公文和秘書就不言而喻了，因為公文必須由秘書起草、處理和保管，所以只要具備其中壹個，就可以視為秘書工作開始的標誌。所以，探究秘書工作的起源，必須從追溯文字的產生、有領導部門的社會組織、國家開始。在這兩個條件都滿足的時期，壹旦找到公文或者秘書，就可以判斷這是秘書工作的開始。
中國發現的最早的成熟文字是甲骨文，約3000年前的商代。但是，它不是漢字的來源。而且已經發現的甲骨文有5000多處。這樣成熟的性格必然要經過很長壹段時間的演變。
漢字的源頭應該是約6000年前仰韶文化中的原始陶文。在此後的三千多年裏，它經歷了萌芽、創造、演變、發展到殷商甲骨文的漫長過程。伏羲造字、倉頡造字、大汶口文化的陶文和谷峰王成剛遺址的陶文，分別標誌著原始文字演變的飛躍階段。在這個漫長的過程中，先民們已經用這些原始文字制作了簡單的文獻。
從文字的起源和演變的考察中可以知道，早在商代甲骨文出現的三年前，我國秘書工作所依據的壹個條件——文字就已經具備了。
再來考察另壹個條件——出現有領導部門的社會組織。
人類最早的社會組織是原始人。但原始人的組織結構極其簡單，其成員只是為了生存而共同勞動，享受勞動成果。沒有領導發號施令，沒有文字，沒有秘書工作的條件。
經過幾十萬年的發展，原始人已經形成了由血緣關系構成的相對穩定的社會組織，即氏族公社。馬克思說:壹切“直接社會勞動或* * *合作勞動都或多或少地需要管理”(《馬克思恩格斯全集》第23卷，第376頁)。
為了保證氏族的正常工作和生活，需要建立壹定的社會秩序，這種社會秩序是通過對選舉產生的首領的管理而形成的。氏族組成部落，部落聯合成部落聯盟。中國部落聯盟的興盛階段始於約4500年前的黃帝時代。當時生產發展的品類增多，大眾的管理事務趨於復雜。為了管理的需要，黃帝設置了官職，即“六相”，主管各方面的工作，從而形成了部落聯盟的領導部門，黃帝成為了這個領導部門中的核心人物。隨著部落聯盟活動區域的擴大，人口的增加，事務的增多，首領僅靠語言很難管理。因為語言傳遞的信息很難準確及時地傳遍整個部落聯盟；壹些重要的約定、經歷、重要的事件，也很難依靠語言準確而長久地存活下來。語言在空間上不能“異地傳播”，在時間上不能“異地傳播”的局限性，影響了管理。只有用文字，依靠文字材料，才能實施管理。就這樣，公文產生了，秘書工作也開始了。
從對古代社會組織演變的考察可以知道，在部落聯盟的興盛時期，這兩個條件都得到了滿足。因此，從理論上講，這壹時期是我國秘書工作的起源階段。下面，我們從古籍記載和考古發現中尋找秘書工作的跡象。
中國部落聯盟的興盛階段，從黃帝到夏朝建立，持續了數百年。
黃帝時期相當於距今約4500-4400年的龍山文化晚期。這壹時期，出現了許多陶文，如山東章丘龍山鎮城子崖遺址、山東莒縣陵陽河遺址、杭州良渚遺址等。這些陶文是有形的，有意義的，可以解釋的。在先秦諸子的著作中，都說倉頡“寫了書”，“作了好書”。《茍子揭篇》也說，當時“好書很多，唯獨倉頡壹人傳。”說明在迫切需要用文字代替語言的情況下，黃帝時期，倉頡等許多人再次收集、整理、統壹了各部落的原始文字，使其得到了很大的提高，並作為整個部落聯盟的通用文字，有可能用它來創制公文。上面提到的陶文可能就是這樣壹種共同語言。
據古書記載，黃帝除了設六相之外，還設史家隨行，記錄其言行，擬定文書，匯編成書記取保存。“史家”這個名稱最早出現在商朝，黃帝設立了史家。也許後人在黃帝時期就使用了當時的官職，但這種人員的出現標誌著秘書的誕生。有許多研究黃帝的歷史學家，如倉頡、居庸和孔嘉。
倉頡，又名倉頡，在整理和改進原始文字方面做出了巨大的貢獻，被後人尊為文字始祖。漢代司馬遷、班固說他是黃帝的史官，負責記錄言行。後人也把他描述為左氏，並根據《禮記·玉藻》中的解釋:“左氏紀動，右氏計燕”，說他偏於守誌。居庸國是黃帝的右史，書史會上說他和倉頡共同創制了書約，而且“萬物合乎紀，法為主制”據《漢書·天工傳》記載，孔嘉是黃帝的史家，《歸衍集》稱其為“書史大師”、“修誌大師”。
這些歷史學家是怎麽選拔出來的？《禮記·大同》載:“大道之行也，為公也。選賢任能，秉持信仰，培養和諧。老朋友不僅是親人，還是獨子。”部落聯盟興盛時期，階級和階級壓迫尚未發生，人們平等互助。因此，選拔公務員的標準是任人唯賢，唯才是舉。“賢”願以熱忱、正直、公正為大眾服務；“才”就是能讀會寫原文，有社會、宗教、天文、歷法、守時等方面的知識。是當時最高的教育水平，歷史學家就是從這種德才兼備的人裏面選拔出來的。作為領導人的助手，他們不僅從事文字工作，還起到顧問的作用，以宗教的形式表現出來。由於生產力水平低下，人們無法解釋許多自然和社會現象，認為壹切活動都是上天操縱的。由於史家掌握了當時最高的文化知識，並伴隨著領袖，成為天意的解釋者，被視為溝通天人的使者。歷史學家的出現是秘書工作起源的標誌。
傳說黃帝時期前後的文獻很多，都被編成了書。根據上面所說，黃帝之前，領導人是用語言發布指示的，所以不太可能產生文件。後漢書《祭掃錄》記載“五帝以來有書約”，司馬遷說“百家談黃帝”。所以黃帝時期出現的公文是可信的。《李周官純》中有壹部野史，專門保管三皇五帝的書，可能還有周代黃帝時期流傳下來的文獻。傳說三皇五帝的古籍有《三墓五典·滿索九丘》，簡稱墓典，是中國最古老的古籍。“三墳”是三皇所寫，“五經”是五帝所寫。據說後世很多人都讀過這些書。《左傳·召公十二年》記載，春秋時期，楚國的史家可以靠著相讀這些書，深得楚靈王的賞識，稱之為“好史”。宋人編纂的《三墳書》以《幹坤篇》為黃帝經典。
此外，相傳黃帝壹生大劃為甲子以記時，命制成歷以定農時，命算首輔。在黃帝時代，中醫已經取得了初步的成就。黃帝就醫術向齊波請教，問答。有人記錄下來，成為最早的醫學著作，叫《黃帝內經》。這些是先民對自然科學成果的總結，是傳說中最早的科技檔案。古代歷法是安排農時的依據，但實際上是壹年中每天的工作計劃，具有文件的性質。
這樣，秘書工作的另壹個標誌——文件也出現了。
綜上所述，黃帝時期，文字得到了很大的改進和使用，出現了文書和秘書的符號，可以算是我國秘書工作的開始。
中國的國家秘書工作是從什麽時候開始的？
關於我國的形成時間，眾說紛紜。總結起來有六種學說:大汶口文化中晚期、龍山文化晚期、堯舜時期、夏商周時期。大多數學者認為，大約200年前建立的夏朝是我國的開端，很可能是在夏之前。
從考古成果來看，登封王成剛遺址出土的陶文，在形制上比大汶口發現的陶文前進了壹大步。它已經是壹種真正的文字，繼承了陶文的仰韶文化和大汶口文化，開啟了商代甲骨文，其制作時間在夏朝。所以可以推斷夏朝已經有了自己的文字。
據古書記載，王霞成為最高統治者，將統治區域劃分為九州，並分設官員治理。王下有六部大臣，掌管各方面事務，稱為“六事之人”，還有穆正、、車正等官員，並設置朝貢制度、軍隊、刑法(即“虞刑”)和監獄。這樣，部落聯盟時期負責公共事務的領導部門就轉變成了實行階級壓迫的單純的國家機器。
因此，在夏朝，國務秘書工作的兩個條件已經得到滿足。
唐《斷書》雲:“道衰而有書，利萌而有約。”隨著階級壓迫的出現，夏朝出現了國家公文。由於夏是通過廢除退位制度建立起來的，所以面臨著各種阻力和頻繁的戰爭。夏朝的公文都是對敵的軍事動員令。
《尚書·石幹》是夏開王討伐胡適時發表的壹篇檄文。《史記·夏本紀》雲:“若起伐，戰將甘肅；會打仗，立個‘誓’。”齊的兒子鐘康在位時，管天氣和歷法的官員和嗜酒如命，玩忽職守。鐘康命尹侯帶兵討伐，臨行前，上書，告發何有罪。尹正也被收入《尚書》。這些命令是以王霞的名義發布的，格式都壹樣。他們都譴責敵人違背命運，用我們自己的意誌去毀滅他們，把十字軍東征神聖化、合法化，最後鼓勵土壤勇敢戰鬥，獎勵用生命的人，嚴懲違背生命、畏懼死亡的人。它們不僅有“誓”、“征”的公文名稱，而且充分體現了統治者的意圖，成為壹種相對規範的公文文體。
孔子在《論語》中說:“我能言夏之禮，而不能證之...因為缺乏文獻，能證明就證明。”作為壹個附屬的小國，孔子因文獻匱乏而無法編史，而李霞卻能“說話”，並成功編史。解釋孔子時有很多關於或直接屬於夏朝的文獻和檔案，應該是夏朝的官方文獻。
這些文件應該由歷史學家起草。蔣《十三經通論》和《尚書通論》認為，《堯典》“為夏史家所記”據《呂氏春秋》所載，荒淫無度，民族危機四伏。太師命他把宮裏的“畫法”拿出來給頡利看，哭著勸諫他。《圖法》是國家重要的記錄和檔案，太史令是從古至今收集、保管和利用這些記錄和檔案的秘書官。倔強的他帶著土法去了商湯。這說明當時人們已經意識到文件和檔案關系到國家的存亡，秘書工作的重要性。也說明進入奴隸社會後，我國秘書工作的鼻祖——史學家，已經開始把文書、檔案工作作為壹項重要的業務。
綜上所述，在夏朝，國家秘書工作的標誌——公文和秘書人員已經出現，所以夏朝是我國國家秘書工作的起源。
全文摘自《秘書工作隨筆》