應用文外在格式上的顯著特點是：實用性、真實性、針對性、時效性以及嚴肅性。
1、實用性
應用文是為實現特定目的服務的，因此其寫作動因與目的十分明確。應用文寫作為處理工作中和生活中的實際問題而寫，具有直接的功用性和廣泛的實用性。
2、真實性
任何事情都講究真實性，寫文章也不例外，如果這篇文章與敘述的事實不符那就失去了它的意義。它反應的問題都是客觀存在的，不可添油加醋。
3、針對性
它應用的範圍很廣泛，每個不同的領域在書寫上都是針對那個領域，要明確撰寫目的，選擇適應撰寫內容的文種。
4、時效性
信息的變更是迅速的，只有掌握好時效性，才不會導致文章失去意義，內容更加符合實際情況。
5、嚴肅性
應用文的寫作是壹件非常嚴肅的事情，成文以後，不允許隨意更改和變動以上就是應用文具有的特點，唯有做到這些，它才會具有它的意義。
應用文語言特點
1、簡潔
應用文作為壹種實用性文體，語言上與其他文體相比較，主要表現出“樸實、沿習、多元、明確、簡練、生動”等特征。
2、樸實
文學作品屬形象思維範疇，主要用場景渲染、人物描寫、心理刻畫等手法塑造出活生生的藝術形象來感染讀者，即“以情動人”。
語言上特別重視積極的修辭手法，特別講究動詞、形容詞的錘練。論文寫作屬邏輯思維範疇，以對事理的解剖分析、綜合歸納、邏輯推論“以理服人”，語言上特別重視語法、邏輯和專業術語的準確。
3、多元素
壹般文章多用文字表述，應用文除了用文字表述外，還可以用數據、表格、圖形來說明事理，可謂“語出多門”。特別是財經類應用文則大量采用數據、表格、統計圖形。