應用文種可以規範人們的思想與行為，學生手冊、規章制度可以用來規範相關人員的日常行為。
（二）溝通公***關系
應用文作為我們進行溝通的重要載體，通過郵件、信件、傳真、申請等在人與人之間、部門與部門之間、企業與企業之間、市與市之間、省與省之間進行溝通交流，使它們可以保持著密切的聯系。
（三）傳遞各種信息
書面語言作為溝通的壹種形式，可以通過表揚信、通知、通報等文種向社會傳遞各種信息。
（四）存儲知識，提供資料
應用文的作用主要是如實記載，真實地反映各個時期政治、歷史、文化、經濟等方面的情況，這些資料保存下來，就可以為各方面的研究提供參考。
（五）憑證資料作用
在社會生活中，應用文也是開展工作、解決和處理問題的依據和憑證。依靠法律文件、經濟合同等憑證，可以作為文字依據，維護自身利益。像上級下達的文件、黨和政府頒布的法規、有關方面的規章制度，都可作為開展工作和檢查工作的依據；而壹些條據、合同文本、公證材料等，也是業務中的憑證，壹旦出現問題、糾紛，依靠這些憑證，可通過法律途徑追究對方責任，維護自身利益。另外，壹些重要的應用文也是歷史檔案資料，要了解某壹時期的政治、經濟情況，或某壹方面的生產經營情況，只要查閱當時存檔的應用文，就可以知道。
有些冤假錯案在事後也能憑借這些檔案得以澄清事實。