二、本校師生員工若需利用館藏未開放的檔案，除具備以上規定的證件手續外，還需要辦理相應查閱的申請手續並由所在部門、院系負責人審批後方能借閱。
1.本校人員查閱學校黨政會議記錄、決議、紀要材料，需填寫《南京財經大學檔案館查閱利用申請表》，經黨校辦主任批準。
2.本校人員查閱非本部門產生的未公開的檔案（如重要文件、會議記錄等），需填寫《南京財經大學檔案館查閱利用申請表》，由檔案產生部門負責人批準。查閱與本人相關的檔案，如任免、表彰、處分等以及由本單位或本人形成的檔案可以放寬要求。
3.本校人員查閱財務憑證，須填寫《南京財經大學財務處憑證查閱申請表》，經財務處主要負責人批準，由財務處專人陪同。
4.本校人員查閱他人限制利用的科研檔案需要經過相關院系、科研機構的負責人或課題組負責人或研究生導師或研究生本人同意。
5.外單位人員查閱以上檔案，均需填寫《南京財經大學檔案館查閱利用申請表》，經學校有關單位負責人簽署意見並經檔案館負責人批準，方能具體辦理查閱事宜，並要有完整的記錄。
6.需利用涉密檔案者，須向校保密辦申請，辦理相關手續。
三、港、澳、臺等海外同胞及國外組織、個人查閱館藏檔案，除必須辦理申請手續外，還需要經過學校外事部門及黨校辦負責人同意。
四、利用館藏檔案必須認真填寫《檔案查閱登記表》，原則上限在館內查閱、不得借出，並要在館內工作人員的具體指導下查閱；如必須外借使用，校內人員憑校園卡辦理相關手續，經檔案館負責人批準，填寫《檔案借出登記表》，方可借出。借閱時間不超過壹周，因特殊情況需繼續使用，應辦理續借手續。歸還時，由利用者和檔案館工作人員***同清點檢查，並進行歸還登記。校外人員限在館內查閱，概不借出。保密檔案按學校保密規定辦理。
五、復制、復印館藏公開檔案由館內工作人員辦理，需要摘抄、復制未開放檔案的，需要經檔案館主要負責人批準。
六、檔案利用查閱人必須按照工作人員具體指導查閱利用檔案，不得私自增刪、塗改、撕毀、轉借、篡改、惡意復制檔案；如發生以上事實要嚴格追究其責任，如發生丟棄和嚴重違反規定者，處以罰款至追究法律責任。