管理
業務文書是國家機關、政黨、企業、事業單位和社會團體在處理日常事務過程中形成的管理工具。商業文件具有行政或法律約束力。它的重要職能是管理日常事務。交易文件的管理，其中壹些是顯而易見和直接的，如法規；有些更微妙和間接，如評估。
②實用性
商務文件具有很強的實用性。商務文書必須從實際出發，了解和收集所涉及對象的大量第壹手材料，然後在掌握大量材料的基礎上進入具體的寫作階段。只有在熟悉和了解基層對象情況的基礎上，才能寫好交易文書。實用性還表現在實踐的驗證上，必須在實踐中具有指導性和可靠性才有價值。例如，計劃是否可行只能在工作的實施中得到證明；規章制度制定是否合理，也要在單位和社區進行壹段時間的檢驗。
⑶靈活性
商務文件在使用、制作和書寫方面都很靈活。它的應用範圍廣，使用頻率高，功能多樣。生產目的、生產者和語言類型多種多樣。寫作格式相對靈活。
01
交易單據的作用
交易單據的作用大致可以概括為以下幾個方面:
（壹）溝通、指導。
國家機關、政黨、企事業單位、社會團體等。發布新聞，通過交易文件交流信息，可以溝通情況，總結工作中的成功經驗和失敗教訓，從而更好地指導工作。例如，簡報和調查報告將基層的情況反饋給上級部門，便於上級部門指導工作。規劃是未來工作步驟和方法的指南。總結和述職報告分析了工作中得失的原因，以避免今後盡可能少地重復或犯類似的錯誤。
（二）宣傳政策、教育群眾。
業務文書在指導工作的同時，還起到宣傳黨和國家方針政策、教育廣大人民群眾的作用。例如，大多數會議文件都不可避免地向觀眾講述當前的政治局勢，國家的大政方針和當前的任務，並呼籲大家同心同德，實現目標和任務。簡報除了交流信息外，還有宣傳政策、教育群眾的作用。考試文件和規範性文件在規範行為、約束行動的同時，也起到宣傳教育的作用。
③規範行為，約束行為。
商務文書可以告訴人們什麽該做，什麽不該做，什麽該做什麽不該做，從而起到規範行為、約束行動的作用。例如，規範性文件壹經通過並生效即具有約束力，相關組織或個人必須遵守。審查文書可以通過肯定當事人的優點和指出其缺點來間接規範和約束當事人的行為。