學生心理檔案主要由六部分組成，即背景信息；在校表現；心理素質；學習適應性分析；觀察記錄；會診記錄。學生心理檔案系統提供心理評估、心理建檔、心理咨詢、心理預警、心理案例分析等功能。
它可以在學校局域網或互聯網上跨校區使用，為學校開展心理健康教育服務、建立有效保障機制、提高學生心理素質和因材施教提供了先進的軟件平臺，從而促進了心理健康教育的規範化和快速發展。
有心理健康問題的學生很難提高學習成績。通過心理檔案，根據各種數據分析，比如全班前五名和後五名的心理測試指標對比，看哪些指標有顯著差異，從而有針對性地進行教育。
學生心理檔案的作用:
學校心理健康教育應從建立學生心理檔案入手。通過建立學生心理檔案，不僅可以掌握每個學生的心理健康狀況，還可以動態監控學生的心理變化。對於有心理危機的學生，也可以及早發現和幹預，防止極端情況發生，有效預防、預警和幹預。
學生家長還可以通過網絡隨時隨地查詢孩子的心理檔案，有利於學校、社會、家庭的合作，形成合力。入學後兩三個月內建立學生心理檔案，有利於獲取有價值的原始數據，如學習適應性、人際關系、學習焦慮等指標數據，便於日後進行數據比對。
通過對學習方法、學習習慣、性格特征的測試，充分了解每壹個學生，有利於因材施教，提高教學質量；通過建立預警機制，可以篩選出有心理危機的學生，並對其進行分析和心理幹預。