建設項目檔案管理主要負責查閱、存儲、分類和檢索有關建設項目的文件、電子表格、圖形和圖像掃描文件。
1，工作內涵:
每個文本都有壹個類似於索引卡的記錄，記錄作者、文檔描述、成立日期和使用的應用類型等信息。這些文件通常存檔在較便宜的磁帶上，特殊情況下存檔在可讀可寫的光盤上。
2.文件管理的系統要素:
(1)組織中可以創建哪些類型的文檔和其他內容？
(2)每種類型的文檔使用哪些模板。
(3)為每種類型的文檔提供什麽元數據？
(4)在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在何處。
(5)如何在文檔生命周期的各個階段控制對文檔的訪問。
(6)當團隊成員壹起創建、審閱、批準、發布或處置文檔時，如何在組織內移動文檔。
(7)應當對文件應用什麽政策，以便審核與文件有關的操作，以適當的方式保存或處置文件，並保護對組織重要的內容。
(8)當文檔在其生命周期中從壹個階段過渡到另壹個階段時，如何轉換文檔。
(9)如何將文件視為企業記錄？在這種情況下，必須根據法律要求和公司準則保存文件。
3、文檔管理的主要步驟:
(1)確定文檔管理的角色確保您的計劃包括來自組織中主要項目負責人的反饋，您有合適的團隊來實施解決方案，並且您知道誰將參與文檔管理過程。有關創建文檔管理規劃團隊的更多信息，請參考確定文檔管理參與者和項目負責人。
(2)文檔使用情況分析在確定了使用文檔的人員後，確定他們使用的文檔類型以及如何使用。有關更多信息，請參見分析文檔使用情況。
(3)規劃文檔的組織結構妳可以把文檔放在圖書館，團隊網站，門戶網站。Office SharePoint Server 2007提供了壹系列文檔組織和存儲功能，從專門的網站(如記錄庫)到自由格式的文檔庫(用於特殊文檔創建和協作)。
(4)規劃內容類型使用內容類型來組織關於文檔類型的信息，例如元數據、文檔模板、策略和工作流。這是幫助您組織文檔並在整個組織中實施壹致性的重要步驟。
(5)規劃內容控制您可以為每個內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。例如，對於文檔庫，您可以計劃要求簽入和簽出，並使用信息權限管理來防止未經授權的文檔分發。有關詳細信息，請參閱規劃版本控制、內容審批和簽出。
(6)規劃工作流通過為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中協作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。
(7)規劃策略對於每種內容類型，應規劃信息管理策略，以確保文檔得到適當的審核和保留，或者根據組織的制度要求和法律要求處理文檔。
擴展數據:
文件管理的特點:
1，分層顯示:
分層的文檔存儲和表示形式使文檔更容易引用。
2.權限管理:
基於分層文檔的管理員權限系統。通過文檔目錄和文檔類別管理器，滿足文檔保密和訪問的要求。
3.文件發布:
內部發布文檔，使文檔發布到內部文檔引用接口。
4.導入和導出:
文檔導入導出是指從系統中導出指定的文檔，方法是選擇該文檔，將其內容從相應的文件中恢復到系統中，並將其轉換為文檔。這使得文檔可以存儲為具有特定結構的文件，以便備份或資源共享，這為文檔備份、文檔遷移和數據共享提供了壹種很好的方式。
5、文件附件:
文檔附件改變了文檔只記錄文本信息的屬性，擴展到存儲文件、視聽資料等。通過文檔。
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