當前位置:股票大全官網 - 工商資訊咨詢 - 秘書接打電話的原則和基本要求。

秘書接打電話的原則和基本要求。

秘書接打電話的原則和基本要求。

對於應屆畢業生,尤其是女生,找工作的時候,總是傾向於選擇文秘辦公室工作。以下是秘書接聽和撥打電話的原則和基本要求。歡迎閱讀!

1.規範正確的表達

秘書的電話語言表達要體現良好的職業規範,秘書的工作語言要普通話,接電話時要始終保持專業的語氣和規範的語言,這是秘書的第壹基本功。另外,因為電話交談不像口頭交談,可以用語音以外的肢體語言來表達,所以語言要規範。同時,電話交談有時會因為距離問題或線路幹擾而使聲音模糊、失真,這些都要求在接電話之前,首先要註意正確的表達方式。

2.禮貌熱情,語氣清晰溫和

俗話說,言出必行,聲音更能反映人的真實感受。秘書電話交談要用人聲,力求使對方既接收到語言信息,又接收到情感信息。有些人把電話比作壹個不速之客,常常不顧對方是否歡迎就闖了進來。對於秘書來說,心情可能在某個時刻會很糟糕。這時候就要求秘書接電話要熱情、溫柔、不生硬,不要讓對方感到不舒服。

簡潔

企業電話語言不同於日常生活中人們的電話語言。電話交流對時間非常敏感。秘書壹定要有很強的時間觀念,長話短說,緊扣主題,不說與主題無關的話。同時,簡潔並不意味著壹定要少說話。在表達信息的過程中,壹定要全面準確,而不是壹知半解。

保守秘密

電話保密是企業信息保密的重要組成部分。秘書人員接電話時必須註意保密。壹般不要在普通電話中談論秘密的事情,同時也不要把電話內容相關的事情告訴不相關的人。如果對方在電話中詢問機密事項,秘書可以根據情況委婉拒絕或詢問領導。

註意時間

這主要是針對打電話的時候,要考慮對方這個時候接電話是否方便,要註意不同地方不同國家的時差和工作時間的差異。最好避開對方臨近上班的時間。因為這個時候打電話,對方往往著急下班,很可能得不到滿意的答復。業務電話盡量打給對方單位。如果真的需要給對方打電話,要避開對方吃飯和休息的時間和家人在壹起。