(1)如用人單位為行政事業單位(含國有高校中的高校)或國有企業，請在單位後加上具體可接收檔案的部門名稱，如人事部門或人力資源部(具體請詢問單位人事主管部門)。正確例子:上海師範大學人事處；中國工商銀行上海分行人力資源部。
(二)聘用單位為公辦(小學)學校或幼兒園的，檔案壹般應移交給學校(幼兒園)的教育局或人才交流中心。如果單位告知學校直接接收檔案，請聯系輔導員，由輔導員和學生檔案館協調解決檔案移交問題。
(三)聘用單位為非國有企業或其他非公有制單位，且聘用單位有檔案保管單位的，填寫相應的檔案保管單位；否則，按照賬號填寫。請務必咨詢就業單位，確定檔案接收單位後再填檔案。
(4)外地學生在滬期間，檔案轉入戶籍所在區的檔案保管單位時，壹般應填寫區就業促進中心檔案室(註:部分學生同時填寫區、縣兩個字是錯誤的)。特別註意:此類學生在戶籍審核通過，戶籍證明放入檔案後才能轉檔。
(5)有外校研究生(博士)轉學函的，應嚴格按照轉學函的要求填寫。此欄必須具體到系或招生部門的級別。如果只填了某個大學，檔案就上不了錄取的部門。正確例子:復旦大學中國語言文學系黨委辦公室、東北大學研究生招生辦公室；上海外國語大學研究生部。
(6)通過我校研究生(博士)項目的畢業生(含直接畢業生)，請填寫其通過考試的院系名稱。正確的例子:教育系化學與分子工程學院(註意:錄取的系是壹個系，壹定要寫下具體的錄取系，壹般不要填教育系和經管系的名字)。
(7)已委托定向的畢業生，請按合同要求填寫定向單位名稱，並添加具體接收部門。正確例子:重慶師範大學人事處。
(8)檔案隨戶籍回原籍的畢業生，請填寫某區就業促進中心、某市縣人力資源和社會保障局、某市縣人才交流中心(註:具體名稱各地不同，填寫前請自行咨詢確認，就業網報名頁面“按籍貫生成檔案”僅供參考)。