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電子檔案是指由計算機磁盤等設備存儲的與紙質檔案相對應並相互聯系的常見電子影像文件的集合，通常以檔案為單位。
虛擬檔案用來區別於壹些客觀的檔案實體。它們以字節和比特表示實體的檔案信息，並使其在計算機網絡上流動。只有引入正確的軟件、硬件和足夠多的後臺細節，才能使這些字節和比特在用戶所在的網絡終端隨機定位，以可理解的文字、數字、圖像、圖表和符號顯示用戶所需的檔案實體的真實信息。
電子檔案的優勢如下:
1，非人工讀取信息；
2.高密度的信息存儲；
3.信息與載體的可分性；
4.各種信息媒體的傳承；
5.系統依賴。
檔案有多種形式，包括載體、生產手段和表現方式。從載體上看，有甲骨、金石學、帛書、簡書、紙張、橡皮磁鐵等；從制作方式來看，有刀刻、筆寫、印刷、臨摹、攝影、錄音、錄像等。從表達方式上，有文字、圖表、視聽等。
檔案的本質屬性是檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特征，其中歷史再現性是其本質屬性，其他特征是其壹般屬性。因此，檔案的定義可以簡單表述為:檔案是再現歷史真實面貌的原始文件。