第壹:說明客戶信息的來源，即如何獲取對方的信息。
作為壹個貿易商和個體個體戶，可以通過駐外使館的商務參贊處、商會、商務處、銀行、第三公司的介紹，或者在企業名錄、各種媒體廣告、互聯網上找到客戶信息。也可以在展銷會、展覽會上見面；即使在進行市場調查時。
因此，我們可以通過以下方式表明客戶信息的來源:
我們從我國駐貴國大使館的商務參贊處獲悉，妳們對中國手工藝品頗感興趣。
Arcolite電氣公司的負責人Bowins先生向我們推薦貴公司是韓國汽車用輕型電池的主要進口商。
我們從互聯網上獲得了妳的名字和地址。
4)我們的市場調查顯示，妳們是埃及最大的箱包進口商。
當然還有很多英文表達，我就不壹壹列舉了，反正只要妳知道就行。
第二:陳述信件的目的。
壹般來說，當我們給客戶寫信時，我們總是以發展業務、建立市場和擴大產品銷售為目標。所以我們可以有下面的表達式:
為了將我們的產品擴展到南美，我們寫信給妳尋求合作的可能性。
我們寫信給妳們是想和妳們建立長期的貿易關系。
我們希望表達與妳方建立業務關系的願望。
第三:公司概況
我這裏說的公司介紹，包括公司性質、經營範圍、宗旨的介紹，以及公司的壹些比較優勢的介紹，如豐富的經驗、穩定的供貨渠道、廣泛的銷售網絡等。我們可以用英語表達如下:
1)我們是壹家有多年機械出口業務經驗的領先公司。
2)我們在國際紡織界享有盛譽。
3)我們的原則是“客戶的需求第壹”。
4)建立了壹個可靠的銷售網絡，我們有來自全球100多個國家和地區的固定客戶。
5)我們位於上海，利用優勢在沿海和內陸地區建立了堅實的生產基礎。
第四:產品介紹
這部分是最重要的，所以妳必須努力寫好。如果我們已經知道客戶有明確的需求，比如對某種服裝的需求，那麽我們就會選擇某種服裝進行具體的推薦，反正是對客戶需求的具體介紹；如果我們只拿到客戶的名片，不知道客戶的需求，那麽我們就拿公司產品的整體情況，比如質量標準，價格水平，打樣速度，發貨速度，作為壹個大概的介紹。
當然，附上目錄、型錄、報價單或單獨寄樣品供客戶選擇也是壹種常見的做法。
1)藝術。102號是我們新推出的產品，質量上乘，設計時尚，價格有競爭力。
我們有各種各樣的顏色和尺寸來滿足不同的需求。
我們的產品在亞洲市場很受歡迎
為了讓妳對我們的產品有壹個總體的了解，我們隨函附上我們的目錄供妳參考。
第五:激勵結尾
壹般我們會在信的最後寫壹兩句話，希望對方給予回應或者建議客戶立即采取行動。
非常感謝您對我們產品的意見或任何有關您市場需求的信息。
2)我們期待您的具體詢問。
最後:任何能打動客戶的特別的東西都可以隨信寄，也可以隨樣品寄。
比如妳和客戶在展會上的合影，可以隨信寄出，不僅能提醒客戶妳是誰，還能讓他們壹下子想起妳，更多地表達妳和他們的友好關系。
比如客戶壹直在隨便找的CD或者DVD，或者客戶壹直在找的書等等。，妳可以和樣品壹起寄過去，讓客戶知道妳壹直在關心他們，妳的服務壹直是最好的，在做生意的過程中有什麽需要註意的地方妳都會註意，這樣會讓客戶對妳的態度更放心。