首先，郵件的主題。
郵件主題不需要寫自己的名字。姓名是在郵箱系統設置中設置的，發送時會替換實際地址，所以不需要在主題中重新寫。
第二，標題。
地址很重要。最保險的開頭方式是用“親愛的XX教授”(XX是姓)。這樣教授是不是博士就不會被考慮，稱呼女教授為“女士”或“夫人”也不會顯得性別歧視。
第三，開頭介紹自己，表明來意。
壹般開頭簡單介紹壹下自己，表示對他的研究感興趣，對作者的成果給予壹定的肯定。開頭明確郵件的目的很重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。
第四，提出問題或要求。
最好是簡潔明了，如果提問簡潔明了最好。如果不能很快進入主題，對方會在閱讀郵件的中途對其失去興趣。
動詞 （verb的縮寫）結束語。
在結束郵件之前，再次感謝收件人，並在結尾補充壹些禮貌的話，會讓對方更加主動，願意行動。