1，真心。秘書要真誠、耐心、熱情地對待每壹位客人，不管是約不約，是好溝通還是不好溝通。秘書的行為應該讓客人感到受歡迎和受重視。當我們遇到壹個難纏的客人時，要冷靜，不要急躁，要善於控制自己的情緒。同時，要穩定對方的情緒，避免與其發生對抗，盡量尋求相關人員的幫助，解決其問題。真誠是與他人交談的關鍵。只有帶著真摯的感情去談，才能事半功倍。
2.合作精神。接待工作是整個單位的事，秘書人員不應該采取“與己無關”的態度，而應該有積極協助的精神。有空的時候，看到同事忙著接待客人或者同事不在，秘書要主動接待，我們不能坐視不管。團結協作精神是在企業中營造良好工作氛圍的重要因素，更有利於樹立良好的企業形象。
第二，業務知識和相關能力的準備
秘書作為領導的助手，要熟練使用辦公軟件及相關設備，具備會議紀要等專業知識。同時，秘書要充分了解企業的各方面情況，如企業的發展歷史、產品規格、市場營銷、部門設置、人員情況等。平時秘書要養成收集信息的習慣，及時掌握重要信息。這些專業技能會大大提高接待效果。
三、材料準備
對於秘書來說，這個準備包括接待環境和接待物品的準備。
1，環境準備從自然環境開始。接待室要舒適、美觀、整潔。秘書可以在接待室參觀壹些花卉和綠色植物。特別需要註意的是，不宜擺放刺激性和過敏性植物。其次，人文環境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面展示組織的文化，如張貼介紹組織的紙框，懸掛反映組織文化的標語等，都會給客人留下深刻的印象。
2.接待項目的準備。接待室設置要協調，座椅、茶具、煙灰缸等要齊全。當著客人的面收拾淩亂的會客室是非常不禮貌的，會讓客人覺得受到了輕視和不尊重。因此。秘書人員要經常更換相關設施，定期打掃接待室，在幹凈的環境中迎接每壹位來訪者。
第四，了解客人的情況
秘書人員必須有比較完整的資料，知道客人的基本情況。來訪者的人數、姓名和職務；來訪者的背景；來訪者的國籍和宗教；來訪者的興趣、愛好和性格特征；來訪者的個人禁忌等等。
動詞 （verb的縮寫）制定接待計劃
無論做什麽事，都要提前做好準備，“凡事預則立。”在來訪者到達之前，秘書應該制定壹個接待計劃。合理安排接待工作；安排相關人員提前到崗；安排客人的飲食、住宿等。
接待前商務秘書的準備2。接待前的準備
(壹)接待環境布局
1，環境布局
接待環境應幹凈、整潔、明亮、美觀、無異味。花束和綠植可以放在前臺或接待室，表現出壹種“歡迎”的氣氛，會讓對方感覺很好。文件、文具、電話等。放在書桌上的東西應該放在適當的地方，而且要整齊。不常用的東西和個人物品要放在抽屜裏固定的地方，以便用的時候能馬上找到。
2.辦公用品的準備
(1)前廳。
座位要給客人準備好，讓客人站著等是不禮貌的。座椅款式要線條簡潔，顏色鮮艷。還應該配有茶幾。
(2)接待室。
桌椅要擺放整齊，桌面要保持幹凈，沒有水漬和汙漬。與環境和諧的畫可以掛在墻上。掛公司領導或者國家領導人的照片，或者壹次成功的大型公關活動的照片，都可以提高公司的可行性。關於公司的信息可以放在桌面上。另外，茶具、茶葉、飲料都要準備好。接待普通客人可以用壹次性紙杯，重要客人用普通茶具比較好。接待室應有良好的照明和空調設備。配備電話、復印機、傳真機等。即使不放在接待室，也不應該離得太遠。
客人走後，及時打掃接待室，清洗茶具和煙灰缸，換換空氣，然後關門。否則下壹批客人會覺得被忽視。
(2)前臺值班
在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好:
1，裝修接待室
2.了解最後的活動安排
3、填寫公司員工出入登記表
4、填寫客人預訂登記簿
二、接待的基本禮儀
(壹)接待客人的基本禮儀
秘書在接待客人時應註意以下幾點:
1.不管妳接待什麽樣的客人，妳都應該公平禮貌，本著先到先得的原則接待每壹位客人。
2.不管接待什麽樣的客人，都要開朗，永遠不要皺眉。
3.接待客人要嚴肅，但要留有說話的余地。
4.對於有預約的客人，迅速傳達他的要求，不要讓客人等。
5、為了避免出錯，對客人說的壹些重要的事情再確認壹遍。
6.盡快記住客人的長相和名字，了解他們與我們公司的關系。
7.請填寫接待登記表。
8.在老板確定要見的客人之前，不要讓他進來。
9.在不知道對方身份的情況下，如果對方問起老板是否在場，甚至老板的整個工作安排，不要直接回答，要盡量從對方那裏了解壹些有用的信息。
10，陌生人來訪，壹定要註意介紹自己的姓名、公司等基本信息；要根據不同情況，詢問來訪者的意圖和目的，但詢問時不能有失禮儀。
(2)介紹禮儀
在介紹過程中，介紹人和被介紹人要熱情、得體、大方，在整個介紹過程中要面帶微笑。壹般情況下，介紹時，雙方應保持站立姿勢，熱情回應對方。
1，自我介紹
秘書在某些場合介紹自己是必要的。介紹的內容要看具體場合。在正式場合，除了介紹自己，還要介紹自己的職位。
2.介紹他人
當妳想把壹個人介紹給其他人的時候，要確定被介紹的兩方誰更應該受到尊重。按照禮賓順序，應該是:給老人介紹年輕人，不分性別，按這個順序；介紹男的給女的，職位高的給職位低的，壹起簡單介紹壹下雙方的單位和職稱。在大量的場合，如果沒有特殊職位和身份的人在場，年齡相仿的人聚在壹起，可以按照壹定的順序壹個壹個介紹。介紹別人的時候要簡潔明了，不能含糊。介紹的時候也可以簡單提供壹些信息，比如雙方的職業、家鄉等，方便兩個陌生人之間的交談。如果分別介紹兩個人，要提前了解兩個人是否都想認識，以免造成不必要的尷尬。向別人介紹某人時，不應該用手指指指點點，而應該禮貌地舉手示意。
在社交場合，國際通行的原則是“女士優先”，即需要將男士介紹給女士。被介紹人的正確做法應該是:如果他本來是坐著的，他應該站起來，向前壹步，站在與對方壹臂之遙的地方，凝視對方，微笑，被介紹後握手或點頭。
3.被別人介紹
(三)握手的禮儀
1，握手姿勢。
壹般來說，兩人握手時手掌呈垂直狀態，表示平等自然的關系，這是最安全的握手方式。如果妳想表示謙遜或尊重，妳可以手掌朝上和別人握手。而如果是伸手去抱，那就更卑微了。但是千萬不要掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表現。握手的時候要伸出右手，千萬不要伸出左手和別人握手。
2.握手的順序。
上下級之間，上級要先伸出手，下級才能握住；老少之間，長輩先伸手，晚輩可以拿；男女之間，只有女方先伸手，男方才能握住。
3、握手的力度也要註意。
總的來說，妳們互相抱著就可以了。如果是熱情的握手，可以握幾下，這是很友好的表示。
4.握手的時間壹般是三到五秒。除非關系很近的人可以長時間握手，否則壹般都會握手。握手時，要看著對方的眼睛，以示誠意。
(4)交換名片
1.名片的內容
名片分為商務名片和社交名片。
(1)名片
名片的主要內容主要包括單位和部門、姓名、職務或頭銜、地址、電話等聯系方式。名片上不應該有太多的數字。名字應該是名片上最大的字，頭銜也不能太多。名片的顏色最好是白色，簡潔大方。
私人電話號碼壹般不會印在名片上。如果不介意私人時間被打擾可以打印出來。如果某人的名片上沒有個人電話號碼，妳不必問他們。
(2)社交名片
社交名片用於社交場合。隨身攜帶的名片要放在名片盒或名片夾裏，不要直接放在口袋或錢包裏，這樣不利於保存，也是對自己的不尊重。女士可以把名片放在手袋裏，男士可以放在西裝或公文包的內兜裏。
2、交換名片的禮儀
(1)遞名片的機會
初次見面的人，自我介紹或經他人介紹後，可以提交名片。遞交名片離開也是常有的事。如果提到公司地址、聯系方式等，也可以提交名片。談話中。
(3)遞名片禮儀
壹般來說，來訪的人、男士和地位低的人要先把自己的名片交給來訪的人、女士和地位高的人，後者收到後要把自己的名片還回去。遞交名片時，要站起來(不要在飯桌上)，手舉到胸部高度。雙手握住名片的上方，讓名片上的字體朝向對方，讓對方收到後立刻看清楚。如果對方同時也拿出自己的名片，來訪者、男士、地位低的人，要讓自己的名片比對方的名片低壹些，以示尊重。如果對方不止壹人，應按職務由高到低或由近及遠依次遞上。
(4)名片禮儀
當有人站起來遞名片時，妳應該立即站起來，用雙手接過。收到對方的名片後，不要馬上放在口袋裏，要看清楚對方的姓名和身份。如果妳認不出對方名字中的壹個字，妳應該向對方恭維。看完後，鄭重其事地放在桌上，註意不要把文件壓在上面。如果在開會，可以根據對方的座位把名片放在面前，方便妳和別人核對名片，加深印象。如果妳的名片用完了，無法歸還給對方，妳可以說明原因，道歉，並手寫妳的姓名、地址和聯系方式給對方。
3.保存和整理名片
之後，放上名片盒或名片夾，將名片按壹定順序歸檔。
三、日常接待的要領
(1)問候和招待客人
接待客人時要註意以下幾點。
1.當負責人不在時，客人要找的人。
要明確告訴對方負責人去哪了，什麽時候回單位。請留下您的電話和地址，並說清楚是客人再次來公司還是我們的負責人去另壹家公司。
2.當客人到達時
我們負責人因為各種原因不能馬上見面，要向客人說明等待的原因和時間。如果客人願意等，我們應該為他們提供飲料和雜誌，如果可能的話，我們應該不時地為他們更換飲料。
3.接待人員要有正確的引導方法和姿勢，引導客人到達目的地。
(1)走廊中的引導方法。
在客人第二步或第三步之前，接待人員要配合步伐，讓客人往裏走。
(2)樓梯中的引導方法。
引導客人上樓時，應允許客人走在前面，接待員走在後面。如果下樓，接待員應該走在前面，客人應該走在後面。上下樓梯時，接待員應註意客人的安全。
(3)電梯中的引導方法。
引導客人乘坐電梯時，接待員先進入電梯，客人進入後關閉電梯門，到達後，接待員按下“on”按鈕，讓客人先出電梯。
4.客廳中的引導方法。
客人進入客廳，接待人員用手示意他坐下，看到客人坐下後，才點頭離開。如果客人坐錯了座位，請客人改坐(壹般靠近門的壹側是下壹個座位)。
(2)送走客人
1.幫助客人確認他們的行李和物品，並幫助他們小心翼翼地把他們擡到車上。行李放好後，向客人說明，感謝光臨並送上告別語，如“旅途愉快，歡迎下次再來！”“祝妳壹路平安，希望我們合作愉快！”等等。
2.為客人關車門時，時間要恰到好處，不能太重也不能太輕。太重會嚇到客人，太輕不會關門。還要註意不要讓客人的衣服和裙子被門夾住。
3.車門關上後，不能馬上掉頭離開。而是要等客人的車啟動，微笑，揮手告別，等到車開走。
(3)預約接待客人
在最初的問候之後，客人會自我介紹並說出他想見的人的名字。秘書首先要確定是否有預約。
(4)謝絕老板的電話
1，除了極個別的特殊情況，老板在辦公室的時候要請示，不要憑自己的個人判斷拒絕客人，說老板不在。
2.即使在拒絕對方的時候，也要講究禮儀，留有說話的余地。
(5)接待同時來訪的客人。
1，堅持先到先得，壹視同仁的原則。
2.在接待先到的客人時，請微笑著等待後到的客人。
3.請先給客人登記，然後問候他們。
4.記住要根據封面來判斷壹本書。
(6)接待不速之客
1，先問清楚對方的目的，如果對方什麽都沒說，妳要表明是工作需要。
2、如來訪客人指名要與某個人談話，妳應立即與當事人聯系。但是，在聯系客人之前，妳不應該給他們壹個肯定的答復。
3.不要當著客人的面給客戶打電話，以免客戶拒絕見面時找借口。讓客人和秘書保持壹定的距離，因為客人聽不清楚秘書的話。
4、要用委婉的方式拒絕客人。
5.盡量不要讓客人在前臺長時間停留。
(七)接受客人投訴。
1.帶客人到會客室，為客人創造良好的接待環境。
2.盡量滿足客人的情感需求和職業需求。
(8)接待媒體記者
1.熱情合作，為其提供便利。
2.仔細考慮要報道的內容，提供真實的信息。
3.不要決定任何妳不確定的事情。
4.註意內外差異，保守公司秘密。
秘書工作中的接待禮儀涉及的內容非常廣泛，要求秘書人員掌握接待工作各個流程中的禮儀工作，靈活應變，積累經驗，提高專業素質。