外貿單證員的工作貫穿於進出口合同履行的全過程。單證員，以外貿單證處理為核心，是外貿企業必備的基礎人才。其工作具有量大面廣、時效性強、工作要求高等特點，應具備專業知識、專業技能、嚴謹工作態度等基本條件。見證人的素質直接影響外貿企業的整體工作質量，所以要了解商品知識，加強協調能力，增強服務意識，培養團隊精神，從而不斷提高自身素質，全面提高綜合素質。
單證專員(document specialist)是指在對外貿易結算業務中，憑進出口業務中應用的各種單證，辦理貨物的交割、運輸、保險、商檢、結匯等業務的人員。外貿單證員是外貿企業開展業務的基本人才。他的主要工作包括審證、制單、審單、交單、歸檔等壹系列業務活動，貫穿於進出口合同履行的全過程。
壹、外貿單證員的工作特點
(A)大量地區。
在我國的外貿企業中，外貿單證部門的人員配備非常有限，壹個單證員往往要負責跟進幾個外貿業務員的業務單據，每天在有限的時間內同時處理多個進度不同的業務單據，工作量非常大。在每張票的處理過程中，單證員需要完成與業務員、跟單員、財務部、客戶、貨代、報關行、銀行、認可機構的溝通協調，可見涉及面之廣。
(二)時效性強
憑證員在每個業務操作環節對時間都有嚴格的要求。以出口信用證為例，憑證員需要及時催審信用證。如發現信用證與合同不符，應在最短時間內退回開證行，要求更改信用證；因為信用證對最遲交貨日期有具體要求，所以需要提前租船訂艙，掌握清關開航時間，保證及時交貨，及時做好報關資料並安排報關，還要兼顧必要的商檢時間；貨物裝船後，應盡快核對提單，並向進口商發出裝船通知；如果信用證需要壹般原產地證書或普惠制原產地證書，可以在裝運日期前在線處理。如果普惠制產地證是在提單簽發日期後7天辦理的，需要辦理後再簽發，手續相對麻煩；保險單簽發日期不得早於報關日期，也不得晚於提單簽發日期；所有正本單據齊全並反復核對後，應在信用證規定的交貨期限內盡快提交給銀行。如果銀行審查有出入，會有溝通修改的補救機會。只有抓住時間這條主線，才能分清輕重緩急，高效完成文檔工作。
(3)工作要求高
高水平的外貿單證既要保證貨物保質保量按時運出，又要保證及時收匯，所以對單證制作人員的要求非常高。壹名外貿單證員不僅需要紮實的國際貿易理論知識和專業的外語知識，還需要具備良好的溝通協調能力、高度的責任心和嚴謹的工作態度，能夠不斷提高和完善單證制作技能，具備獨立處理各種單證的能力。
二，外貿單證員的作用及崗位和人員現狀
(壹)外貿單證員的作用外貿最大的特點是單證交易。
制作壹套合格的單證是外貿實務中的壹項關鍵工作。在國際貿易實施過程中，合同、訂單、報關、檢驗、運輸、倉儲、銀行、保險等環節都是通過各種單據和憑證來完成的。單證這麽重要，外貿中專有個職位叫“什麽”？代金券？。過去，壹些中小外貿企業為了節約成本，將單據交給業務員或財務部門制作，由於缺乏專業的單據知識，往往造成單據不符，直接影響外貿企業及時、安全收匯。越來越多的外貿企業意識到在單證環節設崗定人的重要性。單證員的出現是外貿行業分工的具體體現，劃清了外貿企業各個崗位的權責，讓復雜的外貿流程變得簡單規範。
(二)外貿跟單崗位及人員狀況由於美國經濟衰退和蔓延的次貸危機，以及人民幣升值、出口退稅率下調等國內外多重因素的影響，2008年我國外貿呈現下滑趨勢，部分外貿企業出現工廠減員、減產現象。
然而，在這次全球經濟危機中，中國的經濟表現好於普通國家。2009年貿易額下降17%，好於業內專家預測的2009年世界貿易額下降30%以上的水平。中國在2009年成為世界上最大的出口國，占全球出口份額的9%以上。因此，對外貿人才的需求會進壹步增加，其中單證員尤為突出。據有關部門統計，廣東省國際商務單證人才需求達到20萬人以上，浙江省國際商務單證人才缺口達到654.38+0.5萬人，上海市國際商務單證人才缺口2065.438+0.5萬人，江蘇省國際商務單證人才需求達到654.38+0.7萬人。可見，證人崗位的人才短缺問題相當突出。
見證人的操作技能直接關系到外貿結算的及時性和成敗，對職業的要求較高。現有員工中，大部分是在實際的文件操作過程中自己摸索出來的，很多是企業傳統。師徒？該模式下進入角色的人員缺乏對文檔知識的系統學習，企業很少提供培訓機會，因此壹些企業的文檔制作水平較低，造成了不必要的經濟損失。近年來，國際商務憑證資格證書得到了越來越多用人單位的認可和求職者的青睞，但現有從業人員中接受過專業培訓並持有該專業證書的不到10%。外貿單證隊伍的整體素質亟待提高。
三、對外貿易憑證應具備的基本條件。
隨著我國擁有出口自主權的企業的快速增長，對外貿憑證的需求不斷增加。而有些企業在招不到專業見證人的情況下，就匆忙雇傭壹些非專業人員，增加了企業的風險系數。外貿單證崗位應具備以下基本條件:
(1)專業知識？知道該怎麽做。
單證員必須掌握系統的外貿、單證、外語知識，善於學習和更新知識。在紮實的外貿專業知識基礎上，還要明確企業的運作流程，了解產品知識、生產流程，掌握貨代市場以及壹些貿易國家或地區的政策和單證習慣。豐富的專業知識和廣泛的覆蓋面是成為壹名優秀證人的前提條件。
(2)專業技能？知道該怎麽做。
壹個證人需要很強的實際操作能力，文書的質量是衡量壹個證人專業能力的直接體現。在外貿單證的實際操作中，單證員需要具備良好的溝通能力，全面掌握英語、計算機、通訊工具的應用技能，不斷學習業務，提高單證準備技能，降低單證出錯率。
(3)工作態度？知道如何做好它
紀錄片工作需要耐心細致的工作，以及強烈的責任感。很多憑證員在制作憑證時都有失誤？花錢上課？經驗，在制作文件的過程中最忌粗心大意，急於求成。面對錯誤或困難，需要調整心態，直視，勇於承擔錯誤，積極解決問題。如果沒有嚴謹的工作態度，就會反復犯錯。要善於時間管理，勤於記錄歸檔，註重協調溝通，能夠在工作中不斷思考總結，養成良好的工作習慣。這些都是高質量外貿憑證的必要條件。
第四，外貿憑證質量的培養
(壹)了解商品知識
作為親歷者，不可能像跟單員和采購員壹樣對產品、配件、生產流程有全面的了解。但如果單證員忽略了產品的知識，不熟悉進出口貨物的種類、規格、材質、包裝等知識，就無法嚴格區分不同的貨物項目，導致HS編碼不準確，直接影響通關速度。所以外貿憑證除了要有國際貿易的專業知識，還要有相應的商品知識。日常工作中，可以去工廠生產線了解生產過程，通過樣品分析向相關人員學習和全面了解產品相關知識。
(二)加強協調能力
由於單證員的工作涉及面廣，能否有效溝通協調，直接影響到單證工作的順利開展。對內，憑證員必須與業務員、工廠跟單員、財務、客戶關系融洽，冷靜處理、及時化解、消除工作中的各種矛盾。有經驗的代金券會發現，從9月底到十壹假期，部分航線的艙位預訂非常緊張，經常訂不到艙位。壹方面，單證員要掌握多家船公司的航線、班期、運價等信息，以便提前訂艙，保證艙位；另壹方面，要盡早提醒業務員和客戶，在不影響買賣雙方發貨時間的情況下避開高峰期，提前做好提前或延遲發貨的準備，以防萬壹。只有善於溝通協調，才能與業務員、客戶、工廠等相關人員達成諒解。對外，單證員需要與貨代、商檢、保險公司、銀行等相關部門緊密合作。經常與貨代和船公司人員溝通，可以掌握最新的船期和運費信息，通過比較找到價格優勢大的合作夥伴。在按照信用證的要求準備單據的時候，有機會和銀行的審核人員打交道，在業務往來中可以多交流。銀行審核人員是憑證員最好的老師。
(三)增強服務意識
見證人幾乎每天都在忙貨代和船公司的事情，平時要善於積累壹定的業務資源。業務員和客戶需要運費信息時，可以及時準確地報出運費和船期，最好能提供更多供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船後，應及時向客戶發送裝船通知，但通常此時給出的是預計到貨時間，需要不斷跟蹤更新，並向客戶反映貨物的最新運輸信息，在貨物到港前幾天再次提醒客戶。通過從每壹個微小的細節為顧客提供最好的服務。
(四)培養團隊精神
外貿企業都希望打造壹支思想素質好、業務能力強、能打硬仗的外貿專業隊伍。紀錄片工作不是正式的、封閉的。除了完成自己的工作，還要和相關職能部門溝通，對他們的組織結構和職能有壹個基本的了解。這樣妳就會考慮全局，意識到跟單工作對其他部門和整個公司的重要性。壹旦文件環節出現問題，就會產生連鎖反應，影響全局。在工作中，要培養自己壹步壹個腳印的全局觀，學會與人合作，善於調動他人的積極性和創造性，充分依靠集體的力量，保證各個業務流程環節的準確高效運作。總之，即使是壹個有多年制單經驗的老憑證員，也不能保證所有的單據都制作正確。壹方面，文檔人員需要養成自我糾錯的習慣，嚴格控制自己制作的每壹份文檔。另壹方面，單證部門的同事可以互相審核單證，通過交叉審核降低企業的風險。企業也要定期對員工進行培訓，穩步提高制單和結匯水平。