首先，關於主題
1.不要留下空白標題。
2.標題要簡短，不要讓outlook用…來顯示標題。
最好把* *公司的郵件寫出來，讓對方壹眼就能看出來，方便保管。不需要指定時間，壹般郵箱會自動生成，但是寫起來會比較繁瑣。
4.標題要真實反映文章的內容和重要性，避免使用歧義標題。
壹封信盡量只圍繞壹個主題，不要壹封信講很多東西，方便以後整理。
6.使用大寫字符(如“*！”)酌情。)來突出標題，引起收信人的註意，但要適度，尤其不要隨便用“急”字。
7.回復對方郵件時，要根據回復的內容更改標題，不要重列壹長串。
8.最重要的壹點是，主題不能有錯別字或前後矛盾的地方，不能只檢查文字而忘記在發出去之前檢查主題。
第二，關於稱呼和問候
1.恰當地稱呼收件人，然後拿起天平。
2.在郵件的開頭寫上收件人的地址。在有多個收件人的情況下，您可以發送給所有人。
關於格式，標題是第壹行。
3.郵件的開頭和結尾最好都有問候語。
最簡單的方法就是開頭寫壹個HI，中文寫壹個“妳好”或者“妳好”，開頭的問候語就是寫兩個字。
結尾寫“最誠摯的問候”和中文的“祝妳好運”是很常見的。如果是長輩，就要用“這個敬禮”。註意，在非常正式的場合，應該完全使用標準的信函格式。“祝願”和“真誠”是下壹行末尾或新壹行開頭的兩個空格，而“順利”和“敬禮”寫在新壹行的頂上。
第三，正文
1.電子郵件文本應該簡潔流暢。
如果對方不認識妳，首先要說明的是自己的身份。必須告知妳所代表的企業的名稱或名稱，以示對對方的尊重。點名要簡明扼要，最好與這封郵件和對方有關。主要作用是讓收件人順利理解郵件的目的。
郵件的主體應該簡潔明了。如果具體內容較多，只需簡單介紹正文，然後另寫壹個文件作為附件進行詳細說明。
文字要通順，用簡單的詞和短句，表達準確清晰，避免晦澀難懂的句子。最好不要讓人拉滾動條看完妳的郵件。
2.註意郵件的語氣。
根據收件人與自己的熟悉程度和層級關系；無論郵件是內部的還是外部的，都要選擇合適的語氣來討論，以免給對方造成不適。
請尊重對方，謝謝之類的。
3.為了清晰起見，電子郵件的主體應該使用諸如1234這樣的列表。
如果事情比較復雜，最好用1，2，3，4分幾段解釋清楚。保持妳的段落簡潔明了。
4.在壹封電子郵件中提供完整的信息。
最好在壹封郵件裏把所有相關信息說清楚，說準確。
5.盡量避免拼寫錯誤和錯別字，註意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。在發送郵件之前，壹定要自己仔細閱讀，檢查書寫是否流暢，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
7.合理運用圖片、表格等形式輔助闡述。
對於很多帶有技術介紹或者討論性質的郵件，很難簡單的用文字形式描述清楚。可以用圖表說明。
四。附加
1.如果電子郵件包含附件，應提示收件人檢查文本中的附件。
2.附件文件要用有意義的名字命名，最好能概括附件內容，方便收件人下載後使用。
3.正文應簡要說明附件的內容，尤其是當有多個附件時。
4.附件數量不應超過4個。如果數量很大，應該打包壓縮成壹個文件。
5.如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6.如果附件太大(不超過2MB)，要分成幾個小文件分別發送。
五、語言和漢字編碼的選擇
1.僅在必要時使用英文郵件。
2.尊重對方的習慣，不要主動發英文郵件。
3.對於壹些信息豐富或重要的郵件，建議使用中文準確表達郵件中涉及的問題。
4.選擇易於閱讀的字體大小和字體。
中文為歌曲或新歌，英文為Verdana或Arial，字號為5號或10號。
不要使用奇怪的字體或斜體，最好不要使用背景信紙，尤其是公務郵件。
不及物動詞結尾簽名
1.簽名信息不要太多。
有必要在電子郵件的末尾添加壹個簽名。簽名文件可以包括諸如姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。，但不宜過多，壹般不超過4行。
2.不要只使用壹個簽名文件。
簽名文件應該針對內部、私人和熟悉的客戶進行簡化。過於正式的簽名文件會疏遠對方。可以在OUTLOOK中設置多個簽名文件，靈活調用。
3.簽名文件文本應與正文匹配，字體大小壹般應小於正文字體。
七、回復技巧
1.及時回復郵件。
收到別人的重要郵件後，往往需要馬上回復對方。這是對他人的尊重，最理想的回復時間在2小時以內，尤其是壹些緊急重要的郵件。
立即處理每封電子郵件需要很多時間。對於壹些低優先級的郵件，可以在特定時間處理，但壹般不要超過24小時。如果事情比較復雜，不能及時回復，至少要及時回復，說明正在處理。
如果是出差或休假，要設置自動回復功能，提醒發件人，以免影響工作。
做出有針對性的回復
回答問題時，最好將相關問題復制到回復中，然後附上答案。
3.回復不得少於10字。
4.不要多次回復同壹個問題的討論。
如果發件人和收件人對同壹個問題回復三次以上，只能說明溝通不暢，解釋不清。這時候要通過電話等方式溝通，再做判斷。電子郵件有時不是最好的交流方式。
對於比較復雜的問題，多個收件人頻繁回復並發表意見，郵件級別越高，會導致郵件太長無法閱讀。這時候要馬上總結前面討論的結果，刪減不必要的內容，突出有用的信息。
5.區分回復和全部回復(區分單獨回復和全部回復)
如果只有壹個人需要知道某件事，就分開回復。
對發件人的要求做出結論性回應，就要全部回復，讓大家都知道，不要讓對方幫妳完成。
如果不清楚發件人提出的問題，或者有不同意見，要單獨和發件人溝通，討論後告訴大家。不要經常給老板發結果不確定的郵件。
在點擊“全部回復”之前反復確認。
6.主動控制郵件。
為避免不必要的回復和資源浪費，部分收件人可在正文中回復，或在文末添加以下句子:“全部完成”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。
八、正確使用發送、抄送、密件抄送。區分收件人、抄送人和密件抄送人(區分收件人、抄送人和密件抄送人)
1的人。TO應該接受這封郵件中涉及的主要問題，並應該回復它。
2.CC的人只需要知道這件事，他們沒有義務回復郵件。當然，如果CC裏的人有建議，可以回復。
3.而密件抄送就是密件抄送，也就是收件人不知道密件抄送是誰。用於特殊場合。
4.收件人和抄送中收件人的排列應遵循壹定的規則。比如按部門，按年級從高到低或者從低到高。
5.只給需要信息的人發郵件，不要占用別人的資源。
6.轉發郵件以突出信息。