這壹節從狹義上描述了公共關系的職能。
壹.收集信息和監測環境
公共關系首先要發揮收集信息、監測環境的作用，即作為組織的預警系統，通過各種調查研究方法，收集信息、監測環境、反饋輿論、預測趨勢、評估效果，幫助組織對復雜多變的公共環境保持高度的敏感性，保持組織與整個社會環境的動態平衡。
收集信息是公關工作的必要前提。在信息社會，信息已經成為公認的巨大資源。公私關系是壹個信息產業。不收集信息，公私關系就成了電飯煲。所以無論是對內還是對外公關，任何策劃都要從收集信息開始，做到知己知彼，百戰不殆。收集信息的功能要求公關人員要有信息意識，隨時註意收集相關機構的信息。
所謂監控環境，是指對影響組織目標實現的公眾情境和各種社會環境進行觀察和預測，使組織對環境的發展變化保持清醒的頭腦、敏銳的感覺和靈敏的反應，從而保證組織形象的科學塑造和組織目標的實現。
(壹)信息來源
制約和影響組織生存和發展的公共環境包括內部公共和外部公共。因此，公關工作所需的信息包括內部信息和外部信息。
1.內生信息
內生信息主要指來自組織內部各方面的信息和動態。壹個組織的發展首先受到其內部公共對象的制約和影響，包括管理人員、技術人員和組織各部門的工作人員。他們處於組織日常運作的第壹線，他們對組織內人、財、物、物的狀態和動態的了解和評價是重要的內生信息。
2.外源信息
外生信息是指組織所處的外部環境的信息動態。與組織相關的外部公共對象非常廣泛和復雜，公私關系需要建立廣泛的社會信息網絡，密切關註外部公眾的各種信息和動態，不僅要關註已經接觸的公共對象的信息，還要預測可能有關系的潛在公共對象的動向；既要關註有直接利益關系的公眾對象，也要忽略有間接關系的公眾對象，如客戶需求、合作夥伴觀點、投資者意圖、競爭對手動態、政府官員觀點、新聞評論、意見領袖觀點等。公共* * *關系需要從外部公眾那裏收集大量信息。
(2)公共信息的內容
公共關系作為壹個組織的信息中心，不僅限於與該組織專門業務直接相關的業務信息，還包括社會政治、經濟、文化、科技、軍事、民情等全方位的社會信息資料。
1.與組織形象相關的信息
公關首先要關註與組織形象評價相關的各種信息，涉及到公眾對組織的政策、產品、行為、人員的印象、看法、意見和態度。
(1)產品圖片信息。產品形象是組織形象的客觀基礎。只有產品被接受和受歡迎，企業的價值才能被社會認可。大眾對產品的看法和評價是多方面的，比如質量、性能、功能、價格、款式、包裝、售後服務等等。
(2)組織形象信息。組織的整體形象還體現在公眾對組織其他要素的評價上。例如，公眾對組織的原則和政策；工作制度、程序和效率；管理水平；技術、金融、人才實力；服務質量和標準；營銷形象；組織文化與精神文明的反思與評價。組織需要根據這些評估來調整和改進自己。
2.組織環境中的各種社會信息
公共關系需要監測社會變化和趨勢，關註社會政治、經濟、文化、科技、軍事、時尚潮流、民俗、輿論熱點等方面的信息動態，分析其對組織的直接或潛在影響，充分利用環境中的有利因素，規避不利因素，保持組織與社會環境變化的動態平衡。
公共關系的信息職能是宏觀的、社會性的，是組織的其他職能部門所不能替代的。
第二，建議和參與決策。
這是公共關系最有價值的功能，所以公共關系也被稱為“咨詢行業”和“智力行業”。1978+1978年在墨西哥舉行的世界公共關系大會上提出的公共關系定義，強調了公共關系在咨詢和參與決策中的職能。
(壹)咨詢建議的含義
公共關系咨詢和建議是指組織公共關系人員向決策者和管理部門提供公共關系方面的意見和建議，使決策更加科學和系統，照顧公眾的利益。
公共關系的咨詢和建議與信息的收集密切相關。獲取信息是咨詢和建議的前提。沒有足夠的信息，所有的咨詢和建議都只能是空談。只有向組織提供咨詢和建議，收集的信息才能充分發揮其功能，實現其價值。
(二)組織公共關系咨詢建議的主要內容。
(1)對組織的內部原則、政策和行動提供建議，充分發揮公共部門與私營部門關系的五大指導作用(詳見第二節)，參與決策，制定符合組織發展的目標。
(2)為組織的公共關系策略、銷售策略、廣告策略、CIS策略和組織文化策略提供建議，使原本由幾個部門處理的工作發展成壹個系統，並指定壹個科學的實施方案供決策者參考。
(3)預測和咨詢組織生存環境的發展變化，使組織的決策者有壹套甚至幾套適應這些變化的方案。
(三)咨詢建議書的形式
1.咨詢服務部的設立
咨詢服務部是組織的智囊團，主要任務是向組織提供各種咨詢建議，在領導科學決策中發揮參謀作用。例如，廣東省對外經濟貿易公司曾為廣州人民造紙廠引進壹套造紙設備進行咨詢，通過認真對比分析國際市場價格，該項目為國家節約外匯1萬美元。
2.幫助組織選擇決策計劃和活動的時機。
公共關系的咨詢功能是運用公共關系為決策者評估、選擇和實施相關決策方案，特別是要註意決策方案在經濟效益和社會效益方面的統壹性和協調性，促使決策者重視決策的社會影響和社會效果。同時，調動公關手段，廣泛征詢各類公眾對象的意見，推進決策過程的民主化和科學化。
為了提高組織的知名度，需要參與和舉辦各種公關活動，如舉辦新聞發布會、商品展銷會、博覽會、策劃新聞稿件等。公關人員可以根據自己的實踐經驗，為組織選擇合適的時間、地點和方式參與這些活動。通過活動，組織可以建立良好的關系，提高自己的聲譽。
參與決策
公關人員不僅要向組織提出壹般性建議，還要盡可能地參與決策，為領導決策提供必要的信息建議，直接影響決策過程。這是公關建議的最高形式。公關人員要努力工作，在決策前廣泛征詢國內外公眾意見，獲取全面信息供決策者參考，使決策方案具有較強的社會適應性和靈活性，力求在決策方案中充分體現公關人員的業績和思想，引起領導重視。
第三，傳播推廣，塑造形象
這是公關傳播在目的和技巧上不同於其他傳播的獨特功能。
公共關系的傳播功能主要體現在兩個方面:壹是組織運用傳播手段與公眾進行雙向溝通，與公眾交心，贏得公眾的信任和支持；二、與時俱進造勢，實現輿論引導，通過策劃新聞、公關廣告、專題活動等手段制造聲勢，提高組織的知名度和美譽度，為組織營造良好的輿論環境。從某種意義上說，沒有溝通的功能，公共關系將壹事無成。
第四，協調溝通，平衡利益
(壹)協調的含義
公眾與公眾之間關系的協調是以溝通為基礎，通過調整來實現組織與公眾之間互利的和諧發展。協調的重要作用是維持組織管理系統的整體平衡，使各部分步調壹致，有利於發揮整體優勢，保證計劃的實施和目標的實現。協調關系分為廣義協調和狹義協調。廣義的協調不僅包括組織內部的協調，還包括組織外部的協調。如組織與政府、社區、消費者之間的協調活動等。狹義的協調主要指組織內部的協調，如組織內部上下級之間的協調，組織內部同級部門和單位之間的協調。內求統壹，外求和諧是公關協調的目的。
馬克思說，人們奮鬥的壹切都與他們的利益有關。大眾與大眾的關系也是建立在利益基礎上的。社會進入市場經濟後，很多以前靠武力和行政手段調節的關系，現在都需要按經濟規律來調節。組織作為壹個開放的系統，要想為組織創造良好的內外部環境，協調各種關系，就必須在真誠互惠的原則下得到認可。當各種利益發生沖突時，應基於公平和對等的原則進行協調和平衡，我們既不能忽視合理的要求，也不能厚此薄彼。
(二)協調關系的內容
協調既是目的，也是手段，具有雙重性。作為目的，指的是壹段感情的良好狀態。作為壹種手段，指的是壹種調整工作，通過協調使關系達到壹種良好的狀態。公共* * *關系可以在三個主要領域發揮平衡和協調關系的作用:
1.協調組織內部領導與員工之間的利益關系。
組織內部領導者與員工的關系，直接關系到員工的積極性、主動性和創造性以及領導者責任的實現，也關系到組織全體員工能否形成良好的團結奮鬥精神，產生有效的協調。因此，組織的公共關系部門和人員應該努力協調領導和員工之間的關系。具體來說，壹方面，公關人員要運用科學的方法，經常向員工宣傳組織的方針政策。傳達領導層的管理策略，盡可能充分地對組織的方針、政策和戰略意圖做出相應的解釋和說明，使員工知曉、理解並自覺執行。另壹方面，公關人員要不斷廣泛地收集員工對組織的意見和看法，並及時將這些傳達給領導，以改進和促進組織的工作，確保領導與員工關系的和諧發展。
2.協調組織內部各部門、各環節之間的利益和關系。
在組織內部，由於分工的原因，組織內部的各個部門往往缺乏全局觀念，從而產生壹些矛盾，給組織帶來不必要的麻煩和損失。雖然部門之間的協調主要是領導來做，但是公關部門也要積極配合。通過溝通，加強部門之間的聯系和了解，使他們相互支持，相互信任，相互理解，共同提高組織績效。
3.協調組織與外部公眾之間的利益和關系。
任何組織在發展的過程中，都會因為各種原因遇到與外部公眾的矛盾和沖突。壹旦出現這些現象，公關部門要及時了解情況，協調並妥善處理各種矛盾和沖突。否則，組織的發展會受到影響。
協調關系的方法
1.反饋調整方法
反饋調整法是根據信息的反饋適當調整組織的行動，從而協調關系。在反饋調整的過程中，公關人員要將組織的政策、計劃等信息告知國內外公眾，同時將國內外公眾的執行情況和意見及時反饋給組織的決策層，以填補漏洞或進壹步修改計劃。
2.自律方法
有時，組織與公眾的關系處理不當，會引發各種矛盾，如組織內部的幹群矛盾、部門之間的矛盾、組織外部的社區之間的矛盾、與消費者的矛盾、與政府相關部門的矛盾等。這時候組織要善於自律，實行自查自糾，嚴於律己，發現問題主動糾正。
3.情感疏導法
人是有感情的，組織和大眾之間是壹種情感關系。如果雙方都有好感，壹切就好辦了。感情不和會產生抵觸情緒。因此，公關人員要註意心理感受的協調，善於用情感疏導來拉近公眾與組織的心理距離。比如美國著名汽車銷售員喬？吉拉德成功的壹個重要原因是與客戶建立了特殊的關系。他說，“當客戶把車開回來，要求維修或服務時，我盡壹切努力為他們爭取最好的東西。這個時候，妳壹定要像醫生壹樣。顧客的車出故障了。妳應該為他感到難過。”吉拉德每個月還會給從他那裏買車的客戶寄壹張大小不壹、格式精美的明信片。小小的明信片將吉拉德的心與客戶緊密聯系在壹起，讓他與客戶保持著密切的關系。周到的服務和情感的協調是建立組織與公眾良好關系的好方法。
4.信息共享法
信息共享法是建立和完善組織內部的各種溝通渠道和協調機制，促進組織內部的信息交流、信息發布、橫向溝通、信息共享，使全體成員在思想和行為上達成壹致，提高組織的向心力和凝聚力。比如某廠在廠門口的宣傳欄上設置了壹個“每日新聞”的專欄，每天早上8點半之前張貼，除了工廠放假和節假日從不間斷。工人每天壹下班進廠，花幾分鐘時間閱讀這份每日新聞，就能及時了解工廠的主要動向和信息，包括最新的決策和意見、重要的人事變動、生產經營的最新動態、幹部職工的福利新聞、文化娛樂新聞、各部門和車間的簡報、我廠職工的批評和建議等。大家都覺得這種新聞墻報比開會解渴，比看報有用。壹天不看就可惜了。因為員工的愛和信任，大家積極為編輯部提供信息，大大加強了組織內部的溝通和橫向聯系，理順了人際關系，有效地將全體員工凝聚在壹起。可見，內部關系的協調依賴於良好的內部信息溝通，信息共享程度越高，關系就會越和諧。
5.談判方法
談判是避免或減少組織與員工之間、組織與組織之間的矛盾和沖突以及由此造成的損失的常用方法。
五、教育引導，培育市場
公共關系要完成其社會功能，促進社會發展，需要加強教育引導，提高其聲譽需要教育引導。組織公共關系的教育引導功能主要表現在對內和對外兩個方面。
對內，公關的主要功能是傳播公關意識，傳播公關理念和技巧，更新知識。不僅要教育和引導每壹個員工，還要說服組織領導接受公關理念。
對外，組織公關主要是教育引導大眾。人們常說“大眾永遠是對的”，這是從服務的角度給對方“正名”，但客觀來說，大眾不可能永遠是對的，而是需要引導的。
另外，科技的飛速發展，產品的極大豐富，需要大眾去培育市場。大眾不可能知道這麽多新產品，需要在商品知識、消費知識、安全保險等方面不斷教育引導，讓消費群體和組織認同。
六、科學預警、危機管理
組織危機是組織生存和發展的大敵。如果處理不當，往往會給組織造成巨大損失，甚至葬送其“性命”。因此，組織公關將危機處理作為公關的主要職能和重點之壹。隨著公共關系理論和實踐的發展，事前預測管理危機已成為公共關系應對危機的主流方法，是組織公共關系的新發展。