壹、開頭:明確表達購買意向。
在購買需求之初，就要明確說明這個購買內容的主要用途，以及什麽樣的使用效果。有些用戶單位在開頭只是簡單的說明產品參數，或者只提交工程量清單，以為供應商會明白采購的目的，其實不然。要把采購項目的主要目的和用途寫清楚，讓供應商充分了解采購意圖，做出相應的反應，減少盲目性。
二、主體部分
(壹)遵循“三性”原則(以商品為例)
1.合規性:即符合政府采購的法律法規和政策要求。
(1)除單壹來源采購外，不能指定品牌型號(《政府采購法實施條例》第二十條第六款)。如果必須引用品牌或制造商，以準確、清晰地說明采購項目的技術標準和要求，則應在引用品牌或制造商名稱前添加“參考或同等”字樣，且所引用的商品品牌或制造商應是市場上可替代的。為了防止出現只有壹個品牌或壹個廠家的情況，最好報三家。
②不得將投標人的註冊資本、總資產、營業收入、從業人員、利潤、納稅等規模條件作為資格要求或評審因素，也不得將進口貨物以外的廠商授權、承諾、證明、背書作為資格要求，對投標人實行差別待遇或歧視性待遇(《政府采購貨物和服務招標管理辦法》第17條)。
③進口產品的采購必須經過論證和批準。購買進口產品，必須填寫申請表，由專家組(5人以上單數，含1名法律專家)出具論證，經省教育廳、省財政廳批準。
(4)采購標準必須低於預算。采購質量要求應以滿足需要為原則，根據預算資金制定，沒有預算資金不能追求過高的質量要求。
⑤資產配置要符合規定。在國有資產配置方面，湖南省出臺了《湖南省省級行政事業單位國有資產配置管理辦法》和《湖南省省級行政事業單位國有資產配置預算限額標準》(2016-2017)。編制采購需求時，分配不得超過上述規定。
2.完整性:即充分反映所采購商品的主要特征。
①主觀性是指購買的商品本身。以均勻布為例，其重要技術參數包括經向、緯向、經緯密度、色牢度、幅寬、克重等技術指標，要充分表達清楚。
(2)標準化，采購的商品要對應具體的生產工藝標準。或者以面料為例，不同品質面料的參數對應不同的標準，歐標是ISO標準，國標是GB標準，如GB/T406-1993棉本色布、GB/T5325-1997精梳滌棉混紡本色布、GB/T5326-6547。
③安全是指商品的安全水平。不同的商品有不同的安全指標，還是以服裝為例。服裝的安全等級分為A、B、c三類，安全等級為A的服裝可以直接接觸人體皮膚，如嬰幼兒服裝、內衣等。安全等級為B級的服裝也可以直接接觸皮膚；安全等級為C級的衣物不要接觸皮膚。
(4)層次分明，如服裝采購，對款式、顏色、材料(面料、輔料、紐扣、備用紐扣、拉鏈、吊牌、主標、水洗標、尺碼標等。)進行了描述。
3.清晰性:即采購商品的信息要清晰，不含糊。
①數量要準確，只能是1、2、3等實數的表示，不能有1-2個單位等歧義。
(2)要有詳細的規格，不能只有商品名稱，沒有規格。
③每個包裹或物品的預算金額都要如實陳述，不能有誤。
(4)其他信息。如樣品供應等。，應該說明壹下。
(二)采購需要進行充分的市場調研和橫向比較。
使用單位在制定采購計劃時，包括制定質量、性能、價格、規格等參數時，必須“貨比三家”，進行充分的市場調研和橫向比較。應禁止或註意以下項目:
1.不能只聽壹個供應商的意見，甚至把采購需求計劃交給壹個供應商。
2.妳不能在網上隨便選壹個類似的產品，然後直接復制粘貼它的參數。
3.要了解市場，就要考慮國家是否有相關標準和強制性規定，還要考慮安全、環保、節能、培訓、售後、驗收標準等因素。
4.必要時咨詢供應商和專家。
5.儀器設備采購技術參數設置時，除單壹產品采購項目外，核心產品應根據采購項目的技術構成和產品價格比例合理確定。
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