1項目管理信息化的重要性
1.1項目管理中的問題
在實際工作中，我們經常會發現有些項目已經施工了壹段時間，但是圖紙還沒有完成。為了避免耽誤工程，材料和人工都已經到位，沒有預算就施工，個別項目甚至到了工期中期都拿不到完整的圖紙。長此以往，會對以後的項目造成不可估量的損失。為此，我們制定了許多控制工程造價的制度和管理辦法，但這些硬性的規章制度在實施過程中執行不力。既然不能靠員工自己來進行，那麽就需要壹套成熟的、系統的信息化工具來實施，而這些流程都是通過計算機來標準化的，目的是讓項目的全過程更加透明、規範、科學，從而達到有效控制項目成本的目的。
1.2成本控制是項目管理信息化的重點。
成本控制是項目管理中最大的問題，也是公司和項目部最重要的問題。其中，材料成本約占工程總成本的80%。能否對材料進行有效管理，可以說是項目資金運作的關鍵。還有比如在施工任務書的編制中，很多項目並沒有按照要求進行人工結算，而是以“揀貨”作為結算人工的方式，然後根據“結算”的結果重新編制施工任務書。這種“帶頭不消費”的方式壹直是項目管理中長期存在的弊端。導致管理流程嚴重顛倒，原來管理思想中的“事前控制”變成了“事後總結”。
項目管理軟件開發的重點是控制成本，主要包括以下幾點:
①控制項目的直接成本:材料費、人工費、機械費。
②加強質量管理，控制質量成本。質量成本是指項目為保證和提高產品質量所發生的全部費用，減少這部分費用也可以大大提高成本控制能力。
③組織連續、均衡、有節奏的施工，合理利用資源，縮短工期，降低成本。
(4)加強工程資料的及時整理，不僅可以減少工程竣工期間的資料處理時間，還可以在發生糾紛時及時索賠，從而降低成本。
1.3提高員工管理能力，規範施工制度
在很多項目中，項目經理會發現項目部員工的自覺性不夠，這其實是很多原因造成的。其中，項目部成員對工程進度不了解，導致項目人員不知道近期要做什麽，增加了項目經理的工作量，也讓業主覺得施工情況混亂。項目管理信息化的實施，就是通過軟件將項目管理的各個分部、分項標準化，明確告訴項目實施者該做什麽，該做什麽。整個信息化的目的是讓公司的項目管理理念形成統壹的模式，管理方式可以多樣化，也可以說是公司在建設過程中的企業文化。當公司完成信息化項目管理後，員工可以通過相應的輔助手段明確當前的工作內容和工作目標。當項目部的所有人都明確自己的工作時，項目經理也可以有更多的時間處理其他事務，這也可以降低生產成本，提高效率，樹立公司標準化管理的形象。
2項目管理系統軟件
2.1項目管理軟件設計開發理念
項目管理是壹項復雜的、多方向的行為活動，由壹條主線過程和多條支線組成。壹個項目的運作，除了物資和人員的管理，還有大量的計劃、進度、資料和表格。雖然這些任務不需要太多的技術，但它們同樣繁瑣而重要。對於這些任務，我們建立了相應的工作模塊，並提供了詳細的數據和各種表格。將大量的原文資料和表格整合到壹個簡單明了的模塊中。
從開發的目的和項目管理的理念來看，我們的項目管理系統的重點是創建壹個能夠有效控制項目成本和規範人員行為的管理軟件。我們的解決方案基於預算管理。首先確定項目經理的權限和工作，明確每個項目人員的責任和權限。然後，每個建築商完成他自己的部門預算，形成總預算。系統以總預算作為項目啟動和系統運行的基礎，限制了強制預算的必要性(軟件設定每個項目在開始時必須有預算，否則無法進行)，有效保證了項目的成本不會超過預算。雖然預算需要變動，可以通過各種簽證表格進行修正，但是嚴格的條件和數據交換也可以清晰的記錄每壹筆費用變動，並通過名為“費用管理”的模塊快速查詢分析。即使在上面提到的缺少圖紙的情況下，也能清晰的管理材料和人工的成本，清楚的記得工程的每壹分錢。
主預算完成後，預算後的每壹筆進貨和領料都直接與主預算進行交換，每壹筆材料的入庫和使用都有清晰的記錄和附加信息，讓項目的材料和人工成本隨時壹目了然。嚴格限定揀貨工作、預算、揀貨計劃之間的關系，讓預算外揀貨過不去，從管理角度堵住了超支揀貨的漏洞，有效防止粗放管理造成的浪費。
當然，項目實施過程中會有很多不確定因素，會導致計劃不斷變化。從綜合試點項目組的要求和現場了解到的情況出發，設計了施工任務變更單等組件。在明確了項目管理人員的權責後，可以改變預算的內容和用途，以確保在現場情況發生變化後，仍能順利完成領料或人工調用，並記錄有關該項目的信息。雖然這只是壹個簡單的小部件，但是它讓整個系統基於預算的設計思路更加靈活而不是死板。
由於項目管理系統采用人事權限和身份認證的統壹登錄模式，規範了人員的工作，明確了每個人的工作職責。我們將整個項目管理流程分解為幾個部分並對應相應的模塊，通過管理員的分配為這些工作模塊設置壹定的工作負責人。
2.2軟件結構和過程
上安項目管理系統是壹個基於C/S結構的軟件項目管理系統。它以單個項目為操作單元，只要有壹臺能充當主機的計算機就可以開展工作，客戶端數量不限，人員可以在任何計算機上使用該系統。
完成系統安裝後，我們需要配置項目人員和權限。這壹步可以確定項目的成員及其工作，以及查閱和批準各種表格和文件的權利。采取兩級權限分配，即壹級賦予項目經理(壹般認為是項目經理)整個項目的管理內容；在二樓，項目經理會對實際項目中的三位大佬和其他人員進行更細致的工作分配。這種分配非常靈活，可以根據項目的實際情況進行。
項目管理系統分為10主要功能部分:成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、材料管理、工程資料管理、施工預算、進度計劃、安全管理、質量管理、統計分析。其中，合同管理、勞動力管理、計劃管理、材料管理和施工預算是整個系統主要流程的組成部分。並輔以五個輔助工具模塊:成本管理、工程資料管理、進度管理、安全管理、質量管理。
2.2.1系統主要管理流程
①基礎信息和數據的輸入:這部分工作是所有後續工作的前提。管理員建立項目人員並分配相應的權限，然後在“合同管理”部分確定項目中的承包和分包關系。這樣，我們就可以在系統中建立壹個項目的基本結構和工作條件。
然後通過“施工預算”生成或導入壹個施工總預算，通過生成“計劃管理”中的單位工程登記表和分部分項登記表來確定該項目的工作，並將分包合同與分部分項關聯起來。此時，我們會發現壹個項目開工前的準備工作在系統中已經完全準備就緒。流程見圖1:
②供應商管理:錄入基本信息和預算後，要確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商管理的步驟如下:
根據公司每年提供的合格供應商名單的EXCEL文件，稍加修改，使其符合要求的格式；
在基本信息維護中導入這些供應商。核對補充資料確保無誤後，可錄入《合格供應商錄入表》進行項目選擇合作；
項目中需要臨時合作的壹次性供應商，可填寫《壹次性合格供應商申請表》，經審批後進入《合格供應商錄入表》。
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