1，正在整理
整理個人信息的目的是為了騰出靈活使用的空間。隨著現代信息技術的發展，我們有了更多的內存，比如數碼相機內存卡，電腦硬盤，手機SIM卡等等。然而，這些存儲器的容量仍然有限。如果不定期整理，會導致手機通訊錄或收件箱滿了，數碼相機內存卡滿了，電腦硬盤空間不足導致很多應用無法運行的情況。倉促決定刪除文件往往會導致不理智的選擇，很多人後悔刪除了數碼相機裏珍貴的圖片。個人信息整理的要點包括:對個人信息空間的所有信息進行全面檢查；制定保存與不保存的標準；刪除和銷毀不必要的文件；分析信息的使用頻率，確定其存儲載體；制定無用信息的處理方法。
2.整流
整改是指將所有個人信息保存在最合適的地方，目的是減少查找信息的時間，提高信息利用效率。個人信息的特點決定了分散存儲不可避免，但可以通過整改將不同的存儲位置和存儲載體組織起來，實現宏觀可視化管理。要做到這壹點，首先需要將個人信息分為三個區域:熱點信息(當前正在使用的信息)，比如電腦中打開的文件、電話旁邊的筆記本；溫度信息(工作信息)，例如與正在執行的項目或任務相關的信息；冷信息(不再使用的信息)。為不同分區的信息選擇最合適的存儲載體，比如把正在處理的文件放在電腦桌面上，不再使用的信息可以用光盤或磁帶保存。其次，根據載體形態、信息形態和信息來源，制定信息分類標準，建立科學的信息分類體系。再次，科學識別每壹個存儲載體，每壹個個人信息集，每壹個文件夾，讓妳壹看文件夾名稱就知道信息內容。通過整改，要求個人形成或經歷的任何信息，都能立即知道保存(或應該保存)在什麽載體上，保存在哪個文件夾中，保存在什麽地方。這將確保您可以快速找到您需要的信息。
3.清潔
個人信息清理是指有效組織個人信息，消除信息碎片，定期維護和同步個人信息管理工具。其目的是將所有信息納入個人信息管理器，同時使個人信息管理工具隨時可用。我們經常有這樣的經歷，當我們需要拍攝壹些珍貴的照片時，卻發現數碼相機沒有充電；或者打開u盤上的文件，發現不是最新版本，新版本保存在個人電腦的硬盤裏。這些都是沒有做好清潔工作的結果。個人信息清理的要點是:通過常規整理和整改，個人信息處於良好的組織狀態；同時，及時清理各種環境中形成的信息碎片，並納入相應的信息管理系統；再次，做好信息管理工具(如手機、數碼相機、筆記本電腦、PDA等)的維護。)使其在任何時候都處於最佳工作狀態；最後，要做好不同信息管理工具和存儲載體的同步協調，維護個人信息的壹致性。
第四步:清潔
個人信息的清理是指通過制定制度和規範，維護整理、整改、清理的結果，目的是提高工作效率，維護個人信息的安全。清理工作包括兩個要點:壹是研究個人信息整理、整改、清理過程中的做法，分析個人信息形成、保存、利用、歸檔等生命周期中存在的規律，通過系統規範通用的處理方式，下次按照標準操作流程快速處理相同信息，提高個人信息處理效率；二是維護個人信息安全，需要更新磁盤、光盤、磁帶、存儲卡等信息存儲載體，保證其可讀性；同時做好定期備份，將備份工作納入個人信息管理系統。
5.識字
信息素養是知道什麽時候需要什麽樣的信息，以及定位、獲取、評估和有效利用信息來滿足這種需求的能力。將5S管理理念應用於個人信息管理的最終目的是對個人信息進行持續的整理、重組、清理、清洗，直至成為習慣，並在實踐中制定管理規範和標準操作流程，最終提高個人信息素養，從而充分利用現有的信息管理工具，協調其工作，解決個人信息分散、信息碎片化的問題，實現信息的有效獲取、知識的準確表達，提高工作效率和自身素養。
隨著信息技術的發展，不久的將來會出現更強大的個人信息管理設備或軟件，可以同步不同載體、不同地點、不同格式、不同設備的信息，整合分散的信息，將各種信息碎片納入管理範圍。但是在目前的技術條件下，我們能做的就是充分利用現有的技術來解決問題。其實在個人信息管理領域，技術不是萬能的，人本身才是主導因素。5S管理理念的引入，將個人信息進行系統化、整改、清掃、清洗，有助於提高個人信息質量，走出信息分散、碎片化的困境。