壹、城建檔案的意義
1.城建檔案為城市規劃提供依據，是研究城市未來發展、城市合理布局、各種資源管理、各種項目安排的綜合部署。城市規劃是在對城市的各種要素、現狀和基本特征進行評估後，對城市的發展進行動態預測，然後提出設想，制定實施方案進行論證。城市檔案記錄了城市建設和發展的詳細信息，在城市規劃和改造中發揮著重要作用。城建檔案是城市基礎設施建設和城市管理活動全過程中形成的有效材料。城市布局、市容管理、城市改造應以城建檔案為基礎，對城市工程設計、產權登記等相關問題進行詳細分析，避免城市建設和管理過程中的資源浪費和不必要的糾紛。
2.城建檔案是城市建設的基礎。現代城市建設每天都在進行。壹個城市、壹個項目建成後，會形成第壹手資料。這些信息經過整理後，就會形成檔案。城市的日常管理和維護應以城建檔案為基礎。要想了解城市地下管網的敷設走向和埋深，就必須獲取城市管線的竣工圖，這是城建檔案。管道敷設圖紙是管道改造和新管道敷設的依據。從城建檔案的編纂形式、體系結構、保存載體和信息內容來看，城建檔案不同於壹般的文件檔案。其體系結構多變，內容形式多樣，信息內容復雜。它是城市建設活動中專業技術和行業管理信息的積累。城市建設應重視城建檔案的基礎作用。
3.城建檔案是城市管理的憑證，城建檔案是實施城市管理的憑證。城建檔案主要是城市規劃區內各單位的土地征用、租賃、出讓、交換等相關檔案，城管部門根據上述檔案內容對已批準的項目進行清理認定。項目審批文件主要包括平面圖、用地坐標、定點文件、上級批準文件、圖紙等。閱讀項目規劃審批文件是對項目的建設和使用進行基本了解的必要環節。實踐證明，城建檔案是城市管理的重要文件。福建泉州作為“海上絲綢之路”的重要城市，其城建檔案全面系統。2003年，泉州市地震課題組到泉州市檔案館收集整理建築結構設計和工程勘察資料，掌握泉州市各類建築的抗震性能水平，為泉州市地震和防震工作提供原始文獻。
4.城建檔案具有壹定的法律效力。檔案不僅具有憑證功能，而且在壹定條件下具有法律效力。同樣，城建檔案在法律上可以作為證據，發揮檔案的作用。城建檔案的法律效力在房產糾紛中被廣泛運用。因保管不善或遺失相關項目建設批準文件，導致單位和個人在辦理房地產權證時無法出具有效合法證明的。此時，只有城建檔案館的規劃管理檔案，才能提供當時建房的法律依據，以證明房地產的所有權。
二、我國城建檔案管理的現狀
城市發展極大地促進了城建檔案與市場的供求關系，社會對城建檔案的利用呈現多元化趨勢。本部分從城建檔案的政策、內容和利用三個方面論述了我國城建檔案的現狀。
1.《中華人民共和國政府信息公開條例》為城建檔案管理提供了政策支持。2008年5月1日，《中華人民共和國政府信息公開條例》正式實施。《條例》第二章第十壹條第(壹)款規定“城鄉建設和管理中的重大事項為重點公開的政府信息。該條款包含兩層意思:壹是城鄉建設檔案工作是必要的，各城鄉建設部門要配合做好城建檔案工作；此外，城建檔案應積極向公眾提供。本政策規定了城建檔案管理的必要性和城建檔案的利用價值。
2.城建檔案服務以城市規劃、城市建設和城市管理為主要內容。城建檔案工作覆蓋城市所有地上和地下建築，以及城市人口、資源、社會、環境和地質信息。城建檔案的使用者比較集中，主要是建設單位、管理單位和業主。建設單位和規劃單位利用城建檔案的目的主要是城市建設和規劃。我國城市規劃業務檔案查閱率高，建設用地、城市、建設項目、勘測信息、建設工程規劃驗收資料都是城建檔案工作的重點。基於城建檔案的城市管理主要是解決能源短缺、土地短缺、交通堵塞、環境汙染等城市問題。同時，依據城市檔案為個人解決不動產登記和利益糾紛也是城市管理的重要內容。
三、城建檔案管理中存在的問題
1.城建檔案管理存在誤區。對城建檔案管理的誤解主要來自三個方面。壹是有關領導對檔案的作用缺乏重視，從而忽視了對檔案工作的監督和指導。其次，檔案工作者本身對檔案工作的重要性認識不足，導致積極性不高。最後，社會利用城建檔案的意識薄弱。無論個人還是群體，在遇到城市土地使用、房產糾紛、城市環境汙染、改造等壹系列問題時，很少會打電話給城建檔案館幫忙解決問題。
2.城建檔案管理不規範。目前國內城市基本都有城建檔案管理部門。但是，由於經濟實力、社會條件和人力資源的限制，城建檔案的管理還不盡如人意，存在許多不規範的工作程序。城建檔案內容收集不全面，沒有相應的城建資料移交系統，檔案內容的編研工作薄弱，信息技術在檔案工作中的應用較少。此外，城建檔案工作與城建檔案利用的不當銜接，影響了城建檔案的利用價值。
3.城建部門之間溝通不暢，給檔案管理帶來不便。城建檔案原始資料來源廣泛，涉及部門多。部分用戶不具備城建知識或不能準確表達需求，信息的不對稱造成了相關部門對檔案信息的利用不足。由於專業的限制，相關部門對城建檔案建設不了解，配合不夠。城建檔案部門對自身工作宣傳不夠，忽視與檔案人員的配合，也是得不到檔案人員支持的原因。
4.城建檔案的利用比單壹的城建檔案更有價值，但目前其利用目的還比較單壹，主要是城市改造、城市管理和房屋產權管理。城建檔案的價值有待開發。例如，在城市史的編纂過程中，城建檔案是壹個有效的信息來源；司法取證是城建檔案利用的另壹個方面。近年來，城建市場腐敗和經濟糾紛逐年增多，公檢法和律師需要城市檔案作為辦案依據。城建檔案的利用價值尚未充分開發，城建檔案部門應積極開發此類檔案的價值，開展主動服務。
四、加強城建檔案管理。
隨著城市現代化進程的加快，城建檔案的作用不容忽視，城市檔案管理亟待加強。城建檔案工作不是壹項獨立的工作，要註意與城建和城管部門的協調配合，把為城市建設和管理服務作為出發點和歸宿，變被動服務為主動服務。城建檔案的管理要重視現代科學技術的運用，計算機和聲像技術的應用可以大大提高城建檔案的工作效率和服務效果。科學技術的應用離不開專業的檔案工作者。城建檔案部門既要引進專業人才，又要對現有工作人員進行技能培訓，使檔案人員的專業知識和技能不斷提高。在無限的信息中，檔案信息作為壹種特殊的信息形式，具有歷史性、系統性和實用性。它是社會實踐活動的原始記錄，系統地反映了事物的發展軌跡，對社會發展有著不可替代的推動作用。城建檔案的管理應嚴格按照《城建檔案管理條例》進行，做到“依法管理檔案”，明確城建檔案的工作對象，形成統壹的檔案管理辦法，使城建檔案工作逐步制度化、規範化、法制化。
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