壹、基建檔案在工程建設中的重要作用
基建檔案記錄了項目建設的全過程，真實再現了項目管理過程和項目實體的真實面貌。基建檔案具有全面性、完整性、真實性和準確性的特點。準確、全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責任認定、改進方法以及今後的管理、維修、改建、擴建提供了詳實的技術依據。所以從標準化的角度來說，每個項目都要經過項目準備、施工監理、竣工驗收等幾個階段，每個階段必然會產生不同的文件。比如在項目準備階段，有可行性研究和項目批準文件、建設用地批準文件、勘察設計文件、招標文件、預算文件、相關施工合同協議等。在監理方面，有監理計劃、監理會議紀要、成本控制、質量控制、進度控制和監理報告等。在施工階段，有基礎資料、土建資料、隱蔽工程記錄、裝飾及設備安裝工程資料、材料試驗文件及各種施工試驗和施工日誌；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程決算、交付使用的物業文件、各環節的聲像、電子檔案等。如果有問題，有調整指令和變更指令等。這些檢測、說明和審批資料是評價工程建設質量的非常重要的依據。隨著國家經濟建設的快速發展和重點項目的日益增多，提高對基建檔案重要性的認識，形成* * *管理的局面，是基建檔案管理的壹項重要任務。
二，基建檔案管理中存在的主要問題
1.檔案管理意識差
項目主管領導和檔案人員對基建檔案的重要性缺乏足夠的思想認識，學習、宣傳、落實的主動性不高。此外，基建項目隊伍流動性大，人員不穩定，檔案管理責任沒有落實到具體人員，項目參與部門之間缺乏溝通，各自為政，導致檔案管理嚴重脫節，檔案流向不清。此外，由於基建工程和檔案的專業性，工程師和檔案員對彼此的專業技術知識和工作程序不了解，缺乏工程檔案管理的實踐能力，導致基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規範。
2.基礎設施檔案管理制度不健全，檔案質量和安全得不到有效保障。
考慮到工程建設成本，很多單位沒有建立基建檔案管理部門、專職檔案員、專門的檔案工作場所和檔案保管倉庫，陳舊的基建檔案設施設備不能滿足檔案管理的需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由於基礎設施檔案管理的現代化與工程建設的快速發展不匹配，缺乏相應的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字和記錄的層面，這些問題極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。
三，加強基建檔案管理的對策
1.轉變觀念，提高對檔案重要性的認識。
基建項目檔案管理正逐步從企業內部管理向信息化、市場化、社會化管理轉變。積極宣傳檔案法的重要性，正確認識檔案，是提高基建項目管理質量的關鍵和保證。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等多個部門。檔案部門不可能獨立收集、整理、編目、歸檔檔案。因此，要樹立大局意識，爭取單位領導和職能部門的重視和配合，通過檔案利用的實例，強化檔案工作者的積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建項目的參與者和使用者逐步認識到檔案和檔案工作的獨特性和必要性。
2.完善基建檔案管理制度，建立健全基建檔案規章制度。
各參建部門要根據基建項目的特點和基建檔案管理的要求，設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自的管理職責和權限，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強工程師與檔案人員的業務溝通和工作交流。特別是在壹些重大、跨國項目中，要主動借鑒國際先進管理經驗，建立符合國情和自身運行特點的現代化基礎設施檔案專業化管理模式。例如，目前國內工程建設普遍采用項目經理承包責任制，項目經理對工程建設的質量、進度、安全全面負責，對工程項目的完成起著重要作用。在簽訂工程項目合同時，可將工程施工文件的歸檔明確納入工程項目的考核標準。只有在工程項目完成後，當所有目標都達到事先制定的考核標準時，才能兌現項目合同獎勵，才能保證基建檔案的完整收集、規範和及時歸檔。
3.加大投入，完善基建檔案基礎設施。
檔案工作者要主動向各級領導反映基建檔案工作中存在的問題和配置設備設施的必要性，爭取支持。積極協調建設符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設備，改善基礎設施檔案工作環境條件。
4.實現過程管理，將基建檔案管理納入基建項目管理。
壹是基建檔案工作要與工程建設進程同步。建設項目申報審批時，應開始基建文件的收集、整理和審查。建設項目竣工驗收時，應完成項目文件的歸檔和驗收，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。二是建立工程承包制、監理制、合同制等約束機制。簽訂合同時，明確移交基建檔案的數量、套數、歸檔時間和質量要求，並約定工程造價的8%作為基建檔案歸檔保證金，不提交完整的基建檔案不予支付，有效控制、監督和規範了基建檔案質量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建項目計劃、基建項目規章制度、崗位責任制；基建檔案工作要與基建立項同步，與基建工程進度同步，與基建工程驗收同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案順利歸檔。
5.規範基建檔案歸檔標準，提高歸檔質量。
各參建單位要嚴格按照操作規範做好職責範圍內基建檔案的整理、組卷、編目、保管和利用工作，遵循基建檔案的形成規律，保持檔案的有機聯系，使單個項目既獨立又便於利用，從而形成壹個分類清晰、連續套組的整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作存在的問題，形成現場辦公會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件。此外，還可以采取外部檔案專家現場演示、業務咨詢答疑等方式，指導和規範基建檔案工作，統壹基建檔案管理標準和操作方法。
6.做好基建檔案的驗收工作。
無論是產權單位、監理單位還是施工單位，都要嚴格按照國家檔案局頒布的《建設工程(項目)檔案驗收辦法》和相關法律法規的要求，加強基礎設施檔案的管理，落實基礎設施檔案的歸檔制度和驗收制度，進行基礎設施檔案的檢查和預驗收步驟。基建檔案必須經城建檔案管理部門驗收合格後，方可進行基建工程竣工驗收。基建檔案的移交應在工程竣工驗收後壹個月內完成，通過基建檔案的驗收，提高基建工程和檔案的管理水平。