基層單位用什麽樣的檔案分類方法？/樹
樹:問基層單位或了解基層單位情況的同事:妳們單位的檔案采用什麽分類方法/分類方案/分類標準？分類的目的是什麽？誰做的分類？有什麽效果？難點在哪裏？
Ilex: (1)本單位檔案按照問題-年份分類法分為六類。黨群行政和會計根據文件材料形成年度分；城市建設按工程類型分類；基礎設施設備類別中的基礎設施按類型分為項目、設備，按載體分為專用載體。(2)檔案分類的目的主要是加強檔案管理的規範化。對檔案進行分類整理，可以提高編碼排放的合理性，便於提供有效的服務和檔案編研。本單位分類方案由本人根據單位實際情況制定。在實際使用中是合理的。(3)分類遇到的最大問題是攤子大，很難充分考慮分類。這個單位的主要職能是城市基礎設施建設和維護管理，涉及面很廣。雖然“城建類”有9個子類(道路、河流、橋梁、房屋、園林綠化、測繪、零星工程、環境整治、底圖)，但很多東西還是無法涵蓋。實際上只能就近聯系。比如隧道和橋梁掛鉤，泵站和停車場和房子掛鉤，工程維修和零星工程掛鉤，道路挖掘和監控中心和環境改善掛鉤。
秋葉【回復holly】:由於貴公司的主要職能是城市基礎設施建設和維護管理，如果將所有與城市建設相關的檔案歸入壹類，必然會出現攤子過多的問題。而且，通過列舉工程的類型，妳可以把它們分為兩類:道路、河流、橋梁、房屋、園林綠化、測繪、零星工程、環境整治、底圖。類型層出不窮，很容易讓壹些檔案難以歸類。不知您能否考慮將貴單位的主要職能“城市基礎設施建設與維護管理”細分為壹級類別。比如細分為“基礎設施建設”和“基礎設施維護管理”(我不了解妳的業務，這只是我采取的觀點，只是用來說明這個超級功能要細分清楚)，這是壹個壹級範疇，即來源於功能。第二類、第三類甚至第四類可以按照活動-話題-子話題展開。
輕如止水:我調研過的國企，大多以《工業企業檔案分類試行規則》為檔案分類藍本，再根據企業實際情況進行適當調整。《工業企業檔案分類試行規則》發布於1991，在當時是科學合理的。但這種檔案分類體系已不適應目前企業內外部環境的變化，主要表現在以下幾個方面:壹是社會主義經濟體制和現代企業制度建立後，企業真正成為自主經營、自負盈虧、自由競爭的市場主體，企業的壹切活動都是圍繞創造價值和利潤最大化這壹根本目標進行的。而《工業企業檔案分類試行規則》中“黨群工作”、“行政管理”及其二級類目的設置，帶有濃厚的“政企分開”、“企業辦社會”的色彩。第二，隨著企業管理理論和實踐的發展，企業的壹些管理活動發生了“質”的變化。例如，人力資源管理大大突破了傳統的人事管理觀念和模式，成為企業的壹項重要管理活動。將其活動過程中產生的文件、檔案歸入“行政管理”下的第二類“人事管理”是不合理的。再如，市場營銷極大地拓展了傳統產品銷售的範圍和領域，成為企業的壹項基本價值創造活動，而將其活動過程中產生的文件、檔案歸入“管理類”下的“產品銷售”第二類，並不科學。而且，在新的市場環境下，企業也產生了新的綜合管理活動，如供應鏈管理、項目管理等。，而這些活動過程中產生的文件往往是“無類別可歸”的。
王彩紅[[回復輕如水]:我們企業的分類本來是按照《工業企業檔案分類試行規則》進行的，但是這種分類已經遠遠不適應現在的實際工作了。目前，我們遇到了這樣的問題:壹是原來的檔案管理制度包括“黨群工作”、“行政管理”、“業務管理”，但改革後，所有的文件檔案都歸入了文書檔案。在新的檔案系統中，只對文檔檔案按照“年份\機構\保管期限”進行分類，舊數據重新標註比較麻煩。二是基建工程和設備儀器檔案的處理。我們施工有很多設備，但是屬於工程施工的內容。經過多次討論，我們在《工業企業檔案分類試行規則》的基礎上進行調整，單獨設置了“地鐵工程”。實踐中還有很多問題，比如實體分類如何與檔案管理系統結合等等。希望國家能修改工業企業檔案分類試行規則。畢竟，這種分類是根據工業企業，主要是生產企業進行的，它不適應現代企業的發展。
絕大多數外資企業並不遵循《工業企業檔案分類試行辦法》，而是壹般按照其組織機構和業務領域進行分類。但現在企業的組織結構調整頻繁，影響了分類方案。如果按功能業務劃分，很難做到邏輯科學合理。
輕如止水:另外，很多單位的電子檔案分類與紙質檔案分類完全對應。這種分類模式是否合理，值得思考。筆者調查的大部分大型企業檔案館都在進行檔案數字化工作，部分檔案數字化工作已基本完成。然而，這些數字化的文件幾乎完全是按照它們在計算機系統中的物理排列體系進行分類、整理和組合的，根本沒有提升到文件內容分類的層面。對於新收到的電子文件，少數公司采用了新的分類系統，但許多企業仍基本遵循傳統的檔案實體分類系統。原因有二:壹是很多企業檔案工作者只把檔案數字化看作是計算機對檔案的管理應用，而沒有認識到檔案數字化本質上是檔案管理理念和模式的轉變——從實體管理向信息管理和知識管理轉變。第二，在雙系統或者雙軌制的情況下，人們還是需要保存紙質檔案，有時候必須查閱紙質檔案原件。保持數字檔案與紙質檔案分類體系的壹致性，不僅不必重新構建新的分類體系，而且便於管理和查閱原有的紙質檔案。然而，企業檔案工作者沒有意識到，盡管這簡化和方便了他們自己的管理工作，但它沒有照顧到用戶檢索和使用文件和知識的需求。總之，“面向知識管理的檔案管理”要求我們在傳統的檔案實體分類的基礎上，對檔案的內容進行分類。
謝金嶺[[輕如止水]:事實上，我已經考慮這個問題很久了。很多紙質文件不需要數字化，而且因為電子文件很多，也不需要輸出紙質。這樣的話，把他們分成兩個不同的類別不是更好嗎？不過麻煩的是相互參考號需要寫清楚。如果有相同的分類，好處是可以省略互參號，表示有沒有電子檔或者紙質檔就方便多了。在實際分類中，我也感覺需要不同的分類方法，問題越來越迫切需要解決。
憶往事【回復輕如水】:看來檔案學理論真的是和現實脫節了！目前，關於計算機管理軟件強大的檢索功能，誰會像人工檢索壹樣通過不同的類別進行檢索呢？都是通過關鍵詞查詢，這本身就顛覆了檔案實體分類的意義。目前我所指導的很多單位的檔案只要是計算機管理的，我建議不需要建立過於復雜的分類編號制度。那只是單純學習檔案學理論的人無所事事罷了。
盛唐學者:企業檔案的分類體系必須根據企業的具體情況(包括類型、行業、業務、人員、住所、檔案數量、內容、種類)靈活建立。