做總經理秘書需要註意哪些工作和細節？

秘書在處理日常復雜事務的過程中，要把握好“禮儀”，虛心積極地做好協助領導的工作，尊重領導及其禮儀，首先是尊重服從。不管秘書和領導的私人關系如何，工作中處處都要維護領導的權威。經常請示，多匯報。在重要場合，秘書應該考慮讓領導走在前面，坐在中間。向客人介紹領導時，要恭敬。當領導與人談話時，秘書不要輕易打斷，甚至離開談話現場。如果他們離開了，他們壹定不會走遠，而只會在隨時可以召喚他們的地方。領導布置工作交代任務的時候，秘書壹定要認真聽。如果秘書不同意領導的意見，他不能馬上打斷。而是要認真傾聽領導的話，分析領導意見的合理性，委婉地提醒領導重新考慮。他不應該輕易反對，更不應該拒絕去做。外出活動時，秘書要為領導打理好日常雜務，給領導留好點的座位和鋪位，用餐和使用衛生間時要先帶著領導。秘書在與領導的溝通中，也要註意為領導分憂，拒絕接到領導的電話。如果妳拒絕接聽電話，妳應該優先考慮。不是領導親自接見的人，壹定要提前登記，包括什麽時候，談什麽問題，需要的時間。秘書人員要壹壹了解，報領導批準後按時預約。秘書應該盡力向不速之客解釋，不應該隨便把他介紹給領導。當出現緊急情況時，領導者必須挺身而出。秘書要先問清楚情況，再向領導請示，征得領導同意後，再向領導介紹來訪者。在交際場合，往往免不了要敬煙敬酒，領導要麽應接不暇，要麽繼續工作。或者身體不適，無法社交，秘書此時也應該及時婉拒電話。妳可以給大家解釋壹下領導不能喝多的原因，也可以適當的為領導喝酒，但是這種情況不能太多。煙酒只能作為裝飾品，不能作為公務必需品。所以秘書不必“舍命為君”，多喝點酒就行了。領導有自己的個性和特長。秘書在與領導的溝通中，不僅要了解他們的性格和脾氣以便更好地合作，還要了解他們的專長。他們應該抓住機會向外界宣傳自己的專長，這不僅會贏得他們的信任，還會起到意想不到的公關作用。如領導的攝影作品、書法作品，秘書要在適當的情況下“出現”在公眾面前，讓領導在公眾心目中的形象更豐富、更有趣。在文化娛樂活動中，邀請領導唱壹首歌、跳壹曲、玩壹局、打壹局、殺壹局，既放松了領導的身心，又使領導在群眾活動中與群眾打成壹片，其樂融融，有助於凝聚人心。所以秘書對領導的禮儀規範在這方面壹定不能忽視。團結同事，秘書要有團隊精神，熱情樂於助人，對人有禮貌，善於接受新的想法和挑戰，樂於接受別人的幫助，而不是孤立地努力工作或蠻幹。另外，在辦公室裏，微笑是辦公室事務的基本禮儀。微笑著和同事打招呼。對陌生人點頭不需要猶豫。其他部門的人，其他領域的員工，單位領導見面都要拜年。最簡單的方法是微笑著點頭，或者說“早上好”和“妳好！”以及“再見”之類的問候。當然，這並不意味著與人交朋友，而只是壹種適當的禮儀。同事們有時會使用善意的昵稱，如“眼睛之王”和“鐵拐李”。但這不適用於新成員或下屬，也不適用於年輕人，不適用於老年人。在外資企業，稱呼老板或頂頭上司時，不僅要直呼其姓，還要加上頭銜。即使對方要求妳只稱呼他的姓，甚至叫他的名，妳也不要在接待客人時當著客人的面這樣做。同事的成功，升職，獲獎，都要真誠的祝賀，但不要總是掛在嘴上。如果妳說得太多，人們會懷疑妳的祝賀是不真誠的，是出於其他的意思。善待來信來訪。除了政府部門設立的專門接待機構，壹般單位的文秘部門往往承擔本單位的信訪接待任務，秘書成為信訪接待人員。這時，秘書的禮儀就成了壹個非常敏感而重要的細節，成為接待信訪的有機組成部分。因此，在信訪接待中壹定要註意禮儀。首先，要充分理解上訪者。不管是來信還是來訪，對方總是認為他們的問題重要，有價值，秘書應該充分了解這壹點。秘書因為地位不同，可能壹眼就看出對方反映的問題沒有普遍意義或實際價值，但壹定要對寫信來訪的人客氣，肯定對方提出的問題有自己的價值和意義，尤其是對方能發現問題、思考問題、反映問題的積極態度。這不僅是出於禮貌，也有利於保護群眾參與討論國家大事的積極性。其次，不管是什麽樣的上訪者，秘書在接待他們的時候都應該表現出尊重。作者提出的要求並不都是合理的。我們回復的時候可以指出他的不合理，但還是要尊重對方。不能在回復中表現出對對方的鄙視和嘲諷。如果對方的信措辭不當，秘書在回信時不能“以其人之道還治其人之身”，但還是要有理、有利、有節，用詞可以嚴肅，但千萬不要在信中“罵回去”。對於來訪者來說，雖然他的問題很可笑，不合理，但秘書可以對他的不合理進行分析、解釋，甚至批評，但不應該粗魯、傷人。另外，要註意對上訪者的承諾。秘書在處理信訪時，總要做出壹些承諾。有時候這些承諾都是表面的，比如承諾:“我們壹定會跟相關人員談這個問題”，結果卻不壹定談成了——因為反映者自己對問題把握不當，觀點不正確。對他的承諾只是禮節問題。有時候，這種承諾是必須要兌現的，比如將問題提交給具體的職能部門進行處理，並給予答復，比如“我會在五個工作日內為您辦好”等。妳必須做到對對方的承諾，絕不口頭承諾，絕不按時按質按量，甚至完全忘記壹切。這種表現說明秘書的承諾只是敷衍，而不是真正的負責，無論從禮儀角度還是工作認真負責的角度都是不可取的。真誠的生意有些客人談論某些生意。對於這些來訪者，秘書人員的接待禮儀應該是:(1)要妥善接待不速之客，無論是否提前預約，秘書人員都必須向來訪者介紹自己，同時問候。如果秘書的辦公桌在辦公室門口，妳就不用站起來說話，尤其是對年輕人或者同齡人，這時候就不用太正式了。但是對方伸手的時候，要起身伸手和他握手。如果來訪者打招呼後沒有立即提供他的信息，秘書可以問:“我能為妳做什麽？”如果是原客。秘書人員要更加熱情，應立即將客人的到來通知領導，並引導客人與領導見面或為客人安排合適的地方等候。(2)發現有些不速之客只是某公司的業務員。禮貌地回答幾句就行，但不妨通知禮賓部或傳達室，以後不要讓這些人進入辦公區。有些來訪者願意說出自己的來訪目的，秘書了解後可以用相機處理。如果來訪者壹心要見領導，但什麽也不說，秘書要明確告訴對方，“領導要求見大家時提前了解情況。如果妳不說明妳的情況，我就不能給妳安排。能說個大概情況嗎？”“妳可以不告訴我具體內容，但妳應該告訴我主題吧？這樣我就可以告訴領導，給妳安排了。”對於那些堅持拒絕表露真情的來訪者，秘書人員應該婉拒接電話，而不是勉強給他們介紹領導，這樣往往會把領導推到壹個毫無意義或毫無準備的話題上，對領導工作不利。(3)營造氣氛冬天，遊客有很多帽子和圍巾。下雨天，遊客的雨衣和雨傘都是濕的。進入辦公室後，來訪者可能會感到尷尬。這時候秘書要主動告訴對方東西放在哪裏，讓對方感到輕松。如果領導不在或者有其他事情需要來訪者等待，秘書不能把來訪者單獨留下，而應該主動找他談話或者問客人有沒有其他事情要做，比如打電話，主動為他提供方便。也可以準備壹些書籍、報紙、雜誌，供客人隨意閱讀，穩定情緒。但在與客人交談時，註意不要將工作的具體內容和領導的最新信息告知對方，而只是泛泛而談壹些客套話，以防交談中不經意間泄露機密，造成麻煩，或使領導在與來訪者交談時陷入被動。(4)熱情的客人談完事情離開，領導會讓秘書送走。有時候秘書可以根據具體情況提醒領導另約時間或者參加會議——提醒來訪者離開也是委婉的說法——有時候領導會提前和秘書約好結束和來訪者的談話，客人總是在這個時候離開。秘書要幫客人收拾東西，但不要碰客人的包。應將客人送到電梯口或大樓入口處。對於不熟悉這個地方的人，要給他們指走或騎行的路線，微笑著和客人說“再見”。秘書只有在客人轉身離去或上車，遠離雙方視線後，才會離開並返回辦公室。秘書的日常事務紛繁復雜。在這種繁雜的工作中，最能體現秘書的禮儀修養乃至文化思想修養。因此，他們必須不斷創新。