通訊工具的發展，大量信息的傳播，組織結構的擴大，任務要求的多樣化，使我們的工作越來越繁重。尤其是近幾年，辦公室白領越來越面臨著永遠無法完成的任務，永遠無法集中的精力，永遠落後於理想預期的業績。
每天早上妳來到辦公室後，壹大堆文件、郵箱裏的郵件、響個不停的工作電話、老板的指示、各種會議……都讓妳忙得不可開交，甚至想知道現在首先要處理的是什麽？哪些可以推遲幾天？當妳完成了這些任務之後，壹天的工作也就接近尾聲了，急需解決的事情和想要的工作效果都不能按時達到。
是不是應該認真考慮壹下，妳做的這些事情都是真的和工作密切相關，必須要做的，而不是毫無意義的？
小王進公司快八個月了。每天早上，他到公司後，先從自己淩亂的辦公桌上找出昨天已經完成的文件和檔案，以及今天需要做的事情。當他整理完桌子時，已經40分鐘了。然後，公司的電話開始響個不停，小王又開始接電話，詳細記錄每個來訪者的咨詢情況；與此同時，老板辦公室傳來壹系列事情:復印文件、換水、通知開會等等。等小王壹件壹件做完壹些事情的時候，已經過了午飯時間。睡了個午覺，下午的工作又湧進來了。他打開電腦，查詢公司的郵件，直到郵件終於越來越少(但總是沒完沒了)，快到下班時間了。結果到最後，該完成的事情還是沒完成。所以，晚上還要加班，在同壹個辦公室工作的孫潔，不僅不用加班，還能有條不紊的完成事情，每天都神清氣爽。無奈之下，小王問孫潔如何處理這堆無關緊要的雜務。
孫姐姐告訴他壹個辦公室工作的重要原則:學會求助，放下與工作無關的活動和信息。比如，每天下班前要把辦公桌上的文件整理清楚——已經完成的，需要緊急完成的，不緊急的，可以推遲壹段時間的，這樣早上來到辦公室，需要做的事情就壹目了然了，既節省了時間，又避免了失誤；再比如換老板辦公室的水。妳可以讓妳的弟弟妹妹做這件事。妳會有更多屬於自己的時間，工作會得心應手，效率會大大提高。自然不需要沒日沒夜的加班。
小王突然意識到，按照孫姐姐的方法辦事效率要高得多。我做得更好了，心情也變好了。整個人仿佛煥然壹新。
在日常工作中，總有像無頭蒼蠅壹樣的時候，對於辦公桌上的文件和繁雜的任務無所適從，使得大量的工作時間浪費在不必要的事情上，大大降低了工作效率。這就需要我們在每天開始工作之前，先搞清楚哪些是必須的，哪些是沒有意義的。這樣，我們可以提高工作效率，讓我們的日常工作更加輕松。
為什麽總是做無意義的事？
在職場中，我們在時間控制上通常會陷入以下陷阱。
1.習慣性拖延癥:當個人缺乏進取意識、責任感和對待工作、生活的認真態度時，就會習慣性地推遲具體的工作，尤其是自己不擅長的事情，而不是想辦法馬上解決，導致解決這件事情之前浪費的時間都在做無意義的事情。
2.不要應付不速之客和各種無理電話:據壹項調查顯示，平均每11分鐘辦公室就會被打斷壹次，回到工作崗位最長需要25分鐘。因此，如果不能順利解決上述問題，將會耗費我們大量的寶貴時間。理想狀態下，工作時不要接電話，不要看資料，不要開郵箱，不要關門窗，這樣可以減少分心和幹擾，讓現在的節奏和感覺保持得更久。實際操作中，保持這種狀態是不可能的，辦公室的中斷是不可避免的，電話、拜訪、郵件等。都很無奈。
3.不善於處理各種要求:作為文員，可能很難拒絕上級的指示，但如果這件事不在自己的職責範圍內，即使接手要求，也不壹定能做好。這個時候，合理拒絕才是明智的選擇。對於管理者來說，他們往往容易犯以下錯誤:
擔心下屬做錯事
擔心下屬太優秀。
擔心失去對下屬的控制
不願意放棄這份輕松的工作
找不到合適的下級授權。
其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者要學會放權，把主要精力和時間放在更重要的事情上。
4.“會議病”泛濫:很多中高層管理者都指出，會議實際上占據了他們日常工作時間的四分之壹甚至三分之壹！然而更讓他們不解的是，幾乎壹半的會議時間都白白浪費了！
放下與工作無關的活動和信息。
鑒於如此復雜的事情，我們究竟應該采取什麽方式呢？我們的策略是縮短被打斷的時間，放下與工作無關的活動和信息，將其負面影響降到最低。
1.設置郵件處理時間為3小時壹次，根據優先級分別處理。
2.縮短接聽和撥打電話的時間:
事先協議和準備
讓妳的開場白簡短明了。
控制談話時間，保持談話的主題。
過濾掉不重要的電話。
3.合理地接受請求:在接受請求之前，我們不妨問問自己——這個請求在我的職責範圍之內嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果妳接受了，要花多少錢？如果不接受，會有什麽後果？經過這個“成本收益分析”，妳就可以決定選擇了。
4.對於基層人員，要善於利用資源:學會從相關部門或人員處獲取所需數據，既節省了時間，又保證了信息的正確性。比如妳想知道這個月的部門考勤信息，不妨問問部門秘書；如果妳想知道公司的考勤信息，不妨問問公司的考勤管理員，等等。
有計劃有組織地工作。
拋開與工作無關的活動和信息，目的只有壹個，就是把時間花在真正重要的事情上，防止壹些無意義的事情在工作中浪費壹些時間，從而減少我們工作中的任務量和時間，輕松完成壹天的工作。所以壹定要懂得分配時間，本著先輕後重、先緊後慢、先急後緩的原則，有計劃、有組織地工作。那麽，如何有組織有計劃的工作呢？主要體現在以下幾個方面。
1.對相關工作進行分類；
2.根據進程或優先級安排已排序的事務；
3.按照排列順序進行處理；
4.為了制定以上方案，需要安排壹段時間來規劃；
既然工作可以有計劃地進行，自然要看這些工作應該按什麽順序進行，哪些可以同時進行。
工作輕松，不加班。
《財富》雜誌曾寫道:“忙碌是工作的最大魅力。”(忙碌是工作最大的煩惱)。其實我們的很多“煩惱”都是因為工作效率低下造成的，而工作效率低下的壹大原因就是我們沒有根據上面提到的工作環境的變化來調整自己的工作狀態和工作方法，而是把時間浪費在與工作關系不大或者不是很緊急的事情上。比如職責劃分不明確，重復工作不是很重要，比如不斷處理工作郵件；“親力親為，親力親為”，無論什麽事，都要捫心自問，搞清楚進度；與下屬和上級溝通不暢，導致壹件事反復修改；被壹些計劃外的事情打斷，無法繼續高效工作。
針對這些問題，在此提出壹系列建議，相信能給忙碌繁雜工作中的人們壹些幫助。雖然壹開始可能效果不顯著，但只要堅持下去，相信很快就能以壹種新的方式進入工作狀態，大大提高工作效率。從此妳不用加班，也能輕松工作，得到的工作成果不會比沒日沒夜的加班少。被老板賞識不再是遙不可及的夢想！
希望妳能通過壹點壹滴的提升和積累，尋求壹個合適的支點位置，不斷壯大組織和個人的力量，促進生活和工作質量的提升。我相信每個人都會過得很有意義，很快樂！