1，把握角色，不越權。
在說這個問題之前，我先講壹個故事:有壹次，戰國七雄之壹的韓昭侯，因為飲酒過度，醉倒在床上。擔心他會著涼，他手下的教長要求給他壹件衣服蓋住韓昭侯。韓昭侯睡得很舒服。等他醒了，他要去表揚蓋他衣服的人。於是他問身邊的侍從:“誰把我的衣服蓋住了？”服務員回答說:“這是壹個皇冠。”韓昭侯壹聽，臉立刻沈了下來。他給皇冠打電話，問:“妳把我的衣服蓋好了嗎？”王冠說:“是的。”韓昭侯又問:“妳從哪兒弄來的衣服？”佳能的皇冠回答說:“我是從佳能那裏得到的。”韓昭侯又派人去拿那件經典的衣服，問:“妳把衣服給他了嗎？”典儀答:“是。”韓昭侯嚴厲批評了典韋和典冠:“妳們倆今天都犯了大錯，知道嗎？”典冠、典衣兩人面面相覷，不明白是怎麽回事。韓昭侯指著他們說，“典冠，妳不是我身邊的服務員。為什麽擅自離崗做越權的事？”？作為壹個管衣服的官員，怎麽能隨便利用職權把衣服送給別人呢？妳的行為是明顯的失職。今天，妳們中的壹個越權了，另壹個失職了。如果大家都像妳壹樣隨心所欲，各行其是，那整個朝廷豈不是亂成壹團？所以壹定要嚴懲妳，讓妳吸取教訓，讓大家引以為戒。於是韓昭侯把他們兩個壹起降了級。
典冠蓋韓昭侯衣服的故事給了我們這樣壹個啟示:在工作中要把握好自己的角色，不要越權越位。秘書當協調人，雖然是主持人，但不是什麽事都可以自己決定。嚴格來說，文秘是代表領導做協調工作的。如果把主持人誤認為決策者，必然會出現角色錯位的問題。我們在與協調對象溝通，傳達領導的指示和意見時，不要隨意引申，增加我們認為與領導意見壹致的內容。
2、掌握方法，不以權壓人。
在工作協調過程中利用領導的影響力非常重要，尤其是當被協調人的意見難以統壹時，傳達權威領導的意見往往能解決問題。但這種方法只能在必要的時候謹慎使用，並且盡量少用。因為協調的主要手段是協商，所以要平等地聽取各方意見，哪怕是錯誤的要求，也要考慮是否有合理的因素。不能因為妳是協調的主持人，就假裝自己是領導，自以為是。“我是世界第二。”聽到不同的聲音，就會給顏色，打壓。那必然會產生對立情緒，給以後的協調工作制造障礙。比如在壹次協調會上，主持會議的同誌和協調對象意見不壹。這位同誌沒有認真尋找合適的溝通方式，在溝通過程中逐漸形成了意見不壹的“頂牛”之勢。情急之下說了句“聽我的還是聽妳的”，讓協調會不歡而散。
美國總統羅斯福創立的“爐邊談話”就是壹個不用權力而巧妙溝通的典型案例。當羅斯福成為美國總統時，他面臨著壹場全球性的經濟危機。美國經濟瀕臨崩潰，全國至少有13萬人失業。銀行成批倒閉，擠兌浪潮席卷全國。羅斯福宣布就職的當天，國家金融心臟停止跳動，證券交易所正式關閉。為了贏得美國人民的理解和支持，1933，12年3月，也就是羅斯福就職後的第八天，他在總統府樓下的外賓接待室壁爐前接受采訪，由CBS和* * *，對全國6000萬聽眾講話。羅斯福總統說:我希望這次演講更加親切，擺脫官場的排場，就像坐在自己家裏隨便聊聊。哥倫比亞廣播公司華盛頓辦事處的經理哈裏布·切說:既然如此，我們就稱之為“爐邊談話”。羅斯福在銀行停辦問題上，以親切誠懇的語氣和樸實動人的語句，耐心地向美國人民解釋、勸告和引導，簡短地談話，化解了人們心中醞釀已久的疑慮和不滿。羅斯福開創的爐邊談話方式，在大危機時代和二戰的艱苦歲月裏，給了美國人民強大的信心。之後，每當美國面臨重大事件時，總統都用這種方式與美國人民溝通。
3、把握分寸，不要把簡單的問題復雜化。
在協調的過程中，不要把復雜的問題簡單化，也要註意不要把小問題擴大化，不要把簡單的問題復雜化，不要把平淡的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協調的事情幾乎都有，但大部分都可以在舉手投足之間搞定。只要勤於用腦、用眼、用腿，隨時關註需要調整的問題，說幾句調整的話，甚至開個幽默的玩笑，就可以把矛盾化解在萌芽狀態。有些矛盾在激化之前做壹些幕後工作是可以緩解的。比如召開協調會，把矛盾公開化，增加了解決問題的難度。有的同誌不敢擔責任，寧願把責任搞得更大、更重、更復雜，“保險門上加了保險鎖”，造成了人力、物力、財力的浪費。還有人講形式不講實際。我愛成功，我愛膚淺的寫作，我愛官僚主義。有的同誌認為“矛盾要擺到桌面上”，“公事公辦”。其實並不是。
就協調而言，涉及重大原則的事項、權力或利益沖突較大的事項、涉及群眾廣泛的事項，都需要多方聽取意見，公開處理。但是，壹般來說，日常工作中的責、權、利失衡，應該用可以私下解決，不能公開解決的方式來處理。能協調的，不召開協調會。即使需要開會協調，也要在條件具備的情況下，在寬松的環境下進行。
4、把握火候，既不錯失良機，也不急於求成。
春秋時期，齊國的宰相晏嬰非常善於溝通協調。有壹年，由於年景不好，齊國很多人缺衣少食過冬。顏英想著找個機會和齊景公溝通壹下這件事，並讓齊景公從國庫裏撥出壹些食物和衣服來幫助人們過冬。有壹次，連續下了三天大雪，天氣異常寒冷。晏嬰覺得機會來了，就進宮朝見。顏英進宮後，並沒有直接說出自己的想法，而是和穿著狐裘的齊景公聊了起來。聊天中，齊景公對瑛說:“妳覺得奇怪嗎？連續下了三天雪。為什麽我壹點都感覺不到冷？”顏英道:“郡守坐在內宮，穿了這麽多衣服，又用炭火取暖，當然不會覺得冷。外面缺衣少食的窮人不冷嗎？”齊景公知道自己說錯了話，呵呵笑了幾聲，就想掩飾過去。不料，顏英抓住這個機會，苦口婆心地規勸道:“聽說古代有智慧的君主，善於推己及人。當妳吃飽了，妳會想別人是不是也能吃飽；如果妳自己穿暖和的衣服，妳會想別人是不是也能穿暖和的衣服；活得舒服了，就會想別人是不是還累。現在主人只想到自己，不考慮別人。這不是背離了古代聖賢的做法嗎？”齊景公深受啟發，急忙說:“妳是對的。我壹定會接受妳的意見！”於是，齊景公下令將國庫中的衣物和食物分發給饑寒交迫的人們。
閆穎的故事給我們的啟示是，時機對於協調來說非常重要。機會只敲壹次。抓住有利時機，可以事半功倍。當不同部門急需完成同壹項任務，工作難以有序開展時，可以及時出面理順關系，眾口壹詞應對。反之，時機不成熟，很不願意統壹認識和行動，就會擴大矛盾，形成誤解或偏見。有的同誌急於完成領導交給的任務，在有關部門毫無準備的情況下，讓他們立即做出巨大犧牲，造成了僵局。有的雖然勉強讓步，但不服氣，實施時推諉扯皮，影響了工作進度。把握好溝通的時機很重要。善於把握交際時機是體現秘書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。