中國圖書館分類號:F284文獻識別碼:A篇號:1000-8136(2012)03-0103-02。
所謂工程招標代理，是指以工程招標為代理的代理人。它涉及工程建設項目全過程的各個方面，其主要代理內容是各類工程建設項目的勘察、設計、咨詢、監理，以及與工程建設相關的設備、材料的采購，以及附帶的相關服務。招標活動的壹個重要特點是涉及的相關方眾多，涉及的利益相關方主要包括招標人、投標人、招標代理機構、專家評委和監管機構。參與招投標活動的各方都從不同階段、不同角度或不同方式影響著招投標活動。其中，招標人作為提出招標項目和實施招標的機構，自始至終影響著招標活動。因此，項目經理不僅要做好招標過程，還要加強與招標人的協調和溝通，從而促進招標活動的順利進行。
1協調和溝通的目的
招標項目管理人員在提供招標服務時，應在接受委托至招標結束的各個階段與招標人進行協調和溝通。其主要目的如下:
1.1建立良好的合作關系
在遵循公正、公平、公開原則的前提下，與招標人進行必要的溝通，可以促進雙方形成良好的合作關系，加強雙方的合作與配合，保證各項必要的招標程序的順利實施，最終實現招標目標。
1.2明確職責
與招標人進行適當的溝通，可以明確雙方的責任和義務，增進相互了解，促使雙方認真履行職責，進而最大限度地保證相關各方的合法權益。
1.3保證招標質量，提高招標效果和效率，為招標人提供更好的服務。
與招標人進行適當的溝通，可以使項目管理者獲得更多的相關信息，有利於正確分析各種疑難問題，做出合理的判斷。在不違背原則的情況下，能為招標人提供更多更好的服務，增加服務附加值，從而降低招標風險，保證招標服務質量。此外，有效的協調溝通也可以避免壹些不必要的麻煩，從而節約招標成本，提高招標效率。
2協調與溝通的主要內容
招標代理項目環節多，程序性強。在每個對應的環節中，招標代理機構與招標人之間必要的溝通和管理是對應的，如表1所示。項目管理人員應根據招標環節的內容，就涉及的要點加強與招標人的溝通。
3做好溝通方式的協調
3.1了解招標人建設項目的總體目標和意圖
招標項目的管理人員應同時了解項目構思的依據、原因和出發點，尤其是政策性和意義重大的國有投資項目，否則可能因對代理目標和任務完成情況理解不全面而給代理工作造成困難。
3.2編制可行的投標方案
招標方案是根據招標項目的技術經濟、管理特點、條件和作用、質量、價格和進度要求，依據有關法律、法規和技術標準，編制招標項目的實施目標、方法、計劃和措施。招標項目經理在與招標人溝通的基礎上，形成招標方案初稿，應包括以下內容:①工程建設項目背景；(2)項目招標範圍、標段劃分及投標資格；(3)項目招標順序；(4)工程質量、成本、進度要求；(5)項目招標的方式和方法；⑥工程承包方式和合同類別；⑦項目投標的目標和計劃；(8)項目招標分解；⑨工程招標方案實施辦法。
3.3投標方案的評審和確定
項目管理人員通過與招標人討論和評審招標方案，做好代理機構的宣傳工作，增強招標人對代理工作的了解，特別是加強對代理工作和招標法定程序的了解。積極幫助投標人增強對《招標投標法》等壹系列法律法規的理解，以自身規範化、標準化、制度化的服務影響和促進其工作的協調。合理的招標方案是提高招標工作質量的前提，也是招標人認可招標代理工作的契機。通過對方案的討論，加深了彼此的理解和認同，為後續工作打下了良好的基礎。
3.4將要發布的成果文件必須得到招標方的確認。
招標代理機構必須依法代理，在招標人授權範圍內行使職能，在法律意義和授權範圍上與招標人是同壹主體。招標代理機構應在尊重招標人的前提下，將雙方納入招標全過程。在發布所有成果文件之前，有必要與招標方研究並得到其確認。成果文件包括:招標方案、招標公告、資格預審公告、招標文件、招標答疑、評標報告、中標通知書等。投標人在成果文件中提出的可能違反法律法規和“三公”原則的問題，應及時向其說明。可以用書面報告和法律依據說明理由，避免誤解，使代理工作順利實施。
3.5加強投標後的協調和溝通。
壹般來說，招標機構確定中標人並發出中標通知書後，招標人與中標人簽訂經濟合同，招標項目即告完成。為了更好地為招標人服務，在招標工作完成後，項目經理還應加強與招標人的協調與溝通:①監督合同的執行，協調合同執行過程中的矛盾。在工作中，招標項目管理人員應主動回訪招標人，溝通招標人與中標人在合同執行中是否存在問題，如有，應盡力解決。並收集、分析、整理合同執行過程中的問題。如果合同執行過程中出現的問題是由於招標文件本身的不完善或缺陷，應及時總結和反饋此類不完善或缺陷，並指導後續其他項目的招標。②做好顧客滿意度調查。招標人對招標服務的滿意是招標代理機構服務的出發點和歸宿。項目經理應積極與投標人溝通，為投標人提出意見和建議提供良好的條件和渠道，以判斷投標服務中的不足，提高投標服務水平，贏得更多的客戶。
4案例研究
招標代理機構受某公司委托，承接其海外分支機構管理的項目。因為幾乎每個城市的施工招標管理部門都有根據本地區特點制定的具體監督管理規定和實施辦法，為了促進工程的順利進行，需要了解本地區工程建設的相關規定。對此，項目經理A(以下簡稱A)在項目計劃中做了詳細的溝通計劃，列出了項目幹系人及其需要的信息，何時需要，如何獲取。首先，項目投資單位專門派負責人到當地了解項目情況，A自告奮勇壹起去。在A的溝通計劃中，此行的目的如下:①了解項目本身；(2)了解項目在當地分公司的主要參與人員和負責人員；(3)了解當地施工招標管理部門的有關規定。
在第壹輪溝通的實施過程中，通過項目介紹會圓滿完成了前兩方面的任務。分公司主要參與人員和負責人還在項目前期工作中拜訪了當地施工招標管理部門，介紹了項目本身和當地的壹些管理辦法及相關情況，特別提出了招標文件中不得出現具體建材型號的地方規定。
問題1:由於A忽略了溝通過程中的過濾和障礙並將其視為有效信息，在與當地施工招標主管部門的溝通中忽略了對部分信息的核對，導致招標文件中的材料清單中重要建築材料沒有具體的參考模型。
a .根據當地采購的招標標準文本和管理手冊準備招標文件。文件做好之後，A再次趕到項目現場，經過審批，開始正式出售文件。在這個過程中，A與當地建管部門和當地其他招標公司溝通後，發現建築材料型號可以用招標文件中的“參考”二字來寫。如果沒有參考建材型號，各投標方壹般會報參考品牌中檔次較低的材料，以降低報價，提高中標率，這種建材的裝修效果很可能達不到設計要求。對此，A立即對項目現狀和預測信息進行了業績匯報，並與項目委托方黨支部負責人溝通了情況，但此時再添加建材型號已經來不及了。
本文面向尚未安裝PDF瀏覽器的用戶。請先下載安裝原文全文。問題2:此時A並未向項目委托方總公司報告這壹重要信息，信息發布中遺漏了項目利益相關方和時間控制。
經過評標，價格最低的廠家中標，A按照當地規定在網上公示了結果。公示期結束後，A通知中標人領取中標通知書，並進行下壹步簽約工作。至此，招標工作告壹段落。但由於溝通上的疏忽，在項目簽約過程中，項目委托方分公司與中標方在建築材料和價格上產生較大分歧，總公司也對價格與中標方價格的差異提出異議，簽約壹度擱淺。壹名配合專家和總公司的負責人再次去那裏核實情況。本次調查核實，A對所有流程進行了詳細說明，專家進行了實地論證，總行同意按設計變更計算差額。在收尾工作中，A將記錄並保存本次溝通的完成記錄和遺漏，作為溝通範圍的變更，作為今後改進類似項目溝通方案的參考。
5結束語
我們可以想象，A，項目應該如何進行，沒有任何遺漏。首先，對於第壹個疏漏，如果A註意到了溝通中可能出現的過濾和障礙信息，就會認為項目成員轉述的要求可能不是很準確，然後可以向主管部門確認。經確認後，甲方向委托方總公司及分公司負責人就此事進行陳述，並提出合理建議:為避免日後與中標人在建築材料類型上產生分歧，細化招標文件中的相關條款。這樣雖然會延長準備工作時間，但節省了後期工作成本，也避免了委托方總公司對招標結果的懷疑。當A第二次通過有效溝通了解到實際情況時，如果信息傳達到總公司，即使最後沒有更改招標文件，總公司也會對情況有所了解，知道可能產生的後果，提前做好準備，使最終簽約順利進行。雖然事後在這兩次溝通中采取了補救措施，但由於時間因素，不僅影響了招標項目的順利進行，也導致了招標成本的增加。
參考資料:
[1]程。管理溝通[M]。武漢:武漢理工大學出版社，2003。
[2]戴。投標人如何與利益相關者協調溝通[J]。中國招標，2010 (42): 21 ~ 23。
(編輯:王平)
協調與溝通的探索
工程招標代理中存在的問題
唐浩光
有效的協調和溝通是招標活動成功的前提和關鍵。摘要:根據筆者自身的實踐，對投標過程中有效溝通的目標、內容和方法進行探討，並舉例說明協調溝通的重要性。
關鍵詞:招標代理；協調和溝通；溫柔的
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