公務員如何處理好公文

在辦公室，處理公文壓力大，風險大；壹著不慎，滿盤皆輸；失之毫厘，差之千裏。很多文件處理工作者處於亞健康狀態，經常出現緊張、焦慮、失眠等癥狀，容易患上“職業病”，如眼疾、頸椎病、關節炎、神經衰弱、抑郁癥等。文件處理是指文件的處理、管理、整理(立卷)、歸檔等壹系列相互關聯、有序的工作。在實際工作中，主要是指公文的處理，包括發文和收文。公文處理看似簡單，實則復雜、困難、緊張、危險。壹是復雜性。復雜是指事情的復雜，人數的多，程序的復雜。(1)事項的復雜程度以壹個地級市為例。壹般政府辦公室裏有壹個部門是負責公文處理的，比如秘書科或者秘書科，主要負責公文處理:以市政府和市政府辦公室的名義審核、簽署、發文；負責整理來電；負責收發文電、保密、印章管理、檔案等工作；負責市政府系統公文處理工作的協調和業務指導；等壹下。處理的公文類型包括國務院、國務院辦公廳、省政府和省政府辦公廳的公文；國務院、省政府部門及其他省市政府和部門的來信；縣市政府、市政府各部門、各單位上報的正式文件(包括情況報告、調研報告、簡報、參考資料、意見建議等。);市委、市委辦公室的官方消息(包括市委辦公室下發的上級黨委的文件)。(2)人多。政府辦公廳(廳)是政府的窗口，是政府工作運行的樞紐。負責公文處理的部門是辦公室工作的樞紐，起著溝通上下、聯系內外、協調左右的關鍵作用。由於這個部門事務的復雜性，這裏經常擠滿了人。人員是誰？壹方面是其他部門的人員取送文件或資料，打印文件；另壹方面是市委、部門或企事業單位的人員拿送文件或信件。還有電話咨詢人員。(3)程序復雜文件的制作、簽發，來信、指示、請示的處理，密碼、電報的處理，出國文件的處理，印章的使用，都有嚴格的程序。每壹步由哪個領導負責，分工明確。比如市政府非涉密文件的制作和分發過程，涉及十幾個人，十幾個步驟。雖然這是工作制度，但是戰線過長，導致文件運行緩慢，公文處理程序繁瑣。二是市政府難以發布非涉密文件。難主要是指審計難和保密難。文件起草後，將由文件處理部門進行審核。文件的起草部門往往只是向文件處理部門提交壹份孤零零的文件，更容易審查是否真的需要書寫，書寫方式是否恰當，是否符合書寫規則和文件起草的相關要求，文件格式是否符合相關規定。審計中最大的困難是文件的內容。由於沒有或缺少背景材料和參考資料，有時在審核過程中，需要多次致電起草部門詢問文件的起草情況和相關事項，降低了工作效率，延誤了文件的印發或導致文件表達的目的不準確、不充分。如前所述，文件處理科作為文件中心、聚集地和“文山”，每天都有大量的文件來來往往，比如縣市、市直部門、企事業單位的請示、報告；有市政府及政府辦公室發布的通知、意見、會議紀要、措施、講話；有國務院部委的信和感謝信，也有其他省市和單位的。而且領導每天都有大量的文件被拿走，很多都是涉密文件，工作人員需要認真仔細的清理。此外，隨著電子政務的發展和電子公文的普及，相當壹部分公文是通過網絡傳輸的，這就涉及到了公文的保密問題。如何防止泄密成為當前辦公廳(室)工作的重點和難點。但有時候防不勝防，比如國外單位來收發郵件或者使用u盤，就有可能導致機密丟失，進而給國家造成不可挽回的損失。因此，目前國家、省市都在加強政府信息的保密工作。第三是緊。緊就是時間緊，任務緊，神經緊。事項的復雜和難度直接導致文件處理人員的緊張和疲憊的工作。每天大量的文件、信件、信息資料等等接踵而至，往往讓處理人員忙得不可開交，尤其是緊急文件、審批文件、請示、文件審核等等的處理。而且加班、值班是家常便飯。如何在有限的時間內保質保量地完成任務，壹直是文檔處理人員的難題。第四是風險。風險意味著高風險。公文處理程序復雜，容易出錯的環節比比皆是。目前泄密事件頻發，多少文檔處理者落馬，不禁讓人深思。易錯鏈接上表只說了政府公文處理工作的壹些特點。這些特征是密切相關的。工作的復雜導致工作的困難，工作的困難又導致工作的緊張，工作的復雜、困難、緊張最終導致工作的風險。(中國公文寫作研究會文獻文獻研究室邵建國)如果即時通訊會員說我們部門的公文處理崗位叫收發文，我覺得收發文的關鍵是要做記錄，記錄要處理的事件，寫的人和截止日期，截止日期前沒寫完，那是寫的人的事。壹方面要在收發文件時及時拿到文件，然後讀給領導聽。另壹方面，我們應該記錄文件的閱讀，以備將來查詢。——許諸的客觀問題無法回避。主觀上只能看別人怎麽寫，熟悉格式和感情色彩。還有就是邏輯思維能力。多想想把壹件事說清楚，分成那幾個點，怎麽說清楚，不含糊，簡潔。——馬超個人覺得沒那麽難，只要把領導的意思表達到位，向群眾解釋清楚。公文雖瑣碎，但只要能耐心細致地處理，應該沒什麽大問題。——李特辦公室工作的每壹個環節都環環相扣。在進入某個環節時，要有意識地把自己作為那個環節中的工具。這是最基本的職業道德。程序擺在那裏，只要不偷工減料，大家各司其職，不會有大問題。壹個大的組織會有相應的詳細分工，每個人只負責壹小部分。這部分要求人們在工作中不需要有太多的想法、觀點和動機，只需要思考如何做好手中的那部分工作。被公文操作壓迫的人，想的太復雜了。這麽復雜的作品，不需要壹個環節的人從頭看到尾。它需要的只是安靜和嚴肅。——楊玉林這對於考公務員的考生來說也是壹個很好的參考。——鄭圖圖《公文練習本》是壹部程序性的作品。按照既定流程做好就可以了，不用太復雜。——李素素建議開發壹套收發公文的軟件。這些程序上的“困難”可以用代碼解決，專員負責需要保密的文件，可以減少很多工作量。——夏陽看似復雜、困難、緊張、危險，但那不就是他們的工作嗎？再說，社會上很多從事文案的人不也面臨這樣的問題嗎？項目多，還要加班，很復雜；項目從來沒有接觸過，我們很難從零開始學習；趕上工作是常事，我們也很緊張；有壹個錯誤。公務員失去了政治前途。我們既是經濟未來，也是飯碗。非常危險。當然，不要提亞健康，頸椎病，鍵盤手等等。都是浮雲。——用筆和筆處理公文的難度是肯定的。解決這個處理公務的問題，要從自己的機關結構入手。政府機關那麽多人。這個文員和接待員真的需要這麽多人來辦事嗎？我覺得有頭銜的人是有的，但其實事務不多，所以總有人說公務員工作悠閑，上班可以花壹天時間喝茶看報紙。還有就是手續繁瑣。政府部門憑這個批文和那個印章辦壹件事，效率是出了名的低。如果不改變這種做事方式，就解決不了公務處理的難題。中國人工作不好是因為管理體制，總是跟不上國際標準。就連香港也遠遠落後。經濟高速發展，但這項工作的效率卻趕不上經濟速度。體制問題還是關鍵。——高新亭簡單說:信息工作有風險，文字處理需謹慎！除了公文，其實公司裏處理文字的文員也壹樣。就像我每次群發郵件，都要戰戰兢兢仔細斟酌壹遍又壹遍，然後再回頭看。主郵箱發出去，我怕全公司都看到妳的笑話。說起來，寫得好是對的，寫錯字是作品的重大失誤。如同墜入地獄，下場不好。說起來，秘書為什麽要找女生？大概是因為女生比較細心吧。信件、指示、文件都壹絲不茍，不能出任何差錯。做了幾年秘書，肯定是早生。-潘鑫渺，是否應該有壹個“文檔編寫儀式”來包含所有可以使用和涉及的官方文檔範式？這樣，公文寫作就搞定了。公務員寫公文是他們的工作，沒必要講這些沒有意義的苦。有哪壹行沒有那壹行難？真的果斷，這些事情應該解決。——楊文公文處理要求每件事都要做細，從事公文處理的工作人員如履薄冰。壹時的疏忽會造成不可挽回的損失，無論公私利益。——馬對處理公文的公務員要求更高。他為人謹慎，抗壓能力更強，比常人有更好的適應能力和處理復雜問題的能力。繁瑣的公文能不能簡單壹點？當初繁體字用了這麽多年也能簡化。現在，復雜的文件處理應該通過使用現代工具和計算機來簡化。——張桓公文好辦，難辦。關鍵看領導的態度。領導不認真的話，公文好辦，就定個形式。如果領導重視，有自己的理解和看法，想表達出來，那麽這個公文就不好做了。現在很多人的公文都是從網上來的。改頭換面鬼混就行了。領導沒看，如果上交了，估計也沒人看。當然，排除了壹些官方文件。——王淩如山，但業內人士都說，做事難。壹方面是真情實感，另壹方面反映出處理事情還是有問題的。劉鵬飛