新聞發布會介紹
作者:易勝華
新聞發布會包括新聞發布會、記者招待會、酒會等多種形式。總的來說，招待會比較自由、隨意，氣氛相對輕松。它可以單獨舉行，也可以附加其他形式，例如，壹些人在招待會後舉行招待會或茶話會。新聞發布會壹般是主題性的，以“回答記者提問”為特色。此外，新聞發布會可以由公共關系負責人進行，而新聞發布會壹般由更高級別的官員參加。在這些形式中，最常見的是新聞發布會。所以我們關註它。為了使解釋更加具體，我們先假設壹個案例，然後結合這個案例來討論:
中國壹家生物制藥公司開發了壹種“艾滋病疫苗”和壹種治療艾滋病的新藥“愛爾必妥”。疫苗可以通過註射或口服的方式植入人體，植入後三天內抗體就會完全產生。當被註射者通過各種傳播途徑接觸到艾滋病毒時，“抗體”將自動發揮其免疫功能。治療艾滋病的新藥“愛爾必妥”可以控制病情，逐步達到治療效果（尚不能治愈，根治藥物正在進壹步研究中）。其有效性已得到藥品管理局的認可並獲得專利。
A企業準備在中國大規模上市這種藥物，下壹步是在國外尋找總代理，所以他們準備在北京召開新聞發布會。因為這款產品填補了中國的空白，處於世界醫療技術的前沿，公司決定花大力氣搞這次發布會。
信息發布的目標受眾為:國內醫學、醫療行業、成人普通公眾，國外公眾僅涵蓋兩者。
擬邀請:新聞媒體；衛生和醫藥管理部門的官員和專家；藥品經銷商、患者代表或關心這項事業的名人。
新聞發布會規模:90家新聞媒體（約100人）、25名官員和專家、40名經銷商、3名患者代表和2名知名人士。
現在妳是中國新聞發布會的總策劃和協調人，妳將如何組織這場發布會？有哪些步驟和註意點？
新聞發布會涉及的事項大致相似，主要包括以下幾個部分:
1，活動策劃和主題確定
2.項目規劃和議程安排
3、資料準備
4.參與者的邀請、溝通和確認
5.時間、場館實施和場景布置
6、產品展示、演示和信息發布
7、現場氣氛控制
本案參與人數不足200人，應為中小型新聞發布會。現在我們來壹步步討論如何做好這件事。
首先，明確要實現的目標和會議類型，以確定其規格、方向和基本風格。
本次大會的主要目的是通過新聞媒體向醫療保健界和公眾傳達新產品的信息、領先技術的形象和“促進人類健康”的品牌形象。新聞發布會類型屬於信息發布，規格要高。因為它是企業的信息發布，因此，與政治會議不同，基本風格不應過於嚴肅，在正式規範中存在活潑性。
二、成立籌備委員會，組織有關人員，確定組織機構和人員保障。
壹場新聞發布會涉及方方面面，所有的工作都是相互聯系、相互關聯、相互交叉的。必須統籌安排，同時多管齊下，單靠壹己之力極難完成。組織、溝通和協調非常重要。
從本次發布會來看，主要工作可以分為幾個部分:活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體邀請與溝通、經銷商邀請與溝通、產品講解與展示、物流與會議、現場布置等。該組織的設立應根據具體情況決定。
建立組織的原則:壹是“專業原則”，即專業的人做專業的事，認識人並善於履行職責。比如經銷商的溝通，市場部是對口部門。其中，專家和官員之間的溝通壹般需要公關負責人和企業高管出面，沒有其他群體。新聞的傳播和材料的準備是公共關系部門人員的專業特長，因此沒有單獨的新聞傳播小組；二是“平衡原則”，按事件設置小組，每個小組的工作量相對平衡；三是“分工”原則，分工要明確，職責要明確，防止出現互相推委的現象。此外，上下級分工和橫向協作要明確；第四是“扁平化原則”，在大型活動中壹般有多層次的“金字塔”結構，但在中型活動中，不宜有很多層次，以確保靈活性，人員不要太多，要精幹高效；第五是“制度性原則”。雖然它是壹個臨時組織，但壹旦加入該組織，其人員就應受到規章制度的約束。
這裏有壹個建立機構的方法:
新聞發布會涉及各個部門。壹般來說，公司的最高管理層和主管副總裁將在籌備委員會中擔任壹定的職務。公司的最高管理層，甚至最高* * *都會發表壹些講話和聲明。在整個活動過程中，相關部門的工作可能會與他們的日常工作及時沖突，因此贏得各部門的理解和支持非常重要。
組織壹場新聞發布會需要大量的精力和時間，有條件的企業可以邀請專業的公關公司代理。
第三，確定時間、流程和目標管理，並進行反饋和調整。
時間控制壹般以時間表（倒計時）的形式表示。註意合理安排時間，同時留有余地。壹般來說，前面的時間和進度要安排緊湊，以確保後期有時間調整、分配和改進。
過程管理是指整個活動是壹個系統工程的過程管理，各種工作內容之間的相互聯系、協調和配合及其有機結合。例如，在本次活動中，只有確定主題內容和意義才能確定議程和規格，只有確定規模和規格才能確定人數，只有確定人數才能實施場地，現場布置場地。過程管理使總協調人對整個活動的各個部分有清晰的了解，很容易找出工作的關鍵點、重點和難點，壹般用程序框圖來表示。
第四，活動策劃，確定活動主題。
活動策劃主要包括以下內容:
1，會議議程規劃和安排
大多數新聞發布會的整個過程都是談話、讀稿和例行演示。事實上，新聞發布會雖然是正式會議，但可以更加活躍，尤其是會議的開場。
從產品性質來說，套路化的唱跳顯然不適合。然而，很明顯，以壹對因獻血而感染艾滋病的母女的戲劇性經歷為開場寫壹部戲劇或小品將更具創新性，而且不會破壞整個會議的風格。
在安排會議議程時，我們應該註意緊湊性和連貫性。從實用的角度來看，壹般控制在壹到兩個小時為宜。特別是發言時間，發言的字數應控制在闡明問題的長度上，不宜過長或過短。實際上，15分鐘到20分鐘是比較合適的。
2.主題策劃
會議的主題可以有多種理解方式。主題中直接出現“XXX會議”字樣是很常見的，有些還有很大的主題。下面是題目，也有兩者結合的。
例如，這個會議可以有這三種形式:
（1），企業艾滋病新藥上市新聞發布會。
（2）“讓人類遠離艾滋病”
——A企業艾滋病防治新藥上市新聞發布會
（3）、“壹個企業？遠離艾滋病”新品發布會。
主題會出現在場景的背景板中，媒體也會經常提及，所以要簡潔朗朗上口，字數不要太多。
此外，根據國家新聞出版有關部門的規定，任何主題中帶有“新聞”字樣的新聞發布會都必須經過國家新聞出版署批準。壹般來說，在實踐中，許多企業省略了“新聞”壹詞，並采用其他名稱。
這樣，整個會議可以是如下虛擬的簡單議程:
“壹家公司？遠離艾滋病”新品發布會。
議程表
地點:北京國際會議中心X樓XX廳
時間:XX年9月15日（星期壹X）
上午9:30-11:30
9: 00-9: 15公司特別介紹電影放映
9: 15—9: 30小劇
9: 30-9: 35:主持人宣布開會，嘉賓介紹。
9: 35-9: 50總統講話
9: 50-10: 10新產品介紹
11:00—11:30回答記者的問題。
11: 30主持人宣布會議結束。
動詞 （verb的縮寫）確定參與者。
確定參會人員是壹項非常重要的工作，也是壹個可變因素，它的變化將影響整個會議的規格和規模，進而影響會議的所有因素。例如，重要人物的出席和缺席可能會影響規格，或者為了方便起見，會議的地點或部分會議將在機場或貴賓室舉行，或者調整時間。因此，這是整體協調工作控制的“關鍵點”，應予以重點關註。
在參與者的選擇上，以服務出版內容需求為原則，選擇關聯性強的人員參與。壹般來說，官員選擇說話更有分量的人，而專家則是在該領域取得成就或聞名的人。本次會議的官員和專家主要來自衛生、醫藥、質量監督、工商管理、行業協會和學術機構。
病人代表是壹個難題。醫院有義務平等對待艾滋病患者並為其保密。由於觀念的原因，很少有人可以公開參加會議，但可以找到他們，但需要他們的同意。此外，壹些外國明星和電影明星公開感染艾滋病毒，因此我們可以嘗試與他們聯系。
熱心於艾滋病宣傳的知名人士濮存昕可以考慮嘗試與他的經紀人取得聯系並確定他的時間。
記者是新聞發布會最重要的部分。壹般來說，先列壹份邀請名單，提前壹周發出邀請函，然後通過電話落實。時間突然的新聞事件可以通過電話和傳真制作。實施後做好分類統計。本次會議的媒體分為四個部分:日常政府媒體、晚報和都市報等大眾媒體、醫療衛生專業媒體和國際或海外媒體。
不及物動詞制定活動計劃和具體操作方案。
活動計劃案例是壹個指導整個活動的戰略和戰術文本，用於計劃活動。壹般來說，由裁談會核心成員提供。
具體操作方案用於企業或協助公關機構指導整個活動的具體操作，壹般比較詳細，具體到每個人的每壹步，甚至到徽章的內容，時間具體到分鐘。壹般會議人員留壹份。
七。準備新聞稿和相關材料
提供給媒體的材料壹般是廣告手提袋或文件袋的形式，經過妥善安排和有序擺放，然後在新聞發布會前分發給新聞媒體。順序如下:
1會議議程
2.新聞稿
3、演講演講
4.公司手冊
5.相關圖片
6.紀念品
7.企業新聞負責人名片（新聞發布後進壹步采訪，新聞發布後聯系）
新聞稿包括以下內容:
1，新聞通稿。字數少，壹般在1000字以內，發布快。壹些媒體在新聞發布會後不到壹小時就發表了這篇文章。有人稱之為“矛”。
2.時事通訊。篇幅較長，內容充實，壹般是深度分析和重點報道。可以詳細闡述信息無法清楚解釋的背景等問題。
壹般來說，壹條新聞就足夠了，而簡訊可以從不同角度提供多條新聞，也可以通過回答記者提問的形式來表達。有人稱之為“矛”。
3.背景材料。
4、圖片信息。
上述資料壹般以書面形式提供，也可以電腦光盤和軟盤形式附上。
5.重要講話。對記者有益的演講。比如企業最高領導、主管技術和營銷的領導的講話等。，還有壹些具有新聞價值的代表發言也可以納入記者的信息，但標準是有利於記者報道。
6.公司宣傳冊。
7.出席會議的重要人物和名人的資料。
八、時間選擇和場地實施、場地布置。
時機是新聞策劃中的壹門藝術。不同的發布時間有不同的效果。
企業新聞發布會有時不得不避開重大活動和會議。比如“兩會”期間，版面緊，大部分記者都有計劃，時間無法保證。有時有必要接近某些機會，例如當相關性較大時，以發揮借勢的作用。
例如，這個會議可以在國際艾滋病宣傳日舉行，這樣會有很好的效果。當然，考慮到企業自身的情況，值得等待這個機會嗎？妳能及時來嗎？有必要嗎？整體分析後再做決定。
此外，在時間方面，人們壹般會選擇容易記住的日子，例如節日，壹些禁忌的日子應該避免在1月初和1月末。如果是周六周日或其他節假日，可以考慮下午。
在選址時，壹般會綜合考慮以下幾點:
壹個是品味和風格。
場地可以是室外的，也可以是室內的，但室內是常見的。因為各方面的匹配更好。
酒店有不同的星級。從這次發布會來看，選五四星是可以的。
此外，非正式會議，或接近自然和健康的產品屬性，可以在避暑勝地和其他地方舉行。
酒店也有不同的風格和不同的定位，例如人民大會堂和釣魚臺國賓館更具政治性，凱賓斯基和希爾頓更具德國和美麗，而其他酒店則更具運動性，例如亞運村或奧運會。選擇酒店的風格應該與會議的內容壹致。
第二是實用性和經濟性。
這個會議廳能容納多少人？講臺有多大？投影設備，電源？套裝、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務怎麽樣？
住宿、酒、食物和飲料的供應？
價格合理嗎？有沒有浪費空間
等等，這些都要考慮。
第三是方便。
與主要媒體和重要人物的距離，交通便利和停車方便嗎？
現場布置圖，包括以下主要內容:
1，背景布局。主題背景板包含主題和會議日期，有些會寫下舉辦城市。顏色和字體美觀大方，顏色可以基於企業VI。
2.酒店的外圍布局，如橫幅、豎橫幅、飄氣球、拱形門等。，因酒店而異，有些是允許的，有些是不允許的。
3.座位的擺放。
擺放位置:壹般情況下，新聞發布會放在講臺上，桌子放在下面，壹些非正式會議和討論會議放在圓桌上。註意確定主席臺人員。但目前很多會議采用的是主席臺只有椅子和發言席，貴賓坐在下面第壹排的方式。
安置原則:“位置高的人在前中，自己人在側後。”
會議可以這樣安排:
（1）第壹排和第二排:貴賓和商業領袖。那些地位較高的人往往在中間和前面。人多的話可以考慮兩排，最邊上的位置空出來。如有必要，還會有座位卡，標明貴賓和企業領導人的姓名，有時還會標明單位和職位。
（2）第三排以下有幾排:記者席，電視記者盡量排在前面，在通道壹側，鏡頭可以面向主席臺或掃描下面的會場。
（3）再次爭奪經銷商席位。
（4）公司普通員工和公眾席。
註意座位的預訂。壹般後面會準備壹些沒有桌子的座位。
4.相關設備在發布會前要反復調試，確保不出現故障。
5.入住和問候:壹般在大堂、電梯口和角落都有引導和指示歡迎標誌，壹般酒店都有這項服務。請提前歡迎女主人。
在壹般會議上，與會者被要求留下名片，並準備壹個“請給妳名片”的盒子。
九、現場管控。
現場控制是整體協調者適應能力的壹部分。事實上，壹個好的協調者首先會做的工作是:第壹，防止變量的發生。比如平時做壹些訓練，事前做壹些彩排。從實際的角度來看，場景的突然變化往往是由於溝通不暢、考慮不周和禮貌。重點應該放在這些方面；其次，我們應該提前準備替代品；再次，註重現場靈活處理技巧的積累。
前來的官員和經銷商應相互陪同和溝通，前來的記者應受到平等對待，某些信息不應向媒體A透露，而應對媒體B保密..記者親自挖掘的新聞壹般不宜告訴他人。
在對氣氛的控制中，總協調者處於平衡的“重心”，氣氛輕松活潑，參與者的心情也會舒適。另壹個重要因素是主機。如果妳自己主持會更好，但妳經常太忙。因此，在新聞發布會中，您需要提前安排壹些事情並提前與主持人充分溝通，以便他或她可以對整個會議的風格有壹個大致的了解和把握。
在產品演示和講解過程中，可以運用壹些現代科技手段，結合制作精良的示意圖、三維圖形、視頻、幻燈片等。，幫助參與者理解。
回答記者提問時，壹般來說，由壹名主答者負責回答，必要時，如果涉及專業問題，將由其他人協助回答。
在國內，大多數記者不會問惡意的問題，有時甚至連善意的問題也很少涉及，這往往讓人感覺太刺激了。事實上，提問可以反映記者對會議內容理解和把握的廣度和深度。是記者站在公眾的立場上提出的爭議點、關鍵點、難點和“點”，更有利於傳播。
在記者會之前，將準備壹份記者問答備忘錄的大綱，並提前達成協議，特別是針對主提問者和輔助提問者。
在新聞發布會的過程中，您應該認真回答記者的問題，禮貌地停止無關或冗長的問題，並直接禮貌地講述與企業機密相關的問題。壹般來說，記者可以理解他們，而其他人可以禮貌地回答他們。采取“不予置評”的方式是不合適的。對於需要大量解釋的復雜問題，妳可以先簡單地回答要點，然後在會後邀請他們討論。
整個會議應該有壹個正式的結論。如果會議計劃在11: 30結束，則應舉行午餐招待會或自助餐宴會。大會結束時，主持人會通知時間和地點。
新聞發布會後和宴會前，更深入的采訪通常安排在貴賓室。
值得註意的是，發布會很復雜，方法也不同，還有很多細節無法在此體現。這只是壹種方法，更多的需要讀者在實踐中體會。