知識管理的職能及其與組織學習的關系
時間:2002-04-29 00:52:53 作者:王如富 徐金發 徐嬡 來源:未知 閱讀次數:1306
摘要：本文首先指出知識管理是知識經濟時代的必然要求，然後分析了知識管理的基本職能、知識庫的組成和要求，最後分析了知識管理與組織學習的關系。 關鍵詞：知識管理；知識庫；組織學習 [b]1、知識管理是知識經濟時代的必然要求[/b] 隨著知識經濟時代的來臨，企業將主要通過知識而不是金融資本或自然資源來獲取競爭優勢。企業的知識將成為和人力、資金等並列的資源，並且成為企業最重要的資源。勞倫斯*普魯薩柯〔1〕（Laurence Prusak）指出：唯壹能給壹個組織帶來競爭優勢，唯壹持續不變的就是知道什麽，如何利用所擁有的知識和以多快的速度獲取新知識。 知識管理就是對壹個企業集體的知識與技能的捕獲，而不論這些知識和技能是存在於數據庫中、被印刷於紙上亦或是存在於人們的腦海裏，然後將這些知識與技能分布到能夠幫助企業實現最大產出的任何地方的過程。知識管理的目標就是力圖能夠將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人以便使他們能夠作出最好的決策。知識管理是知識經濟時代的必然要求，這是因為： 首先，知識管理是培養企業能力的基礎性工作。在知識經濟時代，企業內部能力的培養和各種能力的綜合運用被看做是企業取得維持和競爭優勢最關鍵的因素〔2〕。企業競爭的成功不再被看做是轉瞬即逝的產品開發或戰略經營的結果，而是企業能力發揮作用的結果。管理者的任務是通過選擇使企業在能夠發揮其能力的廣闊領域中從事生產經營活動。加強知識管理以後，企業員工通過對外來知識的學習，能迅速適應外部環境的變化，對內部知識的學習能增強他們在碰到類似問題時的解決能力。企業也只有加強知識管理，才能逐步積累、歸納、提升經營過程中的隱性知識，形成企業的壹筆寶貴的財富。 其次，知識管理是企業在知識經濟時代有效、正確決策的基礎。在沒有知識管理的時候，當員工需要某類知識時，他可能得不到或無法及時地得到所需的準確知識。若他得不到所需的知識，那麽他作出的決策可能是"拍腦袋"式的；若他無法及時方便地得到所需的知識，那麽會影響到決策的效率，從而無法迅速適應環境的快速變化；若他得到的是過時的或錯誤的信息，作出的決策可能是不正確的，給企業帶來致命的影響。 第三，知識管理和其它資源管理相比有自己的特殊之處。知識資源有如下的特點：（1）知識可以以出版物、數據庫中內容的形式出現，也可以存在於員工的頭腦當中。知識不象其它資源那樣有形的，而近似為無形的、難以計量的；（2）企業的知識壹部分來自於企業的外部，這就要求企業始終保持關註，從浩瀚的知識海洋中敏感而及時發現對自己有用的知識和信息；企業的另壹部分知識要靠企業自己在生產實踐過程中積累歸納形成。知識不象企業所需的人力資源那樣可以到市場上去尋找，也不象金融資本那樣可以到金融市場上去籌集；（3）知識不會因使用的人多，而每個人分到的越少或者產生任何的損耗，而是其產生作用的範圍越大，對企業越有價值。（4）壹個人是否願意把他頭腦中的知識拿出來與大家***享取決於他個人的意願，不能強迫進行。知識的這些特點讓知識管理也有自己的特殊之處，所以要對如何開展知識管理加以研究。 本文在第2、3部分闡述了知識管理的基本職能，企業知識庫的組成和對它的基本要求，在第4部分分析了知識管理與組織學習的關系。 [b]2 知識管理的基本職能[/b] 知識管理的基本職能有四個〔3〕，如圖1所示，它們分別是外化、內化、中介和認知過程。 （1）外化 外化首先包括壹個強大的搜索、過濾與集成工具，從組織的外部知識與內部知識中捕獲對企業現在和未來發展有用的各種知識；其次是外部貯藏庫，它把搜索工具搜索到的知識根據分類框架或標準來組織它們並存儲起來；再次是壹個文件管理系統，它對貯存的知識進行分類，並能識別出各信息源之間的相似之處。基於此，可用聚類的方法找出公司知識庫中各知識結構間隱含的關系或聯系。最終地，外化的作用是通過內化或中介使知識尋求者能夠得到所捕獲搜集到的知識。 （2）內化 外化是從組織外部廣闊的知識海洋中捕獲對本企業有用的知識、發現組織內部存在的各種知識特別是隱性知識並進行集成以利於傳播，內化則是設法發現與特定消費者的需求相關的知識結構。在內化過程中，通過過濾來發現企業知識庫中與知識尋求者相關的知識，並把這些知識呈現給知識需求者。內化能幫助研究者就某壹問題或感興趣的觀點進行溝通。在內化的高端應用軟件中，提取的知識可以以最適合的方式來進行重新布局或呈現。文本可以被簡化為關鍵數據元素，並以壹系列圖表或原始來源的摘要方式呈現出來，以此來節約知識使用者的時間，提高使用知識的效率。例如，國際制藥公司的研究者們可以針對他們的項目提出疑問，快速瀏覽與此相關的先前的研究，從浩如煙海的記錄和報告中發掘出所需的知識概要。 （3）中介 內化過程強調明確、固定的知識的傳送，而中介針對的則是那些無法編碼存儲於企業知識庫中的知識，它將知識尋求者和最佳知識源相匹配。通過追溯個體的經歷和興趣，中介能把需要研究某壹課題的人和在這壹領域中有經驗的人聯系起來。設想某壹制藥公司的研究人員，針對某壹藥品壹系列不尋常的副作用所產生的疑問，而在公司的信息庫中卻找不到什麽相關的資料；但是中介這門技術則為研究人員提供了另壹國家研究人員的名字。系統內的特征信息顯示，他在同壹實驗領域經驗豐富，這兩個研究人員因而可以就藥品副作用的潛在原因彼此分享他們的知識與經驗。 （4）認知過程 認知是經由前三個功能交換得出的知識的運用，是知識管理的終極目標。現有技術很少能實現認知過程的自動化，通常都是采用專家系統或使用人工智能技術，並據此作出決策。壹家保險公司用自動化系統來確定顧客的賠償案是應當打官司還是償付，在全自動的認知系統出現的同時，在工作流中實現合並認知的技術也有了同步的發展。但是如果工作流系統被賦予壹種利用已有知識的能力，工作流引擎便能依據近似的情形自動作出決策。 [b]3 企業知識庫的組成與要求[/b] 企業知識庫由以下的壹些知識組成〔4〕： [list=1] [*]企業基本信息，包括公***關系信息，年度報告，出版物，企業總體介紹等 [*]企業組織結構信息，包括地址、代理商、分公司、服務中心等的信息 [*]產品和服務的信息，包括技術專長、服務特點等 [*]基本流程的信息 [*]關於專利、商標、版權，使用其它企業技術、方法許可證的信息 [*]顧客信息 [/list] 決定壹樣信息是否存儲到知識庫中去，看是否是員工學習所需要的，是否能幫助員工有效地完成他的學習和商業目標。 知識庫中的知識必須是員工需要的，但並不限於只是本企業產生的知識。很多企業知識庫中還有他們的競爭對手及其產品和服務的信息。這些信息可以是本企業競爭分析部門的分析結果，也可以是從外部產業跟蹤者那兒購買到的。 信息類型的知識是顯性知識，很容易用語言、數據表達。很多這樣的信息已經存在於紙上，公司出版物或報告中，但由於分發有限未能到達最需要他們的人手中，存儲於知識庫中就可以解決這個問題。員工擁有的壹部分知識是隱性的，來自於經驗多於事實，壹些企業作了很大努力來讓這些隱性知識變成顯性知識。由於每個員工只擁有整個過程某壹環節的隱性知識，作為知識管理部門要把員工各自擁有的知識集成為過程的知識。集成的程度既取決於隱性知識顯性化的難易程度，又取決於企業隱性知識保密的難易程度。因為這部分知識是企業核心能力的最重要的部分，對它進行管理的目的是擴大這類知識在本企業內的作用範圍，但又要防止這類知識流傳到其它企業中去，為其它企業的效仿提供壹定的可能性。 知識管理必須創造知識***享的良好環境〔5〕。由於隱性知識是最接近經營活動過程的員工的私人信息。很多員工會認為他擁有的這部分私人信息是他的個人價值所在，如果把這部分隱性知識拿出來與大家***享，他可能會因為沒有價值而失去工作。這樣做是和知識管理的目村相違背的，不利於企業形成整體的核心能力，核心能力發揮作用的範圍也極其有限。因此要鼓勵員工把隱性知識貢獻出來與大家***享，對員工的考核指標應加上他對企業知識貢獻的程度。如在某公司五級營銷員體制中，規定低壹級營銷員要升為高壹級營銷員時，除考核年銷售額外，還要考核他壹年中給營銷員的上課次數和他培養出了幾個稍低級的營銷員。這樣極大地促進了隱性知識的相互學習。 為了達到知識管理的目的，對知識庫有壹些最基本的要求〔4〕是： （1）組織數據庫並讓其有效。如果想讓知識庫成為學習的工具，那麽它必須被很好地組織，知識新，易於進入或查詢。如果員工在庫中很難找到他們需要的東西，他們或者通過其它途徑更有效地去尋找他們工作中所需的知識，或者沒有所需的知識就去做工作。 （2）數據庫中知識的精確性。有壹些數據庫中，數據壹經輸入，它們即使已經過時或能被更精確的數據替代，而仍未被更新。讓員工確信他們從庫中得到的信息是精確、及時、可靠的。如果他懷疑數據的精確性，不用很久，他將不再使用知識庫。 （3）讓所有員工直接進入知識庫。特殊的部分可能因為數據的敏感性而需要口令或其它安全措施。每壹個員工不必經過同意就可進入他工作中所需的知識庫中去，否則就和及時學習原則相背離。 [b]4 知識管理與組織學習的關系[/b] 知識管理依靠知識庫中的知識被員工使用來發揮作用。員工首先要學習知識庫的知識，才能增長他們的才幹，並在工作中作出正確的決策或提高工作的效率。彼得*聖吉〔5〕說，現實企業如此短命的原因是企業在學習能力上有缺陷，即"學習障礙"，這種缺陷使企業在環境改變時不能迅速應變，從而嚴重損害了組織的生存與發展，使組織被壹種無形的力量所支配甚至吞沒。由此可見組織學習對於現代企業生存與發展的重要意義，圖2是企業中組織學習〔6〕的示意圖。 組織學習可被分為以下三類： （1）顯性知識的學習 外部資源中的知識具有公***產品的性質，但並不會因為它的存在而自然地增加企業的能力。企業只有通過自己的學習，才能讓企業真正懂得並去應用這些知識。這些知識的學習不能形成企業的核心能力，不能讓企業獲得競爭優勢，但是是企業生存並跟上社會進步所必須的，否則企業就會落後於社會的發展而被淘汰。企業可以通過對這部分知識的學習，並把它應用到生產實踐活動中去，從中可生成企業部分的核心能力。 （2）過程學習，即向經營活動學習，也就是常說的"幹中學" 這個學習能力的強弱決定了企業在經營活動中增值了的知識的大小。也就是說不同的企業由於學習能力的不同，會從類似的經營活動中得到的經驗教訓是不壹樣的。這些經驗教訓大部分是方法類的知識，屬於企業核心能力的範疇，能夠讓企業在以後類似的經營活動中獲得競爭優勢。如杜邦公司曾經經營染料業，從中學習到了在合成纖維領域取得卓越成效所必需的知識，即染料合成和使用的知識。這些知識讓公司相信其有能力解決尼龍的染料著色問題，從而讓公司開始著手開發尼龍，後來獲得了很大的成功。 （3）隱性知識的學習，主要表現為員工之間的相互學習 參與經營活動的人員總是占有較多的從經營活動中學習到的企業核心能力類知識，這類知識可能對企業的其它部門的工作也有意義，因而要通過內部學習來擴大核心能力發揮作用的範圍。內部學習可采取相互交流、師傅帶徒弟等形式。 由此可以看到，知識管理貫穿於組織學習的始終。如過程學習中獲得的隱性知識，通過知識管理工作來集成這些隱性知識，並把它存儲於企業的知識庫中。而知識管理又為組織學習提供各種合適知識的源泉和壹個方便的工具。知識管理把對企業發展有用的各種知識收集存儲於知識庫中，供員工進行各種類型的學習，提高他們的學習效率。知識管理只有通過組織學習，這些知識才能化為員工工作的力量，讓知識真正成為企業最重要的資源並發揮作用。知識管理和組織學習是相輔相成，相互促進的，它們都將是在不遠的將來企業致勝的法寶。 作者簡介： 王如富，浙江大學工商管理學院博士生 徐金發，浙江大學工商管理學院副院長，教授，博士生導師 徐嬡，福建省外經貿委對外經濟貿易研究所 作者單位：浙江大學工商管理學院，杭州 310027 參考文獻 1.維娜.艾利Verna Allee著.劉民慧等譯，知識的進化.珠海出版社.1998-09 2.尼古萊.福斯.克裏斯第安*克努森編.李東紅譯.企業萬能 面向企業能力理論.東北財經大學出版社.1998 3.陳立輝編譯.定義知識管理.BBS水木清華站bbs．net．tsinghua．edu．cn 4.Daniel R．Tobin，Networking Your Knowledge，Management Review，April 1998 5.彼得.聖吉，第五項修煉--學習型組織的藝術與實務.上海三聯書店出版.1997-10 6.陳勁，王如富.知識經濟與企業核心能力的培養.中國軟科學.1999（3）