“預備通知”和“預通知”式的錯誤行文並沒有收斂，負面影響還在不斷擴大。為促進公文寫作和公文研究的規範化，特撰此文進行深入思考和研討。
壹、篩選典型實例指訛糾錯
為簡明起見，從各級機關公文中篩選部分有代表性的實例加以說明。如：企事業單位發的“預備通知”和“預通知”，標題事由中，有的己用了“準備”“籌備”之類的詞，竟然在“通知”前面還加上“預備”或“預”，如《關於籌備教學工作現場會的預備通知》，實屬錯上加錯。
總體來看，除了召開會議和組織活動兩種主要情形外，有的公文還將涉及壹般性工作的通知，也弄成“預備通知”或“預通知”，如：《關於做好示範性城鄉壹體新社區創建有關工作的預備通知》《關於組織2015年度國家自然科學基金申報工作的預通知》《關於做好2013年度參政議政有關工作的預通知》《關於單位辦公樓搬遷新址的預通知》《關於開展2015年產業振興和技術改造項目組織申報準備工作的預通知》等等。可以看出，實踐中用“預備通知”和“預通知”行文的情形已經到了混亂不堪的程度。
二、剖析病因病理撥亂反正
（壹）剖析病因病理
“預備通知”和“預通知”行文之亂象，除上級機關“示範性”影響、下級機關盲目效仿外，同黨政機關網站和文秘、應用寫作類網站的錯誤推介、引導關系很大。筆者瀏覽這些網站時發現，不僅“預備通知”和“預通知”的例文病誤相當嚴重，網站在理論上的闡釋也具有壹定誤導性。比如：“會議預備通知是通知中較為特殊的壹種類型，內容是會前受文單位需要準備的事項，會議的程序和內容不應列入，未列入的內容應在正文結束處用‘將另行通知’字樣交代清楚。”“黨政機關在召開某些重大會議時，需要在正式會議召開之前讓參加會議的所屬單位或個人做壹些準備工作，而這些準備工作，工作量較大，需要較長時間才能完成時，常使用這壹文體。會議預備通知屬於壹種‘預備通知’，與預備會議的通知不同，後者屬於壹般性的通知。會議預備通知由標題、正文和落款三部分構成：標題由發文機關、事由和文種類別‘預備通知’字樣組成，壹般不宜省略，特別是‘預備’二字要標明，以示與其他類型的通知相區別。”這些闡釋錯訛嚴重，必須糾正。
1.不宜將“預備通知”和“預通知”視作文種
以往發布的公文處理文件及2012年實施的《黨政機關公文處理工作條例》，都未將“預備通知”和“預通知”規定為文種。很明顯，將其視作文種於法無據，實為學界個別人對實踐中的錯誤做法進行錯誤總結所致。這樣做，只能造成文種使用上的混亂，極不利於公文寫作和公文研究的規範化。
2.贅加的“預備”“預”壹詞無法充當事由的組成部分
從道理上來講，公文標題中除了發文機關名稱和文種外，其他成分只能是事由要素。然而，從語法角度分析，文種前面贅加的“預備”壹詞，只能和“通知”組合，根本無法獨立成為事由的組成部分。
3.在文種“通知”前加“預備”導致錯誤語意
“預”詞義為預先、事先：‘預先”系副詞，“事先”系名詞：“預備”詞義為準備，“準備”詞義為預先安排或籌劃、打算，系及物動詞。“預通知”可理解為“預先通知”（狀中結構）、“事先通知”（定中結構），似可說得通：但“預備”和“準備”這樣的動詞可帶謂詞性賓語，表示準備幹什麽，“預備通知”即“準備通知”，兩者均系述賓結構，從語意來講，到底是通知還是不通知，令人匪夷所思。不僅標題如此，正文也壹樣。如開頭段的承啟句表述成“現將有關事項預備通知如下”，或表述成“預通知有關事項如下”，讀時感到很不通順，均宜改成“現將有關事項通知如下”。
由於此種行文存在種種弊病，即使將“預備通知”和“預通知”視作通知中的壹個小類別，它們也很難成為約定俗成的規範類型。
（二）規範通知標題
擬制公文標題，要講究技法。摒棄“預備通知”和“預通知”式的標題，須運用語法、修辭和邏輯等知識，區分不同情況加以規範。
1.需要做較充分準備的情形
此種情形，若強調準備工作的話，標題可采取下面的結構形式（事由為動詞性述賓結枸：發文機關名稱+“關於”+“做好參加……會議準備工作”+“的”+“通知”。）也可采取下面的結構形式（事由為名詞性偏正結枸：發文機關名稱+“關於”+“……會議有關事項”+“的”+“通知”。
2.準備工作單壹明確的情形
此種情形，可將原標題中的“預備”或“預”刪去。還可根據具體情況擬制不同類型的標題：
壹是以會議形式組織的較常規（歷年或歷屆都舉辦）的活動，可采取下面的結構形式：發文機關名稱+“關於”+“……競賽（論壇、年會、研討會）有關事項（事宜）”+“的”+“通知”。
二是僅強調完成某項單壹工作，如強調組織參會時，可采取下面的結構形式：發文機關名稱+“關於”+“組織參加……培訓（臨時性的競賽）”+“的”+“通知”。如果僅強調大會發言，可采取下面的結構形式：發文機關名稱+“關於”+“做好……大會發言準備”+“的”+“通知”。
3.不需要做什麽準備的情形
某些會議通知（多限於本單位範圍內的小型會議）從內容來看，並未要求所屬部門（單位）做什麽準備工作：個別不涉及外單位的較大型會議，時間、地點均己確定，且不必準備什麽，發完預通知後無須再發通知。此種情形，根本沒有預備和不預備之分，不宜把文種弄成“預備通知”或“預通知”。
關於“會議的程序和內容不應列入”的闡釋明顯錯誤，也不符合實際。不僅前面表中各例足以證明，而且從事理來講，缺少會議程序和內容，讓受文單位如何準備？要做到此類通知內容規範，須明確它與臨近會議召開時發的通知的區別所在。有的將後發的通知稱作“正式通知”，實際上並不確切，標題中也沒必要加“正式”二字。如《×××關於召開……會議的正式通知》，可改成《×××關於參加……會議具體事宜的通知》。其正文壹般包括會議組織（承辦或協辦單位），報到時間、地點、日程安排、食宿安排、會議費、提交會議的材料等內容。在前壹通知中己明確的內容，後壹通知中壹般無須重復。預先發完通知後，情況沒有什麽變化的，不必再發通知：某些小型會議，僅時間或地點有變化，可以用電話、短信等其他形式通知，不必再發通知。
由此可以看出，會議具體時間、地點都已確定的情況下，不宜在發預通知。而會議具體時間、地點多未確定的，宜在正文主體部分之後加以說明。除此之外，還應特別註意兩點：壹是避免開頭段承啟句的表述與正文主體部分內容不符；二是避免開頭段和下文在表述上無端重復。這樣更能促進公文的規範化。