海外中國教育基金會的議事決策機構為理事會。根據章程，理事會成員由全體會員在換屆選舉產生，或在平常時期由理事會經既定程序增補。理事會的負責人可為理事會主席，也可由會長兼任。
理事會下設執行委員會，其功能為輔助會長做出日常行政工作中的重大決定。
基金會的主要負責人為會長（兼任CEO，根據章程兩職務由同壹人擔任）、秘書長和財務長及若幹副會長。其中會長、秘書長和財務長需由理事擔任，並由理事會選舉產生。
所有的組在行政關系上都從屬於會長領導下的執行委員會。基金會並設有委員會機制，主要起在特定方面議事及部分組間協調的作用。
基金會根據需要設立分會等分支機構。
第十壹屆理事會
(任期：2009年10月至2011年10月)
會長: 梁 敢 (休士頓)
副會長： 沈中（芝加哥）
秘書長： 楊敏(廣州)， 副秘書長: 魏慶泓（佛羅裏達）
財務長： 胡曉 (休士頓)
其它理事： 王安雯（紐約），陳世儀（休士頓），蔣瑩瑩（北京），方瑋婭（舊金山,暫離） ，劉倩（北京），李瑤（紐約），熊蘭瑛（費城） ，趙長聰（多倫多），張東生（伊利諾斯州），馬南（北京），卓韻寶（上海）
註：以上僅列出理事會目前的成員，不包括在任期間辭去理事的人員
以下為執行機構:
委員會和功能組
執行委員會(Executive Committee): 執行委員會領導所有其它的委員會和功能組。執行委員會的運作按理事會的制訂的有關規定，在執行長(會長兼任)的領導下進行.
執行長: 梁敢（休士頓）
委員： 楊敏（廣州）、胡曉（休士頓）、王安雯（紐約）、沈中（芝加哥）
在執行委員會下設有下列委員會(或小組) 及其負責人員 ：
(壹) 美國事務：
1 財務組 組長：胡曉（休斯頓） ；副組長: 陳世儀（休斯頓）、蔣瑩瑩（北京）
2 募捐組 組長：趙長聰（多倫多）；副組長：莫壹非（威斯康辛州）
3 分支機構管理委員會 主席：張東生（伊利諾斯州）
4 會員及捐贈人服務組 組 長：楊浩（科羅拉多），副組長：萬樹慧（俄亥俄州）、 張睿（新澤西）
5 出版協調委員會 功能：負責協調《鄉村少兒》、《義工簡報》、回信和設計各小組之間的聯系和資源，統壹協調和響應基金會其他各功能組在宣傳、出版方面的需求。
主席：楊敏 （廣州）
6 公***關系組 組長：沈紅梅（加州）；副組長：歐陽美梅
公關組義工主要與公眾溝通交流，以建立良好關系和尋求外聯機會。如果您對與人溝通交流（比如媒體交流、公關宣傳推廣活動、內部溝通）感興趣，歡迎您加入公關組。PR group aims to build quality relationships and outreach opportunities with our publics through communication. If you are interested in communication (e.g., media relations, PR campaigns, internal communication), please join us.
7 人力組 (美國) 組長： 繆玉婷（舊金山）
8 IT組 組長：沈中（芝加哥）； 副組長：孫泉 （北京）
9 網站組 組長：韓東霖（安大略）；副組長：何琳
10 論壇組 組長：張霖峰（新澤西州）
11 秘書組 組長：鐘敏（阿拉巴馬州）
(二) 中國事務：
12 中國事務協調委員會 功能：協調中國事務各組之間的聯系以及指導各組工作。
代主席：熊蘭瑛（費城）；副主席：卓韻寶（上海）；委員：劉秀（北京）、方瑋婭（舊金山）、劉倩（北京）、馬南（北京）
13 助學金項目組 組長：卓韻寶（上海）；副組長：蘇貞娟（上海）、卓韻寶（上海）
14 高中生獎學金項目組 組長：賀慶（上海）
15 圖書資助項目組 組長：劉倩（北京）；副組長：劉秀（北京）
16 教師資助項目組 組長：周駿（上海）；副組長： 羅克（北京）
17 特殊項目組 組長：李瑤（紐約）
18 監察探訪組 組長：馬南（北京）；副組長：張傳智（鄭州）
19 人力組 (中國) 組長：薛英（新疆）；副組長：毛俊花（山東）