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內部控制風險案例分析

壹,高校內部風險控制的含義

風險是指行為人遭受損失的大小,以及在壹定條件下和壹定時間內,由於各種結果的不確定性而導致這種損失的可能性。高校內部控制風險是由於高校內部控制建設和實施中存在諸多不確定因素,使內部控制發揮風險防範作用,影響高校內部控制的有效性和目標實現,或導致內部控制失效的不確定性。

二,高校內部風險控制的特點

普遍性

隨著高校規模的不斷擴大和經濟的多元化發展,高校擁有的資產和負債大幅增加,高校內部控制風險日益顯現。高校內部控制風險客觀存在於高校管理的各個環節,受控制環境、風險評估、控制措施、信息與溝通、監督等因素的影響。當內部控制系統的五大要素在內部控制中發揮積極作用時,內部控制風險發生的可能性較小,反之,則較大。

隱瞞

高校內部控制風險的隱蔽性在於由於疏忽大意沒有建立相應的內部控制制度或內部控制被人為違反。如果這種行為沒有被發現或者沒有產生任何經濟損失,就會形成潛在的風險。當這種潛在風險不斷擴大和積累時,就會形成現實風險,影響高校的發展。因此,高校內部控制風險具有很強的隱蔽性。

(3)可控性

雖然高校內部控制風險客觀存在,但並不意味著風險不可抗拒、可控。相反,只要高校重視內部控制制度,加強風險管理,建立風險評估機制,及時發現內部控制中的管理漏洞並加以糾正,就會降低內部控制風險,促進高校健康可持續發展。

(4)危害性

高校內部控制的潛在風險壹旦轉化為現實風險,危害非常大,損失不可估量。高校在制定融資計劃時,如果沒有科學的財務管理制度,沒有財務預警分析,沒有可靠的融資成本估算,就可能導致高負債、資不抵債、資金鏈斷裂甚至破產。因此,必須加強內控風險管理,防患於未然。

三,高校內部風險控制的主要內容

高校內部管理的主要內容包括財務管理、人力資源管理、教學管理、學生管理、招生就業管理等。每壹個管理環節都要建立完善的內控制度,以保證管理任務的完成,但並不是每壹個控制制度都能真正起到控制作用,這就會導致各種內控風險。

(壹)金融風險

財務風險是高校內部控制體系中最重要的風險,也是內部控制體系的終極風險。所有的內控風險最終都會轉化為財務風險。財務風險主要包括預算不精確風險、高成本融資風險、盲目投資風險、控制活動不嚴風險、合同粗心風險和內控管理轉嫁的其他風險。如果不合理規避各個環節的風險,壹旦形成現實風險,就會影響資金使用效率,甚至資金鏈斷裂,使學校面臨重大財務風險。

(B)人力資源風險

高校人力資源風險主要是由於對人力資源管理缺乏科學、復雜、系統的認識,以及在人力資源工作設計與分析、人才招聘、績效管理、晉升與培訓等實施過程中管理不當可能造成的危害。人力資源的水平在壹定程度上決定了高校的整體水平,人力資源的開發能力在壹定程度上影響著高校的發展前景。人才是高校競爭的重要手段。如果高校人力資源管理存在漏洞,必然導致管理不善、資源浪費、人才流失甚至失去競爭機會,影響高校的可持續發展。

(三)教學質量風險

教學質量是高校存在的基礎,直接影響畢業生的培養,教學內控管理是教學質量的保證。如果沒有科學完善的教學管理內控體系,教學質量就會存在潛在風險。當教學質量的潛在風險轉化為現實風險時,就會導致教學質量下降,學生能力低下,就業困難。這會導致學生的危機,最後轉化為財務風險。

入學和就業風險

高校招生就業情況是衡量高校辦學質量的晴雨表。當高校培養的學生得到社會認可,學生就業率高,招生來源好,學校經費充足。辦學條件不斷改善,師資隊伍建設加強,培養更受社會和職場歡迎的人才,形成良性循環。反而會形成惡性循環,甚至退出辦學市場。因此,招生和就業的潛在風險不容忽視。除了提高教學質量,還應將招生專業的科學設置和學生就業的指導納入招生就業的重點,避免招生就業產生的風險。

四,高校內部控制風險的成因

(壹)內部控制意識不強,內部控制環境弱化。

隨著市場經濟的發展和高等教育改革的深化,高校資金來源多元化,經濟業務相對復雜。為了保證資產的安全和完整,高校已經意識到內部控制制度的重要性。但由於高校不進行成本核算,不自負盈虧,受計劃經濟殘余影響,管理和治理對內部控制重視不夠,形成了“重事務輕管理”的觀念,缺乏管理意識。

(二)內部控制不健全,控制活動不能發揮有效作用。

內部控制活動是實現內部控制目標的關鍵要素,控制活動通常包括兩個要素,即政策和程序。高校內部控制活動是指為了實現高校的管理目標和防範風險而制定的壹系列政策和程序。目前,高校內部控制不完善。壹方面,部分高校未建立基建立項、招投標、物資采購等控制制度,導致這些經濟活動存在內控風險。另壹方面,高校內部控制制度缺乏完整性和系統性,壹些內部控制制度不合理,控制活動不能發揮有效作用,從而產生控制活動風險。

(三)信息溝通不暢,內部控制制度可執行性不強

信息與溝通是及時、準確、完整地收集與企業管理密切相關的各種信息,並以適當的方式在企業相關層級之間、企業與外部之間及時傳遞、有效溝通和正確使用這些信息的過程,是實施內部控制的重要條件。但是,高校內部控制制度存在著片面的問題。部門條塊分割,不善於主動獲取信息,不註重溝通協調,導致內控制度可執行性不強,導致信息溝通不暢引發內控風險。

(四)風險管理意識不強,缺乏風險評估機制

內部控制本質上是對風險的管理和控制,風險的存在是控制的理由,因此風險評估成為整個內部控制體系的基礎和關鍵。然而,在高校內部控制管理中,風險意識並沒有得到重視,更不用說風險評估機制了。實際上,高校存在壹些風險,如財務管理控制風險、人力資源控制風險、基建立項、招投標和物資采購控制風險等。沒有壹系列的風險評估機制,壹旦這些風險變成現實,就會給學校帶來巨大的損失。

(五)內部監督不完善,無法評估內部控制制度的執行效果。

內部監督是指企業對內部控制的建立和執行情況進行監督檢查,評價內部控制的有效性,發現內部控制缺陷並及時改進。高校內部監督主要依靠內部審計。但是,內部審計制度並不完善,內部審計存在人為因素。由於“內部人”的存在,內部審計無法公正有效地開展,導致潛在的內部監督風險。

五、高校內部控制風險防範體系的構建

(壹)強化內部控制風險觀念,營造良好的內部控制環境

隨著市場經濟的發展,高校面臨的內外部環境越來越復雜,競爭壓力越來越大,辦學風險日益突出。這就要求高校管理層要有高度的經濟責任感和風險意識,以內部控制制度為抓手,控制好每壹個管理環節。高校管理層要提高對內部控制制度及其風險的認識,以身作則,帶頭嚴格執行內部控制制度;同時,要對全體教職工進行內部控制制度及其風險的教育和培訓,使他們充分認識到內部控制的重要性和失控的危害性,自覺執行各項內部控制制度,從而形成良好的內部控制環境。

(二)完善內部控制制度,加大內部控制執行力度。

只有加強內部控制的實施,才能充分發揮內部控制的有效性,更好地實現高校既定的管理目標。完善的內部控制制度是高校內部控制運行的首要環節。為了保證執行,高校管理者在制定內部控制制度時應註重科學性、全面性和可操作性,形成從規劃、制定到執行的完整的內部控制制度和程序,避免已經建立的內部控制制度被隨意破壞,內部控制制度形同虛設的現象。

(三)加強信息溝通,提高內部控制效率

高校信息溝通包括內部信息溝通和外部信息溝通。高校應設立信息管理中心,管理和協調校內外的信息。高校內部信息溝通是指高校在制定內部控制制度時應廣泛征求意見,特別是各管理部門的內部控制制度,既要相互牽制又要具有連續性和完整性,以保證內部控制制度的科學性和可操作性;其次,必須將承擔控制責任的信息告知學校的每壹位教職員工,明確他們的職責和任務,了解他們在內部控制中的角色和責任,以及與上級部門溝通的程序和方法。外部信息與溝通是通過與外部相關單位的溝通與聯系,獲取有關高校內部控制職能的重要信息,糾正高校內部控制的缺陷,降低因信息與溝通不暢而導致的內部控制風險。

(四)構建內部控制評價體系,完善內部控制機制。

為了實現辦學目標,高校應建立內部控制評價體系,對學校內部管理的各個方面進行評價,找出內部控制的漏洞,進壹步完善內部控制機制,更好地發揮內部控制的作用。

(五)提高內部審計人員素質,加強內部監督。

高校內部審計不僅是內部控制體系的重要組成部分,也是內部控制監督和評價體系的重要組成部分。因此,提高內部審計人員的業務素質和思想素質非常重要。高校內部審計機構要不斷提高內部審計人員的專業素質,使內部審計人員的知識結構多元化,精通會計、審計以及高校管理、基建項目、相關法律法規和計算機應用,以適應高校內部審計的要求,對內部控制制度做出正確評價,查找內部控制中的缺陷和薄弱環節,提出有針對性的意見和改進建議,從而加強內部監督,降低內部控制風險。內部控制是指企業為保護資產的安全完整,保證會計信息的真實可靠和符合國家法律法規的要求,提高會計工作效率而采取的壹切規章制度、組織措施、管理方法、業務流程等措施。內部控制的具體表現是各種制度、規定、規範、章程、計劃等壹切必要的控制措施,其核心要求是及時發現和識別各種經濟活動的風險,以保證內部控制目標的實現。應收賬款管理是內部控制體系的重要組成部分,其內部控制體系有自己獨特的手段和方法來應對潛在的風險。

壹,應收賬款內部控制系統的潛在風險

(壹)落後的內部控制環境

應收賬款內部控制環境是指對應收賬款內部控制制度的建立和應收賬款管理有重大影響的各種因素的集合。其中,最突出的問題是員工的誠信意識和道德水平差,管理當局的觀念落後,缺乏對承擔責任能力的考慮,盲目賒銷,盲目擴張,造成應收賬款的惡性膨脹。

風險評估不足

企業首先要為每壹筆賒銷確定相應的目標,確認各類風險,根據應收賬款壞賬風險的可能性,制定風險控制計劃、方案和措施。現實是壹些企業管理者因為缺乏應有的管理素質和約束機制,隨意浪費人、財、物。其具體表現,壹是只追求賬面上的銷售收入,而不管大量應收賬款能否及時收回;二是不重視應收賬款的時間價值,不能正確選擇賒銷的對象和金額;第三,企業不能及時收回的大量應收賬款已按財務制度的有關規定計入銷售收入,形成當期利潤來源,使得企業稅款提前繳納。這些都使得企業的資金運作經常處於周轉不靈的狀態,增加了企業的應收賬款風險。

(三)應收賬款內部控制制度不完善

壹是高管分工不嚴,銷售記賬憑證和審核憑證由同壹人持有。壹旦憑證有誤,就不容易被發現。隨著現代會計技術的引入,計算機管理也出現了很多漏洞,比如操作人員對相關數據的修改不會留下明顯痕跡,這就為利用計算機犯罪提供了便利條件。二是內控管理制度可操作性差。建立內控管理體系的基本前提是崗位分工與責、權、利相結合。如果管理者和具體經營者分工不嚴格,責、權、利不明確,內部控制制度就會流於形式。而且內部控制制度必須協調進行,有些措施看起來很好,但沒有描述任何關於具體操作的細節,不利於內部控制制度的執行,從而在企業內部形成了潛在的應收賬款風險。

(四)應收賬款內部控制制度實施引發的風險

壹是缺乏對相關人員的有效激勵機制。現代管理理論認為,管理層和員工對待他人的態度和管理風格,實際上是對人的認識和評價問題。我們應該根據企業員工的需要、動機和目標來理解他們行為的原因,並建立相應的有效激勵機制。過去中國企業的傳統做法只強調錢和物的管理,忽略了再好的管理制度也要靠人來執行。如果不根據企業員工的需要制定適當的內部控制方法、程序、制度和機制,就不可能真正調動人的積極性,激發員工的創造性。因此,需要使用不太嚴格的控制手段,更多地關註人們的激勵並將其與約束合理地結合起來。在實施應收賬款內控制度的過程中,壹方面要約束人,另壹方面要滿足組織成員的各種需求,提高工作效率,降低應收賬款風險。二是應收賬款管理和執行人員的崗位適應性差。目前,雖然我國大部分企業都建立了內外部應收賬款的內控管理模式,但就內控制度的內容和形式而言,除了應收賬款內控點的管理之外,完全勝任制度控制點要求的人少之又少。因此,根據應收賬款的內部控制目標和特點,設計壹套適合企業實際情況的內部控制體系,是提高應收賬款管理水平的關鍵。隨著世界經濟壹體化的推進,許多企業加入了國際資本流動,跨國應收賬款內部控制問題日益突出。企業對既有國際經濟知識又有較強管理能力的人才需求越來越大。因此,必須加強對應收賬款內控管理人員實際操作能力的培養,否則會使相關人員知識匱乏,應收賬款管理形同虛設,具體控制措施形同虛設。第三,企業內部控制點的信息不對稱。這種現象會削弱各部門之間對應收賬款的協調和溝通。因為有些部門不能完全理解為什麽采取賒銷政策,不知道這是企業融資、互相照顧、共同富裕的指導原則,認為這只是財務部門的事。這種誤解可能導致相關部門之間的信息不對稱,無法保證所有內控點都能順利履行職責。

二是監管過程中的漏洞給應收賬款帶來的風險

大多數企業在建立應收賬款內部控制制度後,管理當局並未建立獨立、權威的監督機制,更談不上對其進行持續監督或對每壹筆應收賬款進行風險評估,導致壞賬損失呈逐年上升趨勢。究其原因,是我國企業應收賬款內控制度中存在不良的人為因素,如客戶對資產產權缺乏硬約束、內控監督機制不到位等。管理層往往決定應收賬款的規模、質量、評估和壞賬處理,形成自我監督的局面,這往往會導致個人獨斷專行的現象。

三,降低應收賬款風險的措施

壹是建立健全應收賬款內控管理體系。

建立完整的內部控制管理體系。為了明確核算企業的應收賬款,加強管理,結合企業賒銷活動的擴大,應建立內控管理制度,對賒銷進行事前、事中、事後評價,將每壹筆賒銷的控制責任落實到具體部門和人。壹個部門負責所有賒銷對象的信用調查、審核、發放、執行和管理,另壹個獨立、權威的部門進行專項審核,最後由財務部統壹辦理結算。

規範應收賬款會計制度。壹方面,憑證錄入和審核、現金和存款日記賬登錄、總賬和明細賬這三個控制點是不兼容的工作,需要相互分離,由不同的人持有;另壹方面,在對應收賬款進行核算時,結合內控要求,可以在相關的應收賬款總賬科目下設置二級甚至三級科目,對應收賬款的全過程進行完整系統的核算。對於應收賬款的會計處理,特別是壞賬損失的會計處理,要求企業按項目進行操作,按照發生明細(發生、收回、壞賬損失等)列示各個賬戶。)月末通過“費用-壞賬損失-某些客戶”三級科目。

完善應收賬款內控政策法規。對於應收賬款的控制,要明確到具體部門,同時要明確是否采取賒銷政策,如何賒銷。企業監管部根據相關部門認定的信息進行嚴格審核。對於企業客戶的風險評估,需要區分賒銷前的風險階段和賒銷後的風險階段,分別計算。此外,還要求企業在建立賒銷後,立即向管理層報備,明確應收賬款是首次賒銷還是重復賒銷,新的賒銷有什麽特點,有哪些實質性收益,不同賬齡模式的區別。應說明賬齡超過壹年的款項處理的具體內容和賬齡不足壹年的款項的實質性區別。

二、制度實施中應註意的幾個問題。

與前幾年相比,中國企業推行的薪酬與績效相結合的激勵約束機制對管理層的作用明顯。壹個完善的薪酬體系應該是和績效緊密相關的。信用交易商之間應該有競爭意識。如果不努力,人力資本的價值就會貶值,有可能被人力資本高的人取代,並記錄為未來職業生涯的不良記錄。董事會應在確保股東利益的基礎上決定應收賬款管理人員的薪酬。可以采用基本工資加上能夠反映風險業績和賒銷回收率的股票價值,使經理人員的工資能夠反映業績的價值,從而對經理人員和員工進行激勵和約束。

企業應促進應收賬款經辦人員知識、能力和素質的協調發展,以適應經濟環境的變化和需要。專業水平較高的應收賬款經辦人員,能夠準確把握賒銷體系中物流、資金流、信息流的內控點,還能通過社會調查為企業賒銷尋找客戶和方向,預測和適應環境,為企業賒銷資金的良性循環提供有力保障。

信息和溝通是內部控制系統正常運行的重要條件,企業應對賒銷信息和溝通系統的平臺建設進行投資。通過信息通信系統的平臺,企業可以在與賒銷相關的財務投資、結算、服務等方面實現壹體化管理,從而節約成本,提高效率。《企業內部控制基本規範》還規定了收集、處理和傳遞內部控制相關信息的程序,以確保信息的及時溝通,促進內部控制的有效運行。董事會、監事會和管理層應在懲防並舉的前提下,建立反欺詐制度、投訴舉報制度、投訴人保護制度和應收賬款自我評價制度,降低應收賬款的潛在風險。

第三,應收賬款內部控制系統的監管。

內部控制點的監管是維護市場經濟秩序、提高會計信息質量、保證應收賬款安全完整的重要保證,也是企業內部控制基本規範的重點內容。對應收賬款的嚴格監管可以增加員工的信心。加強對應收賬款的監管,是提高相關人員的業務素質和職業道德,增強員工對企業未來信心的重要手段。企業應堅持誠信建設的原則,加強對員工誠信的教育和監督,以嚴格檢查和嚴厲懲罰的原則檢查所有相關人員的工作質量,重點監督開展信用銷售內控業務的人員,建立包括應收賬款質量檢查制度、應收賬款備案制度、違規違紀制度和誠信監控制度在內的信用銷售監管制度,以懲罰害群之馬。