秘書言語交際是秘書職業活動中不可缺少的內容之壹，其口頭表達直接影響秘書工作的順利開展和企事業單位的發展與生存，意義重大。因此，秘書必須加強自身的語言修養，使口頭表達發揮有效作用。具體來說，就是要使自己的語言表達呈現出準確、得體、藝術、合理、有效的語言特征。
關鍵詞:秘書口語交際語言素養
秘書這個崗位決定了他的工作範圍，人際交往的拓寬，各種交際活動的頻繁程度。秘書的言語交際是其職業活動中不可缺少的內容之壹。現代秘書要善於寫文件和領導講話。筆墨共舞？，還要在接電話、接待來訪、匯報工作、給政府提建議的時候？油嘴滑舌？。有的秘書善於談吐和溝通，工作頗有成效，受到領導、同事和群眾的好評；有些秘書經常對自己的人際關系感到困惑，處處感到不滿，因為不敢說或不會說該說的話，匯報不清，重點不著邊際？雖然對工作有熱情，但交流的情況總是開放的，對工作有壹些甚至嚴重的影響。
的確，古往今來，由於工作崗位的特殊性，從秘書的領導使用到秘書本人，由？君子要言必信，行必果？、?病從口入，禍從口出？勸諫的影響，比如很多秘書？少說多做？作為自己的行為準則，過於強調和信仰？沈默是金？，免得？話多必失？到處都是？註意妳的言行？許多秘書變得沈默寡言？內秀？。這種現象在很大程度上抑制了秘書的人格和自身能力的全面提升。
日本半川山壹夫說？說話既可以創造人與人之間更好的關系，也可以破壞人與人之間的關系。這是壹把雙刃劍。？中國也有？壹句好話暖三冬，壹句壞話傷六月？聲明。有的秘書不懂語言的雙刃劍作用，說話不假思索就得罪人的情況屢見不鮮，或者不負責任，不負責任；或者模棱兩可、模棱兩可的話；或居高臨下，盛氣淩人；或者花言巧語，故作姿態；或者粗俗的俚語、粗話；還是人們會跟風報道好消息而不是壞消息？
隨著社會信息化的深入，秘書對於口頭表達的語言素養要求會越來越高，以前簡單？文書類型？我們的秘書已經不能適應形勢發展的需要了。社會需要的是壹個會思考、會寫作、會說話的新秘書。新形勢下，秘書的口語交際素養非常重要。秘書要善於理解、掌握和提供信息，在與領導、群眾、同事的接觸中要有良好的口頭表達和口才。否則，秘書很難順利完成所承擔的任務。
壹位香港商人與壹家省公司討論建立合資工廠的事宜。當他來到公司門口時，迎接他的公司秘書對他說:我們經理在樓上。他想讓妳去。？香港商人壹聽，心想，憑什麽叫我去？他馬上轉過身來說，如果妳們公司有合作的誠意，那就請妳們經理來我酒店洽談。？正是因為秘書表達不當，損害了公司形象，造成了不良後果。因此，日本的壹些大企業在招聘員工時非常重視應聘者的口語能力，並因此將口語表達上的壹些要求列為招聘的門檻。他們認為，企業是現代社會壹臺高速運轉的機器，每個員工都是這臺大機器的壹部分。壹個企業的員工會不會說話，直接關系到企業的生存和發展。只有口才好，能力強，才能很好地履行自己的職責。
秘書作為窗口部門的重要崗位，確實應該加強語言修養，提高口語表達能力。秘書語言溝通的目的是讓對方理解和接受。秘書能否準確清晰的表達，尤其是藝術化的表達，能更好的促進對方的理解和接受，以及對妳工作的配合。在口語活動中，用詞因人而異。說話的時候，不要說不合適的話，要有分寸，要講藝術，要能說會講，講得好，講得有技巧，講得恰當，講得有說服力，講得出意外。所謂的秘書？能說會道？也就是說，壹個秘書要有很高的口頭表達能力，能夠把復雜的事情口授的清晰有條不紊，不啰嗦不講道理，把事情說的清楚、巧妙、恰當、有藝術性，才能達到最佳的溝通效果。
如果壹個服裝公司的經理因為經濟糾紛憤怒地找壹個和他公司有業務往來的紡織集團的董事長，集團的董事長會因為還沒有考慮好對策而派秘書接待他。秘書耐心認真地聽完經理的陳述後說:我們非常尊重您和您的公司，我會如實向董事長匯報您的意見。？正是因為秘書用委婉溫和的語言緩解了拒載，為主席考慮對策爭取了時間，也為以後更好地處理糾紛創造了良好的條件。
壹、秘書口語交際的壹般素質
秘書說話的真誠、認真、準確、清晰、得體、得體，是秘書創造良好溝通環境、傳遞信息、使人際關系和諧的重要保證。
1.真誠溝通，善良為本，善解人意。
真誠是壹個跨越時代和國家的永恒的溝通原則，也是每個人都期待的溝通方式。因為每個人都有安全感的需求，出於這種需求，人們希望自己能把握周圍的環境，把握自己的人脈。在言語上給予對方真實和真誠，是獲得信任的重要因素。真誠相待，表達的內容真誠樸實，感情的表達自然生動，談話富有感染力。
秘書講話時要註意避免說話粗暴、簡單，不說假話、大話、空話；不要說不該說的，不要誤傳信息；不要隨意做粗暴打斷別人的事情；也不為取悅他人而奉承他人或只報喜不報憂；不要隨意承諾。
另外，與人溝通也要提前做好準備，比如溝通的對象是誰，溝通的內容是什麽，溝通的目的是什麽，妳希望達到什麽樣的理想結果，對方可能希望達到的結果，溝通的時間和地點，溝通時可能討論的話題，溝通時如何表達和傾聽，溝通時要註意哪些問題等等。，壹定要提前了解和規劃。所謂？知己知彼，百戰不殆？。當然，在與客人溝通時也要協助上級處理好關系，做到細致、體貼、合理、克制；當上級處理問題不當或疏忽時，秘書要迅速彌補，始終保持單位與客人之間和諧有效的溝通氛圍。
2.態度認真，語言禮貌，有涵養。
莊重有禮的態度和對他人的尊重，可以保證人際交往中的溝通順暢，保護自己的人格不受侮辱。
學會禮貌得體地說各種話。不要在客人面前說不該說的話，不要在同事面前傳達不該傳達的意思，不要在領導面前說太多不該說的話。還有就是不要說閑話，不要說同事的壞話，不要誹謗別人。千萬不要把自己過去的習慣性動作帶入職場交流，尤其是與外界交流的時候，不要做出無足輕重的小動作，比如看手機短信、修指甲、打哈欠等。3.簡潔、準確、得體，思路清晰。
在任何口頭交流中，意思要準確完整，表述要清晰明了。英國哲學家培根曾經說過:談話中的含蓄和得體比雄辯更有價值。？所以在溝通中，秘書要提前做好相應的準備，說話時要做到用詞有別，註意分寸。最好用簡潔明了的話來表達它的意思，讓聽者容易理解。簡單易懂，口語化，使用簡單自然的基本詞和常用詞，發音準確，吐字清晰，語調自然流暢，有助於溝通感情，傳遞信息。
二，秘書口語交際的實用性
由於秘書工作舉足輕重的地位及其從屬、政策、事務的職業特點，伴隨著其職業口才特點:思想性強、實用性強、時效性強、知識面廣。作為壹名優秀的溝通者，秘書不僅要掌握壹定的溝通方法和技巧，還應具備較高的專業素養、文化素養和內在素質。作為壹名秘書，妳應該在妳的講話中體現以下特點。
1.思想性強
秘書工作壹直都是從屬於某個企事業單位的，工作都是圍繞著某個組織來進行的，為了保證領導和企事業單位的工作順利進行。特別是我國的秘書工作是為各級黨和國家機關、企事業單位服務的，是為建設有中國特色的社會主義服務的，這就使得我國的秘書工作具有很強的政策性和思想性的特點，在其語言表達上體現出很高的思想政策水平。
2.實用性強
(1)用於專門的業務實踐。秘書在黨政機關、企事業單位中起著承上啟下的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級管理日常工作和其他事務中的助手作用，決定了秘書工作的大部分內容都與單位集體或職工個人的實際問題密切相關，這就使得秘書的口頭表達直接針對單位的實際和專門業務。
(2)涉及現實社會問題。秘書的口頭表達直接或間接地涉及到實際的社會問題。隨著社會經濟的變化和發展，某些行業或基層企事業單位肯定會出現壹些具體問題，書記在向上級反映、向群眾解釋時必然會觸及社會存在的實際問題。因此，必須認真調查情況，積極面對，認真、積極、有效地解釋和說明。
(3)密切聯系本單位的業務。秘書工作的口頭表達與單位的業務活動密切相關，這是由秘書工作的從屬性質和輔助功能決定的。因此，他們談話的內容應著眼於本單位的實際業務，適當、實用。
(4)觸及工人群眾的具體問題。秘書口頭交流的許多內容會觸及職工的思想和利益。秘書的日常工作經常面臨職工非常關心的福利、技術崗位安排等具體的實際問題，以及職工心中的各種實際問題，這也促使秘書圍繞這些問題進行有效的解釋和說明。
3.時效性強
秘書工作的樞紐地位決定了秘書口語表達的時效性。壹個單位的日常管理往往由壹個秘書監督。因此，秘書在執行黨和國家的方針政策及企事業單位的規章制度時要及時，在處理管理問題和專業技術問題時要有緊迫感，對客戶和內部職工反映的問題要迅速及時地回答，在談判等溝通活動中要迅速有效地進行對話。
4.涵蓋廣泛的知識
秘書是壹種特殊的社會角色。他應該像心理學家壹樣敏銳，像外交官壹樣善於處理各種溝通關系。秘書工作的內外聯系功能決定了秘書在工作中要面對各種各樣的人，回答各種各樣的問題，如處理方針政策等。涉及專業知識的，要熟練運用專業知識進行宣傳講解，以解決生產經營中的實際問題；涉及文化知識，積累豐富，胸中清明，厚積薄發；涉及心理學知識，識別心理需求，了解並學會分析他人的人格心理，以豐富的心理學知識進行溝通協調，準確理解他人意圖，了解他人立場，融洽人際關系，掌握主動權，知道他人好話，進行談話？正是妳想要的？。秘書知識豐富，善於把握和開拓話題，敏銳敏感，熟練運用談話方法和技巧，在自然和諧的談話中迅速了解對方的性格和品格，把握對方的心理和需求，使溝通和諧有效。
第三，秘書的口頭溝通藝術
秘書作為領導與各單位各部門溝通的重要橋梁，口才好、和藹可親是不可忽視的技能。荀子說:？話可以說，行動可以做，這是國寶。？壹個稱職的秘書不壹定是演說家，但壹定要能言善辯，和藹可親。說話是壹門藝術，秘書的口頭表達需要更多的高度和境界。秘書只有具備良好的素質和素養，並以其出色的口才進行溝通，才能協調關系，輔助政府參政，為工作的順利進行打下堅實的基礎，從而積極有效地推動工作。
1.善於傾聽，表現出真誠
傾聽是對他人的尊重，也是建立良好關系的前提。認真傾聽對方的故事，妳會更深入地了解別人，客觀辯證地認識和對待自己。妳聽得越多，妳掌握的信息就越全面，彼此就越容易成為好的交談夥伴。聽好是說好的捷徑。在交際場上，能言善辯的人不壹定善於交際，善於傾聽的人才是真正善於交際的人。會說，有鋒芒的時候，會有誇大的損失。靜靜聽不僅沒有這些缺點，還有聽別人說話的優點。認真傾聽，仔細觀察，有助於少發表不成熟的評論，避免不必要的誤解。美國傑出女商人瑪麗？凱曾幽默地說:？壹個優秀的管理者應該多聽少說。也許這就是上帝給我們兩只耳朵壹張嘴的原因吧！？所以，提高口語表達能力，良好的聽力習慣是前提。
(1)盡量不要打斷演講者的話題。在傾聽的過程中，無論妳多麽渴望壹個新的話題，多麽想表達自己的觀點，都不要打斷說話人的話題，而是默默地把自己想說的話記在心裏，直到對方講完，再表達自己的觀點。說話人最討厭的就是別人打斷他，因為很容易讓說話人誤會妳打斷他的思路是因為妳不尊重他。
(2)巧妙地表達自己的觀點。在面對面的交流中，要認真傾聽，不要表達或堅持與對方明顯不同的意見，不要表露自己的不良情緒，即使有委屈也不要生氣。耐心而富有同情心的傾聽會化解妳的委屈，使人變得通情達理，因為對方希望聽者認真傾聽自己，或者希望聽者設身處地為自己著想，而不是給他建議。但妳可以借助對方的證據，機智地提出自己的意見。比如對方說完，妳可以重復他說的某壹部分或者某壹個觀點？正如妳指出的，我想？、?我完全同意妳？回應回答，證明妳在關註他說的話，認同他說的話，讓對方把妳介紹成知音，然後妳就可以婉轉的提出來了？我也覺得會讓妳的建議更容易讓對方接受。(3)善於從字裏行間去揣摩。壹個聰明的傾聽者，不僅要滿足表面的傾聽和理解，還要善於在交談中營造輕松自然的氛圍，促使對方積極交談。他善於從說話人的言語中聽出話語和話語背後的聲音，從他的語言情境、語言姿態、細微的肢體動作中發現隱藏的信息，把握說話人的真實意圖。這樣才能達到真正的交流。
(4)善於互動應對。對方說話時，註意傾聽，隨時以語言或其他方式積極回應，並給予必要的反饋。首先，要真誠。虛心傾聽。與對方交流時，稍微靠近說話者，看著對方眼睛和鼻子的三角區域，保持五到十五秒的目光接觸，用妳的註意力讓他感受到妳的尊重和虔誠，贏得他的認同，取得他的信任，讓他暢所欲言。其次，要集中精力。認真聽，不要三心二意。如果時不時給對方壹個微笑；同意對方的意見時，可以輕輕點頭；當妳對他說的話感興趣時，露出妳的微笑。嗯？、?哦？、?後來怎麽樣了？讓對方感覺到妳不想漏掉壹個字，妳是真的在傾聽和鼓勵，渴望他說的話；在別人說完之前，不要打斷他。有這樣敬業的態度，對方也願意吐露心聲。
2.適當重復凸信息
無論妳是在接受上級的批評，還是在聽客戶的介紹，當對方講完後，妳壹定要把雙方談的要點提煉並重復壹遍。特別是重要工作、會議、業務面談的時間、地點、金額等重要信息要再次核對，有效避免差錯，確保工作順利開展。
3.陽光微笑傳遞溫暖
微笑是人與人之間最直接的表達，也是傳遞感情最直接的方式。西方有句諺語:？只有微笑著說話的人才能肩負重任。？人際交往是壹個互動的過程。當妳微笑的時候，對方會不自覺地被妳感染，不由自主地愛上妳，壹開始還會對妳微笑。談話氣氛融洽和諧。微笑可以拉近人們的距離。當妳在工作和生活中遇到困難的時候，往往可以微笑著解決很多難題，帶來成功。
4.真誠的贊美融化了真理
莎士比亞曾經說過:？贊美是照耀人心的陽光。？心理學家威廉？赫雷斯也說:？人性最深層的需求是渴望別人的欣賞。？贊美就像壹首協奏曲，和諧悅耳的聲音讓人著迷；贊美就像潤滑劑，可以調節他們之間的關系；贊美就像溫暖的陽光，讓人感受到世界的溫暖。每個人都想得到別人的肯定，確認自己的重要性，所以非常渴望別人的欣賞。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。丘吉爾說:盡妳所能贊美他人。？所以秘書在溝通的時候不要吝嗇贊美。
每個人都喜歡被表揚，但表揚要恰到好處。當真誠的贊美給對方帶來快樂和積極的滿足感時，妳也享受到了壹種喜悅和人生的樂趣，這是壹種非常難得的感覺。真誠的贊美來自內心深處，是靈魂的感應，是被贊美者的羨慕和敬佩，能讓對方受到感染，產生* * *。真誠的、發自內心的、友好的、無私的、恰當的贊美，不僅會給對方帶來快樂，贏得對方的好感，還會得到對方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，過上幸福的生活。
5.幽默的談話促進交流
幽默是社交的潤滑劑，有時候壹句幽默的話會讓尷尬無聊的場面解脫出來。人際交往中，當雙方對某個問題不清楚，影響正常工作進程時，秘書的說辭是什麽？我們都是為了* * *的利益，那就先說說* * *吧。往往會讓談判順利進行，彼此的意見也會有磨合。
但在工作中，秘書要適當運用幽默，因為秘書的特殊地位決定了秘書的特殊地位。秘書是公司的嗎？窗戶？接觸的人多，為人穩重，思維敏捷，能夠應付世事。業務員談業務，要見老板，推銷的其他高管也有最終決定權。秘書是這樣說的:對不起！我們老板很忙很忙，所以他現在沒有時間接待妳。這件事妳可以找我們的專屬主管。？業務員還是不依不饒的說:妳老板壹天做壹萬件事，我覺得他不會太重視我！？秘書笑著說，不好意思，妳來之前我們老板已經做完壹萬件事情了。？業務員聽了這話，笑著知趣地去找主管。在這裏，秘書用了壹點幽默為老板擋住了不必要的麻煩，同時也沒有給外人留下這家企業服務態度差的印象。
溝通是維護對方面子的藝術。從心理學上來說，誰都不希望自己的行為被別人強迫或幹涉，太直接或赤裸裸的威脅，只會導致對方的逆反心理。幽默的溝通語言不僅能體現秘書的優雅和親切，還能給別人帶來尊重和心理安慰，贏得對方的好感和理解。
委婉地拒絕好的形象
秘書工作並不意味著領導說什麽都要服從或答應去做。同樣，當客人或同事提出不合理的要求時，單位或秘書做不到或完全做不到，也要學會委婉拒絕，把不合理的事情說出來。拒絕的時候態度要明確不含糊，有些事情壹定要有原則。但是在講述的過程中，妳要盡可能的說明原因，並且真誠的道歉，不要傷人。這種婉轉拒絕的藝術，既保護了別人的面子，也保護了自己的形象。
7.速度適合好的節奏
說話時掌握合適的節奏，對於有效的溝通是不可或缺的。壹個好的秘書通常通過停頓來調整他講話的節奏。以正常語速說話的過程中適當的停頓可以吸引聽者的註意力，有意的重音也可以使聽者及時抓住內容的重點。秘書和上級每天都很忙。秘書為了節省時間，在向上級匯報情況或工作時，總想快點說完這句話，而忽略了上級是否在聽，妨礙了工作。所以，說話的節奏需要合理把握。
總之，說話是壹門技能，也是壹門藝術，當今社會是壹個講究人際交往的時代，是壹個以口才得天下的時代。俗話說，言出必行，言出必行。語言是人類，尤其是秘書開展工作的有效溝通工具。語言是人類表達思想的載體，是人類繁衍以來積累的、不可或缺的成功智慧。秘書的壹生是在社交中度過的，話語交流伴隨著每壹個瞬間。良言是生活的調味品，事業的推進器，家庭的和諧之歌，自我實現的凱旋。因此，秘書必須掌握說話的藝術，這樣成功的溝通才能促進她的事業和她自己的成功。
參考
[1]菲菲。成功秘書特有的說話和處理事務的技巧[M]。北京:海潮出版社，2002
[2]吳，趙毅。秘書素養[M]。上海:上海文化出版社，2007
[3]譚依平。現代專業秘書實務[M]。北京:中國人民大學出版社，2007
[4]陳國強。辦公室禮儀與口才[M]。北京:中國經濟出版社，2008
[5]黃高才，劉，。如何提高口語交際能力[M]。北京:北京大學出版社，2012: 128-140。
[6]魯·。秘書的口頭溝通技巧[J]。秘書，2008 (10): 18-20
[7]曾。秘書口頭表達的藝術技巧[N]。西昌學院學報？社會科學版，2005，12(17)
[8]張虹，呂林。演講和口才[M]。成都:電子科技大學出版社，2007: 29-62
[9]魯·。秘書與上司的溝通技巧[J]。秘書，2008(11):16-19。