2018秘書考試經典案例分析(4)
案例壹:林書記的問題是什麽？
林林是公司的前臺秘書。她非常漂亮。當站在前臺接待客人時，她看起來就像公司壹道亮麗的風景線。任何第壹次見到林書記的人都會被她的善良和熱情所吸引。但讓參謀長奇怪的是，年底的時候，林秘書是前臺秘書中被投訴最多的秘書，在同事中的評價也不高。這到底是怎麽回事？經過調查，人事科長發現林書記在工作中確實存在很多問題。她在前臺值班時，只對自己先接待的客人給予熱情周到的服務，不管同事先接待的客人。同事太忙沒時間接電話，她也不主動幫忙。時間長了，她的同事對她有了很多看法。林秘書不值班時，從不在走廊或其他地方招呼客人。當客人有事情要問她時，她也會讓他們去問前臺的值班秘書。有壹次，林書記剛下班，急著回休息室換衣服回家。在走廊裏，她遇到了壹位客人，壹位年長的女士。她想幹完活再回去，但剛走了壹會兒，就分不清東西了。看到林書記來了，我很高興，就對她說:“姑娘，請給我帶路。我老了，記憶力不好。我剛想起來出去的路，壹會兒就轉過來了。”林書記說，“對不起，我下班了。我有緊急的事情要做。請去前臺。他們會幫助妳的。”之後就自己走了。後來老太太在公司走了很久才出門。回家後，她把這件事告訴了兒子。原來她兒子是公司銷售部的負責人。有壹天，科長們壹起開會，他把這件事告訴了人事科的科長。後來人事處負責人把林書記叫過來批評了她，讓她反思自己的問題。
投機問題
1.秘書在前臺值班時應該如何配合？
請分析壹下林書記的問題是什麽，如何改正？
作為壹名職業秘書，我們應該認識到，接待客人不僅僅是值班秘書的事情。客人是公司的客人，但有些秘書只要不是接待的客人，對公司的客人視而不見。這其實是秘書自身修養不夠，公司管理不嚴的表現。秘書遇到不是自己接待的客人，不壹定要停下來打招呼，但微笑、點頭、打招呼等禮儀是應該有的，體現了秘書良好的職業素養。再者，秘書應該意識到同事之間良好的合作關系是提高工作效率的重要保證，在工作和生活中應該互相幫助，互相理解。
案例二我不知道該說什麽。
小王的公司最近要參加市裏的招標，總經理很重視。他連續幾天召集有關部門開會，討論和研究這次投標。經過嚴格的論證，最終確定了招標書的內容。總經理讓秘書小王打印出來交給他，準備派人去市招標辦送標書。接受任務後，小王立即開始投入其中。剛打了壹小段電話，電話就響了。原來是維修部的小張打來電話，告訴她會議室的投影儀修好了，讓她檢查壹下。王秘書說，“好。我馬上去。”小王放下電話後，想著幾分鐘後就回來了，於是電腦沒關，標書草稿也沒放好，就去了會議室。小張正在會議室等她。他們壹起演示了投影儀，沒發現什麽問題。壹切正常。之後，小王謝跟著小張回到了辦公室。推門進去後，小王發現不壹會兒，她的辦公室裏就坐著兩個人，都是她的好朋友，壹個是策劃部的蕭肅，壹個是後勤部的唐笑。其中壹個人在看電腦，另壹個人在看標書草稿。當她進來時，她說:“妳去哪兒了？我已經等妳很久了。”王秘書急忙回到座位上，壹把抓住手裏的標書說:“別看了，別看了。”蕭肅說，“真小氣。看看我們害怕什麽。如果我們公司能競標成功，難道不是壹件好事嗎？”嘿，小王，妳覺得我們公司中標的可能性有多大？”王秘書說，“住手，妳們兩個記住千萬不要出去瞎說。這是我們公司的商業秘密。”唐笑說，“得了吧，妳還瞞著我們嗎？再說了，妳還把秘密的東西擺在桌子上給別人看？”小王頓時傻了眼，不知道說什麽好。
投機問題
1.王秘書犯了什麽錯誤？
2.秘書應該如何保守秘密？
3.從這個案例中，我們認為組織應該註意什麽？
分析和評論
壹個組織有許多不同秘密級別的文件和信息，如秘密、機密和絕密。這些文件和信息壹旦泄露，將給組織造成不可估量的損失。秘書由於工作性質的原因，經常會接觸到這些文件和資料，所以必須自覺樹立保密觀念，嚴格保守秘密。本案中，王秘書保密意識不強，隨意將標書初稿和錄入的屬於公司機密的電子文本放在他人容易看到的地方。如果妳看到的人不能保守秘密，壹旦泄露出去，被競爭對手知道，後果會很嚴重。因此，秘書在打印這些秘密文件時，如果有其他事情需要立即處理，就必須將文件收好，並關閉已經輸入電腦的電子文檔。如果他想離開辦公室，他也應該關掉電腦。秘書的電腦也要設置壹個只有他自己知道的密碼。同時，電腦不要被外人使用，以保證電腦中的秘密文件和信息不被他人看到。
案例三林書記被誰“開除”
被調到公司的人力資源部，經理謝在那裏當秘書。如今的林書記能得到風和光，她對公司的人事變動了如指掌。她很早就知道了，所以其他部門的經理、總監，普通員工，見到她都想交朋友，以便得到壹些內幕消息，所以我今天請她吃飯，明天送她壹個小禮物。當初林書記也知道要遵守職業紀律，堅決推脫。但是，時間長了，聽了更多的奉承話，我就飄飄然了。我早就忘記了自己的專業學科。我不僅吃了酒席，還照單全收了禮物。當然，天下沒有免費的午餐，她也把自己知道的告訴對方。當然，只是別忘了告訴對方她知道了，不要泄露出去。時間長了，人們就叫她人力資源部的“林二經理”。世界上沒有不透風的墻，終於有壹天出事了。原來，公司開發部經理李因工作表現突出，將被派出國學習壹年。回來就升副總經理，開發經理的位置就空出來了。最初，R&D部門的副經理謝輝是最有希望的經理。他的個人能力很強。但是人力資源部做了壹個民意調查，調查結果是謝輝太強勢，和下屬關系不是很融洽。R&D部門最需要的是團隊合作，所以經理應該是壹個有很強凝聚力的人。所以我最終拒絕了他，決定從其他部門調個人來做經理。謝輝從林書記那裏聽說這件事後，非常不滿，跑到總經理那裏大吵大鬧。總經理非常生氣，要求人力資源部經理徹查是誰泄露了消息，最後找到了秘書林。可想而知，林書記最後還是被公司“開除”了。人力資源部經理也因對下屬管理不嚴而受到嚴厲批評。
投機問題
1.林書記為什麽被公司開除？
2.為什麽人事問題永遠是壹個組織的秘密？
3.秘書怎樣才能避免像林書記壹樣犯錯誤？
分析和評論
秘書，顧名思義，必須嚴守秘密。在公司所有的秘密中，人事問題永遠是秘密中的秘密。人事變動結果壹旦在正式公布前泄露出去，會對領導的工作造成很大的被動，挫傷壹些相關人員的積極性，破壞組織工作的正常秩序。從這個角度來說，林書記利用自己的工作之便，違反職業紀律，不斷泄露公司的人事信息，給公司的工作造成了極大的被動，最終被開除，是壹個錯誤。