(山西煤炭地質研究所115)
地質檔案是記錄地質信息資源的載體。隨著信息技術的更新和發展，傳統的地質檔案管理模式已經難以滿足數字化、信息化快速發展對地質檔案的新需求。目前，地勘單位檔案資料管理存在責任不清、保管不當的現象，造成了不良後果和嚴重損失。雖然地質檔案的信息化管理面臨著巨大的挑戰，但也與機遇並存，特別是信息技術的快速發展給地質檔案管理帶來了新的發展模式和增長動力。只要我們充分發揮地質檔案管理人員的積極性，努力開發新的地質檔案信息管理系統，改進地質檔案的管理方法，地質檔案管理將會翻開新的篇章。
關鍵詞地質檔案信息管理
隨著信息技術的飛速發展，壹個信息化、網絡化、數字化的新時代已經到來。在新的歷史時期，地質資料檔案作為社會主義經濟發展和建設的重要組成部分，必須快速有效地為各行各業提供地質資料檔案信息，充分發揮地質資料檔案在社會經濟建設中的作用。因此，如何在紙質地質資料檔案和電子地質資料檔案的轉化中建立相應的管理和服務模式，是每個地質資料檔案工作者必須考慮的問題。
1地質檔案部門實施管理信息化的重要性
地質工作的信息化建設是壹項復雜的系統工程，地勘單位的信息化建設離不開檔案。地質檔案資料是在地質勘查活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料。它不僅是野外調查過程的真實反映和記錄，是發展地勘經濟的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。隨著社會信息化的快速發展，地勘單位資料檔案的內容、形式、載體等屬性也發生了很大變化，特別是以地勘項目為中心形成的檔案材料，具有全面性、準確性和系統性、真實性和專業性的要求。但壹個完整的地質項目，必須經過立項、設計、施工、竣工等階段，必須經過上級部門的審批和驗收。因此，收集和整理符合標準的數據文件就顯得尤為重要。
1.1檔案信息化是發展趨勢。
檔案信息化是利用現代信息技術加強地質檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。地質檔案信息化建設是壹個信息數字化的過程，也是同壹信息的存儲、檢索、管理形式和載體變化的過程。它給傳統的地質部門檔案管理帶來了新的發展和研究課題。《國家檔案信息化建設實施綱要》明確提出了國家檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統籌規劃、統壹標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案規範化管理，推進館藏檔案數字化和數字數據庫建設，開展公共檔案信息網上查詢服務，加快檔案信息化標準化體系、安全體系和信息化建設。因此，檔案信息化建設是地質檔案發展的必然趨勢。
1.2檔案信息化拓展了檔案工作的服務空間。
檔案管理歸根到底是對信息資源的管理。信息資源的社會價值在於開發利用，開發利用的效果取決於開發的及時性和利用的程度。相比較而言，現代管理手段存儲的各種信息更便於使用和開發，也能產生更廣泛的社會效益。
2 .科學理解地質檔案信息化的內涵
數據檔案的信息化建設是壹項長期而復雜的系統工程，不同行業的信息化管理模式有所不同。面對信息化帶來的挑戰和機遇，地勘單位和其他企業壹樣，面臨著市場化和國際化競爭的挑戰。為了提高地勘單位的整體素質，促進地勘單位的改革發展，充分利用信息化這個武器，走出壹條適合自己的信息化建設之路。
2.1地質檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體實現。
國家信息化戰略是壹項大型系統工程，涉及農業、工業、科技、國防等各行各業和社會活動。信息資源、信息網絡、信息技術、信息產業、信息人才、信息法規和標準是國家信息化體系的基本要素，區域信息化和行業信息化是國家信息化全局的有機組成部分。地質檔案信息化作為國家信息化在檔案領域的具體實現，服從國家信息化大局，在整個戰略規劃框架下系統有序地進行。地質檔案信息化的目標、任務和內容取決於國家信息化的總體發展需求，具有明顯的時代和社會特征。
2.2檔案信息化的本質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合。
地質檔案工作的根本目標是滿足社會對地質檔案管理和利用的需求。傳統的檔案業務模式是在原有檔案工作手段的基礎上發展起來的，其合理性是建立在利用現有手段最大限度地滿足社會檔案需求的基礎上的。計算機、網絡等現代信息技術的引入，極大地改變了檔案業務的程序和模式，但並沒有改變檔案工作的社會使命。信息化只是手段的改變，不是目標方向的革命。數字環境下檔案工作的根本目標仍然是最大限度地滿足社會對檔案保存和利用的需求。信息化追求的是如何最大限度地利用數字網絡等現代技術手段，實現檔案工作的根本目標。從這個意義上說，檔案信息化的本質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合，是傳統檔案業務向網絡環境的遷移。
2.3檔案信息化是壹個不斷發展的動態過程。
隨著信息技術的不斷發展，技術手段和技術環境也在不斷變化，不同時期檔案信息化建設的目標、任務和要求也不同。但是，在壹定時期特定的社會環境下，受技術、經濟條件和人文基礎的制約，我們設定的檔案信息化建設的目標和任務是現實的、具體的、相對穩定的。在動態變化的背景下，檔案信息化建設的目標不可能壹步到位。
2.4檔案信息化涉及信息技術和人文環境兩個層面，內涵非常豐富。
如上所述，檔案信息化是現代信息技術對管理目標的支持。因此，技術、管理和作為其社會基礎的人文環境在檔案信息化的過程中始終交織在壹起，使得檔案信息化建設有了不同於傳統檔案工作的新內涵，這從以上對檔案信息化的定義中可以看出。
地質科技檔案信息包含了礦產數據的重要信息，也是人們對礦產分布和地殼運動進行探索和研究的結果。它是壹種重要的信息資源，具有重要的戰略地位。當今社會，誰掌握的信息多，誰就掌握了主動權。地質科技檔案信息作為蘊含豐富礦產能源信息的載體，備受世人關註。
信息社會將地質部門的檔案管理推向了壹個新的發展時期。以及信息技術的挑戰，檔案管理要真正實現信息化。總之，只要我們樹立堅定的服務意識，加強地質檔案信息資源的開發利用，就能更好地為社會服務。
3對信息化地質檔案部門的要求
地質檔案是前人經過不斷探索和汗水取得的重要成果。每個地勘單位在檔案方面的投資成本不同，大部分勘查部門的檔案連電腦都沒有，更談不上數字化檢索和管理。這與當前計算機飛速發展的時代格格不入。現在的地質報告，包括測量、物探、水文、工程、地質、礦產等，都是按照上級部門的規定，以數字形式提交審核，否則不予受理。但在取得評估備案證明後，地勘單位並未對相關報告的電子文檔進行歸檔，僅將復制的數字報告和原始地質資料進行歸檔。這是不正常的，不應該出現脫節的現象，也是目前檔案管理的漏洞。
3.1加強管理，加大資金投入。
由於有關部門和管理工作者對地質科技檔案的認識不足，沒有充分認識到資料的重要性，沒有將其納入日常工作的過程中，使得地質檔案管理工作滯後。相對而言，管理經費也不足，嚴重影響了現代化管理的順利實施。在加強管理的同時，相關領導要提高認識，制定切實可行的規章制度和規範，保證管理的順利進行。要加大資金投入，配備現代化的技術設備，根據檔案人員配備壹定比例的計算機，並進行與時俱進的培訓，實現本單位地質檔案的電子化。
3.2提高地質資料檔案人員的專業技能和素質。
地質資料檔案人員的素質直接決定了他們的專業能力。提高管理人員的業務素質和職業道德，要求他們具有較高的法律政策觀念、專業知識和良好的職業道德。提高地質資料檔案人員的素質是加快地質資料檔案科技進步，促進地質資料檔案事業發展的關鍵。在信息時代，地質資料檔案工作人員要在思想上更新服務觀念，跟上社會發展的步伐，樹立競爭意識，努力學習，開拓視野，了解所涉及工作領域的現狀和發展趨勢，提高自身素質，運用地質資料檔案的新理論和新技術，指導和改進地質資料檔案工作。 努力培養適應地質資料檔案數字化和現代化的復合型人才，既能科學地學習理論和知識，又能熟練地應用數字技術。
3.3建立檢索系統
對於海量的地質數據，建立檢索系統更加快捷方便。檢索內容包括:資料專業類別、工作方法分類、不同礦種分類、勘查時限分類、區域分類、歸檔時間分類等。
3.4電子數據庫的建立
新老資料都要納入通用電子數據庫，這是檔案信息管理的重要內容。包括所有專業報告的原始材料、報告批準文件、圖紙、表格和備案證明等附件。原始資料可以以掃描件的形式存檔，每壹份資料都必須刻成完整的光盤，防止電腦病毒造成的資料丟失和損壞。
3.5電子文件的保密性
勘查單位的地質資料，包括電子文檔，都需要保密。因此，必須加強電子數據庫的安全性。由專人負責計算機的準備工作，其他人按指令存取文件，不得進入主計算機。電腦主數據庫編制了壹個“雙鍵碼”，讓人可以開手機和關手機，保密很到位。
實現地質檔案信息化管理的4種途徑
4.1創新工作方法
4.1.1構建網絡系統
隨著科學技術的發展，社會經濟建設越來越離不開地質信息服務。隨著現代計算機網絡技術的發展和應用，地質資料檔案信息檢索的手段、途徑、範圍和檢索效率都發生了根本性的變化，這就要求我們地質資料檔案工作者樹立為社會廣大用戶服務的理念，加強服務宣傳，加強網絡設施建設，改善服務場所環境。地質資料檔案建立局域網，接入外網或互聯網，是信息化建設的基本條件。
4.1.2建立地質資料檔案服務網站，開展網上服務。
這將成為地質資料檔案管理服務的重要形式。地質資料檔案管理服務應以網站為基礎，進壹步加快地質資料檔案信息資源庫特別是電子文件全文數據庫的建設；實現網站電子文檔的實時管理和利用，實現地質資料檔案信息資源的數字化和地質資料檔案信息服務的網絡化。
4.2拓展服務領域
隨著科學技術的發展，人們的科學研究和生產建設越來越離不開地質資料文件信息服務。積極推行地質資料檔案信息服務社會化，從主要為地質勘探服務轉向為社會全方位服務。
主動服務，嚴格規範管理，強化服務意識，提高工作效率，強化拉動內需的項目，更加及時主動地提供服務。主動到有關項目主管部門、建設單位和設計單位調查研究，了解用戶需求，有針對性地提供服務。積極與相關部門和項目承擔單位溝通，積極為各類環保項目提供地質資料服務。
4.3電子文件信息、數字紙質文件
所謂檔案信息電子化，就是對紙質或機讀形式的檔案進行收集、篩選、加工，並以微機軟件的形式轉化為二次檔案信息的過程。將地質資料檔案電子化歸檔，充分利用計算機和掃描儀將紙質檔案數字化，建立全文數據庫，方便存儲、檢索和利用，不僅是地質工作的現實要求，也是檔案管理的必然趨勢。因此，地勘單位必須迅速更新觀念，迅速實現檔案工作的網絡化，為地勘工作服務，推動其他工作的現代化進程。