集團OA系統包括協同辦公、流程管理、文檔管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用材料等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和溝通，規範管理流程，提高辦公效率，降低管理成本。
第壹章壹般原則
第壹條為加強集團協同辦公平臺系統(以下簡稱集團OA系統)的管理(地址:)，確保其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，結合工作實際，制定本規定。
第二條集團OA系統包括協同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用資料等功能。，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和溝通，規範管理流程，提高辦公效率，降低管理成本。自2016，1年5月起，系統投入正式運行，除少量紙質文件存檔或對外使用外，所有非涉密壹般性文件均以電子文件形式流轉。涉密且不便通過系統流轉的公文，仍按線下紙質公文流轉規定辦理。
第三條本辦法適用於使用集團辦公自動化系統的集團總部各部門及下屬成員企業。
第二章管理機構
第四條集團信息管理部負責集團辦公自動化系統的規劃、推廣和日常運維管理，其主要職責是:
(壹)負責系統用戶賬號、用戶權限、功能開發、系統配置等運維管理。
(2)征詢所有用戶的意見和建議，組織解決所有用戶使用中出現的各種新需求、新問題，不斷優化升級系統功能。
(三)負責對系統用戶的培訓、指導和支持服務。
(4)其他技術支持工作。
第五條集團辦公自動化系統的員工賬戶、組織架構和層級關系信息由集團辦公自動化系統和電子健康檔案系統共同負責。相關信息基於集團eHR系統，集團公司和各成員企業人力資源部負責及時維護集團eHR系統，確保相關信息正確無誤。每天晚上，集團的eHR系統自動將入職、離職、變動等信息傳送到集團的OA系統，並根據eHR系統中錄入的相關信息，自動生成或註銷集團OA系統中的用戶賬號。集團eHR系統的主要職責是:
(1)負責及時完成電子健康檔案系統的錄入、離職和變更信息。
(二)與集團OA系統和eHR系統信息對接相關的其他工作。包括:部門名稱、部門負責人、職位信息、職位層級、員工姓名、手機、郵箱、廣告用戶名等。
第六條集團公司事務與品牌部負責集團辦公自動化系統？廣泛的新聞？然後呢。廣泛的新聞？模塊信息的發布管理，主要職責是:
(1)廣義新聞發布:根據集團相關管理規定，及時發布集團內部消息。
(二)廣泛新聞發布:根據集團相關管理規定，及時發布集團內部消息。
第七條集團管理審計委員會負責集團辦公自動化系統規章制度的發布和管理，其主要職責是:
(1)集團總部適配體系發布:根據集團相關管理規定，及時發布集團總部相關體系文件。
(二)成員企業適配系統發布:根據集團相關管理規定，及時發布成員企業管理的相關體系文件。
第三章使用單位
第八條集團辦公自動化系統的用戶為集團總部各部門及下屬成員企業。
第九條各成員企業應指定系統管理員負責集團OA系統在本企業的應用推廣和日常使用管理，及時向集團總部反饋系統應用問題和相關需求，指導企業用戶正確使用集團OA系統。
第十條用戶如需變更系統中的相關流程，請及時在OA系統中提交至集團信息管理部？審批流程變更申請？。
第十壹條用戶如需變更系統中已有賬戶的權限，請及時在OA系統中提交至集團信息管理部？用戶賬戶權限變更申請？。
第十二條用戶如需提交系統問題或bug，請及時在OA系統中提交至集團信息管理部？系統問題反饋表？。
第十三條用戶如需提交新的系統需求，請及時在OA系統中提交至集團信息管理部？新業務需求應用？。
第四章用戶
第十四條從事本系統運行、維護和管理的人員應具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，遵守集團信息安全管理規定，妥善保管系統管理員的用戶名和密碼，盡職盡責，保證工作質量，維護集團辦公自動化系統的信息安全。
第十五條系統用戶應自覺遵守系統運行規章制度和信息安全管理規定，按照本規定第七章的要求妥善保管個人賬戶和系統登錄密碼，熟悉集團辦公自動化系統的操作方法，並按照工作權限自覺完成系統中的工作任務。
第十六條為保證各類電子文件的及時收發，原則上系統用戶應全天在線。特殊情況下，他們要保證每天至少上下午兩次登錄OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。如果用戶因出差或長期出差無法處理待辦事項，應指定授權代理人進行相關操作。具體業務規則參照本規定第五章和第六章的要求。
第五章電子文件
第十七條在系統內流通的電子公文，其語言、格式、內容等由簽發單位和行署批辦進行審核把關。
第十八條不便於電子處理的帶有附件(如文章)的公文，可以采用紙質公文交換方式交換。正式文件的文本仍然以電子文件的形式交換。
第十九條電子公文的制作、提交、審批、發布等環節，由跨部門的多名工作人員共同完成。
第二十條提交電子公文時，應當選擇公文的主送、抄送單位，並設置閱讀和打印權限。
第二十壹條系統完成公文審批操作的時間為發布電子公文的時間。
第二十二條各單位應當按時接收和查閱電子文件。
第二十三條打印的電子文件等同於紙質文件的復印件，參照紙質文件的管理辦法辦理。
第六章其他業務管理規則
第二十四條日常辦公
(1)員工請假:員工請病假、事假、年假必須通過集團OA系統填寫請假單，提交領導審核。
(2)會議管理:會議主辦方在OA上提前預約會議室。
(三)通知和公告管理:OA系統的公告管理已按權限下放至各職能部門進行管理，各職能管理部門按照管理規定統壹實施內部責任管理。
(四)其他事項上報和工作流程管理:各單位如需上報工作事項，必須根據事項類別正確選擇相應的流程表單模板，並提交集團OA系統審批。
第二十五條用戶應確保通過集團辦公自動化系統發布和傳播的信息和文件內容完整、準確，並對發布的內容負責。
第二十六條各級系統用戶應保證OA系統辦公業務的響應時間，及時登錄系統獲取辦公信息並辦理相關業務。除特殊情況外，涉及網上公文和工作流程審批的工作人員辦理時間原則上不超過1個工作日。如因出差、休假、培訓等特殊原因離職。，必須通過代理人設置功能委托相關人員代為辦理，或者通過手機等移動客戶端辦理，不得延誤審批流程。
第七章安全
第二十七條集團OA系統用戶應嚴格遵守集團信息安全管理規定，所有用戶應對自己的賬戶和密碼安全負責，並妥善保管個人用戶賬戶和系統登錄密碼。
(1)所有OA系統用戶在登錄OA系統時，應在第壹時間修改默認初始密碼。密碼規則是6位或以上的英文字符和阿拉伯數字的組合。
(二)系統用戶應妥善保管個人用戶賬戶和系統登錄密碼，並定期更換系統登錄密碼。用戶賬號和系統登錄密碼不得隨意泄露給無關人員。除集團總裁批準的特殊崗位外，其他任何人不得使用他人的賬號和密碼進行系統操作。
(3)如果用戶丟失密碼，應及時聯系集團OA系統管理員，系統管理員將恢復系統默認初始密碼，然後用戶應及時登錄系統，按照上述密碼規則修改官方密碼。
第二十八條OA系統中的所有用戶應按規定權限閱讀和使用系統提供的信息。不要竊取其他用戶的帳戶，幹擾其他用戶，或者篡改或破壞系統信息。
第二十九條未經同意，任何人不得擅自讓無關人員和公司外部人員查看辦公自動化系統中的內容，更不得讓無關人員和公司外部人員下載集團辦公自動化信息。
第三十條接入系統的計算機應當安裝殺毒軟件。應檢測外來移動數據盤的使用，以防止病毒入侵。
第三十壹條用戶應當定期檢查和維護計算機網絡，發現問題及時排除。無法消除的，應立即與集團信息管理部門聯系，確保系統正常運行，不得擅自或私自設置系統用戶。
第三十二條使用系統時，所有保密信息不得在系統中公布，也不得存儲在與系統連接的計算機中。
第三十三條用戶應當加強計算機和網絡安全保密知識教育，遵守集團保密紀律和規定。
第三十四條系統出現異常，導致數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行，以及因技術因素導致系統無法正常工作的，用戶應及時向集團信息管理部反饋。
第三十五條信息傳輸工作應當嚴格執行各項管理制度，遵循統壹的技術規範。收到的信息要按時限辦理，發送的重要信息要先經單位負責人批準。
第三十六條用戶應嚴格執行相關操作規程。對不遵守規則、影響信息傳輸正常運行的網絡成員單位，給予通報批評，並追究相關人員和領導的責任。
第三十七條涉密公文不得進入系統，按照現有的公文線下流轉模式辦理。電子文件應嚴格按照發文範圍發送，發文範圍的審批仍按照集團公文管理的相關規定執行。
第八章緊急處理
第三十八條系統發生故障，導致系統內電子文件和信息無法正常交換的，應當及時通知集團信息管理部。集團信息管理部應盡快組織相關單位查找原因，排除故障，並在24小時內做出回應。
如果故障在24小時內仍未消除，導致系統運行異常，集團信息管理部門將提出應急措施，同時向集團相關領導報告，並通知用戶，以保證公文和信息交換的正常運行。
第三十九條各單位在系統使用中遇到問題，應及時向集團信息管理部反饋，集團信息管理部應組織技術人員及時處理。
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