人力資源信息系統

人力資源管理信息化是人力資源管理發展的必然趨勢在企業人力資源管理過程中發揮著重要作用。越來越多的企業正在實施人力資源管理的信息化。本文研究了人力資源管理信息化的發展歷程和必要性。摘要:調查了目前我國企業人力資源管理信息化過程中存在的障礙，提出了企業人力資源信息化管理過程中在技術等方面應註意的問題。關鍵詞:信息化；人力資源管理；信息化人力資源管理是當今人力資源管理領域的熱點問題。信息化人力資源管理，即人力資源信息化，那麽什麽是人力資源信息化呢？有狹義和廣義兩種定義。狹義的信息化人力資源管理是基於現代互聯網技術和信息技術對傳統意義上的人力資源進行管理。從廣義上講，人力資源信息化就是基於電子商務理念的全部電子化人力資源管理。人力資源管理的信息化主要包括三個層面:壹是數據的電子化，二是流程的電子化，三是管理的電子化，即利用壹些數學模型、信息管理模型和計算機模擬模型，對企業的人力資源管理進行優化控制和戰略分析，從而為企業管理和決策提供支持。1，人力資源管理信息化的發展歷程20世紀80年代初，隨著計算機在管理領域的廣泛應用，國外壹些先進的應用軟件企業開始將目光投向人力資源管理領域。首先，人力資源管理中最復雜、最繁重的薪酬管理是利用應用軟件進行的，大大降低了這項工作的復雜性，提高了效率。20世紀80年代中後期，隨著信息技術的發展和組織對信息化要求的普遍提高，許多企業不再滿足於人力資源信息化單壹孤立的狀態，管理者需要及時了解最新的人力資源狀況。因此，網絡逐漸被應用到人力資源管理活動中，並成為人力資源信息系統的關鍵應用技術。在此期間，大量的在線人力資源管理系統應運而生。網絡技術帶來了人力資源管理，或者說網絡技術帶來的不僅僅是簡單的技術更新，更是壹場革命。隨著組織管理思想的逐漸成熟，人們開始認識到人力資源管理不僅僅是組織內部的壹種輔助管理行為，更是組織生存和發展的關鍵。[1]這時，人們開始考慮如何改善企業內部的人力資源管理。這種管理思想的轉變逐漸延伸到人力資源信息化，於是出現了e-HR這種新的人力資源信息化模式。2.加強人力資源管理信息化建設的必要性隨著信息技術的迅猛發展及其向社會經濟各個方面的強烈滲透，它無疑對人力資源及其管理產生了深刻的影響。首先，加強人力資源管理的信息化建設，有利於整合管理資源，降低管理成本。通過開發或引入人力資源管理系統，企業可以整合現有的管理資源，並為其他管理系統提供基礎平臺。人力資源信息包含了最完善的員工背景信息，可以說是企業所有員工的豐富信息庫。[2]人力資源信息管理可以方便企業獲取其他管理中的各種信息。其次，加強人力資源管理的信息化建設是提高管理效率的需要。考勤、工資發放、員工信息管理等工作，作為人力資源管理的日常事務，往往會占用人力資源經理大量的時間，人工操作不僅效率低，而且容易出錯。同時，由於缺乏有效的技術手段，壹些基本的人力資源信息收集和分析工作非常復雜，收集到的信息無法得到有效的享受。人力資源管理信息化可以將相關信息和資料從上級直接傳遞到基層，有利於管理和政策的實施。此外，人力資源管理的信息化有助於企業快速有效地收集各種信息，加強內部溝通，加強全系統人力資源管理的實時監控，提高人力資源管理部門的工作效率。最後，辦公自動化還與人力資源信息管理密切相關。因為人力資源管理在廣義上也是辦公系統的壹部分，如果人力資源管理實現了信息化，可以說辦公系統實現了自動化。傳統的人力資源管理技術主要以紙和筆為主要工具，效率低，檢索性差。在以互聯網為代表的信息技術飛速發展的今天，計算機和網絡已經成為人力資源管理者的主要勞動工具。無論是人員培訓、工作分析、招聘就業數據處理、面試、筆試、績效考核，都可以通過計算機和網絡完成。3.我國企業人力資源管理信息化進程中的障礙得益於計算機技術的飛速發展。國外人力資源管理信息化始於20世紀80年代初。隨著20世紀90年代以互聯網技術為代表的信息技術的蓬勃發展，人力資源管理的信息化趨勢越來越明顯。而我國在上世紀80年代初才剛剛實現改革開放，人力資源管理信息化的概念是在90年代以後才提出來的。由於我國落後的計算機信息技術和計劃經濟體制下保守僵化的思維，我國人力資源管理信息化的發展並不順利。總的來說主要有以下問題:3.1企業管理者的觀念落後，人力資源的管理比較復雜。企業中的每壹個人都參與其中，尤其是信息化的人力資源管理，所以企業各方的配合和支持極其重要，尤其是高層人員，需要給予足夠的重視。目前，企業中有很多高層管理者對人力資源管理的信息化不夠了解，沒有認識到其重要性，存在各種各樣的誤區。[3]很多管理者沒有意識到人力資源信息管理的重要性，目光短淺，只關註能直接創造效益的項目和工作，將其視為可有可無，甚至是壹種負擔。3.2企業信息化的硬件水平相對較低。所謂企業信息化的硬件，主要是指企業人力資源信息化的操作水平，以及建立壹個信息化的企業人力資源庫所需要的設備，與被稱為企業軟件的信息管理概念相對。信息化人力資源管理人才不僅需要專業技術人員，還需要具備對企業未來規劃的了解、對企業長期發展戰略的熟悉和對企業員工做思想工作的能力。所以現在的人力資源經理不僅僅是IT人才，還是人力資源和IT的混合人才。3.3壹步壹個腳印的追求導致停滯。在人力資源信息化過程中，許多單位出於長遠考慮，往往會選擇完善的軟件系統。其實成功的人力資源信息化是壹個循序漸進的過程，不可能壹蹴而就。盲目追求完美的解決方案，可能導致企業為了適應先進的管理模式和業務流程，大規模地重建當前的管理模式，引發壹場“管理革命”。[4]我國近70%的企業沒有實現完全的市場化運作，采用漸進式改革較為合適。4.信息人力資源系統方法企業信息人力資源系統的建立在技術上需要註意以下幾個方面:4.1協同辦公將辦公收發文件的處理與其他業務活動，尤其是人力資源管理活動協調起來，實現業務信息處理與辦公自動化、辦公與業務協同的結合，利用辦公自動化協調推進業務信息化，尤其是人力資源管理信息化。4.2協同檔案管理將員工的檔案管理與日常績效考核的相關信息進行協調，利用信息系統完成檔案的自動歸檔，完善檔案管理的功能，方便信息的檢索，使業務管理與檔案管理互動，提高檔案管理的管理效率，提高業務處理能力。4.3人機協同通過業務技術的處理，可以實現人機協同，包括時間和業務處理的協同，通過信息系統從業務處理的各個角度提供業務協助，可以提供即時的信息幫助；並通過操作人員的妥善處理和簡單操作，辦理業務，實現人與機器的充分協調。4.4數據和信息的自動匹配，輔助業務決策。在員工管理過程中，考官往往要核對多種考核標準、管理要求、法律依據等因素，才能做出合適的處理結果。在系統中，利用計算機尋找各種可供參考的規則或事實，並自動匹配數據，提示信息，提出處理建議，讓管理者冷靜地根據這些信息做出最恰當的處理。4.5數據輸入輸出數據輸入輸出是系統用途和性能的重要體現，做到數據輸入合理、簡單，系統采集足夠的信息資源，有效輸出數據，顯示系統的處理結果，從而實現系統的信息化目標。這就要求系統必須能夠實現輸入的正確性、規範性、合法性和便捷性，同時還要保證輸出的數據豐富、靈活方便、人性化。4.6數據保護為了更好地保護數據庫和應用系統的安全，首先需要了解數據庫安全的重要性，找出主要的威脅是什麽，正確認識數據庫系統的安全需求，從而確定合理的安全策略。數據庫的主要安全要求是數據庫的完整性、可靠性、保密性、可用性和可靠性。完整性包括物理完整性、邏輯完整性和元素完整性；保密性需求包括訪問控制、用戶認證、審計跟蹤、數據加密等。5.企業在人力資源管理信息化過程中應註意的方面5.1系統規劃對人力資源管理信息化的實現具有重要作用。人力資源管理的信息化建設不是壹朝壹夕的事情，也不是壹蹴而就的。它要求企業結合行業發展戰略，統籌規劃，分步實施，逐步完善，持續改進。要預估人力資源管理信息系統工程的建設難度，統壹對建設過程和模式的認識。既要從整體上考察人力資源管理信息化的重要作用和實施步驟，又要系統科學地細分人力資源管理信息化實現過程中的每壹個步驟，規劃實施工作，對每壹項任務的負責人也要有明確的規劃。[5] 5.2為了充分整合人力資源管理信息系統的內外部環境，在實施e-HR系統解決方案時，必須同時調查系統運行的內外部環境。壹個新方案體系的實施需要考慮內外部環境的諸多因素，如原有的內部管理制度、員工素質、企業文化等諸多內外部因素都可能影響人力資源管理體系的運行。不斷修改管理制度和流程，使制度本身與經營的內外部環境相匹配，使新的管理模式能夠無障礙地實施。5.3充分利用各種資源的企業應充分利用內外部資源。壹方面，企業要向人力資源管理信息化水平高的企業學習，借鑒他人的成熟經驗，有效實現信息共享。另壹方面，要加強對員工的培訓，培養員工的學習意識和學習能力，特別是主動獲取知識的能力，形成學習型組織模式。5.4動態看待人力資源管理信息化的實現。在實施人力資源管理信息系統和使用系統的過程中，要主動考慮未來可能出現的各種情況，做到未雨綢繆，避免不利因素幹擾未來工作。在人力資源管理信息化的過程中，會遇到困難。企業應充分收集相關信息，預測實施過程中可能出現的問題，制定應急預案。以免匆忙處理問題，耽誤人力資源管理信息化進程。5.5實現人力資源管理的信息化，需要及時準確地進行系統的評估。任何管理活動都需要及時控制。人力資源管理信息系統實施後，要及時進行效果評估，科學評估項目實施中存在的問題，發現問題，及時糾正偏差，確保實施效果與計劃壹致，使人力資源管理信息系統發揮最佳作用。6.結論目前很多企業都在信息化的進程中，而中國企業在硬件和軟件方面都有很大的不足，所以在實施人力資源管理信息化的時候會遇到很多問題。需要肯定的是，人力資源管理信息化是企業人力資源管理活動的必然趨勢，企業需要堅定決心，多動腦筋，克服遇到的困難，實現人力資源管理信息化。