壹、大學生誌願者在會展活動中的作用及存在的問題
展覽是指在特定的時間和空間內，許多人圍繞特定的主題進行的聚會和交流活動。狹義的展會僅指展覽和會議；廣義的會展是會議、展覽、節慶的總稱。本文主要討論狹義的展覽。其中，展會是有組織的、有壹定規模的、定期在固定場所舉行的、有異地人士參加的商業聚會。會議的研究對象是各種行業會議、協會會議和業務會議。
展覽和會議在短時間內聚集了大量的人來交流信息和產品。雖然展覽和會議的成功取決於籌備期間的大量工作，但展覽和會議場所是實現展覽價值的實體。會展活動的集中性和群眾性導致需要大量的工作人員來協助會展組織者實現會展和會議的功能。會展企業的人力資源結構主要是會展銷售籌備期的人員，壹般規模較小。在展會和會議期間，展會主辦方的工作人員主要從事管理工作，以確保活動按計劃進行，而壹些具體和簡單的工作需要大量臨時招聘的工作人員來補充。在中國的實踐中，招募大學生臨時工作人員以誌願者的形式參與展會現場工作是壹種比較理想的方式。
1.招募大學生誌願者在展會現場完成部分工作，可以降低企業成本。與社工的長期雇傭合同或臨時雇傭相比，誌願者的勞動報酬較低；而且企業招聘成本低，因為大學生人力資源相對集中，尤其是在高校，有壹些行政部門或社會組織可以在短時間內協助企業完成招聘工作；誌願者來源的集中也可以節省企業的培訓成本和交通成本。
2.大學生誌願者的素質對會展企業至關重要。展會活動期間的臨時工作人員主要從事壹些簡單、單壹、需要細致工作的工作。要體現主辦方的服務意識和服務水平，為會展活動營造良好氛圍。因為會展活動的周期普遍較短，所以在社會上招聘到足夠多的高素質自由職業者並不容易。大學生誌願者文化素養高，紀律性強，積極性高，精神追求高，時間相對自由充裕，精力體力好，滿足展會現場臨時工作人員的需求。
3.學生以誌願者的形式參與展覽活動，可以讓學校、企業和學生受益。高校希望搭建實踐平臺，提高學生社會實踐能力，為學校樹立良好口碑；學生希望通過社會實踐積累經驗，增長見識，實現自我價值；企業可以以較低的成本開展商業活動，可以通過誌願者的口碑宣傳展會活動，實現三方共贏。
雖然大學生誌願者參與會展活動是壹種雙贏的合作，但在工作實踐中存在以下問題:
1.誌願者的忠誠度和責任感可能會導致工作人員的不穩定。由於臨時招募，誌願者的目的和意圖是多樣的，而大學生缺乏社會工作經驗，對工作期望存在偏差，無法與展會主辦方建立緊密的心理認同，可能導致部分誌願者的服務意識和責任感達不到要求。
2.誌願者缺乏工作能力、全局觀和工作主動性。會展誌願者的專業服務崗位不相關，不善於從活動全局認識到自己崗位的重要性，所以往往缺乏全局觀，遇到問題等待解答，不善於主動溝通。如果展覽組織者不能提供足夠的培訓，誌願者將無法提供專業和個性化的服務。
3.誌願者滿意度不高，導致大學生參與展示活動的積極性不高。由於誌願者行為的短期特性，管理者難以進行有效的團隊溝通和協調管理，忽視了誌願者工作的重要性，缺乏應有的尊重，工作信息溝通和交流不暢，導致誌願者感到被忽視和排斥，沒有集體歸屬感。壹些大學生誌願者認為工作過於簡單，能力的提升有限，不能發揮特長，不能獲得精神上的滿足，因此認為參加展覽活動價值不大。
二、大學生誌願者在會展活動中的管理原則
評價壹個大型展會的好壞，主要看展會現場是否能按照準備工作進行。會展企業需要制定壹個好的誌願者招募管理方案，使誌願者實現自我價值的同時達到活動的效果。
首先要了解大學生誌願者在展會中的作用，以便制定更好的管理方案。在會展活動中，誌願者在主辦方工作人員的帶領下，在壹定的職責範圍內進行相對簡單的工作，以完成會展活動的接待、信息咨詢、現場引導、門禁管理、設備管理、物資物品的傳遞分發、資料收集等工作。，保障會展活動的運行，幫助會展活動參與者獲得更好的參與體驗。因此，在大學生誌願者管理實施方案的選擇上，絕不能將誌願者視為會展活動中的“配角”，而應將其視為正式員工的“輔助人員”。大學生誌願者是成功會展的具體實施者，在現場為會展活動的參與者提供最直接的服務，保證會展活動按既定計劃實施。因此，要關註誌願者的個體需求，關註其誌願服務的回報形式，防止過分關註誌願者的短期價值。事實上，大量誌願者對展會活動的滿意度可以為展會進行口碑宣傳。大學生占據了部分社交媒體話語權，也是即將步入職場的人群。他們的口碑傳播對展覽項目的持久生命力起到了壹定的作用。
誌願者招募管理應遵循以下原則:
第壹，在誌願者的配置和管理過程中，要遵循協同原則，使誌願者的管理主體、誌願者和正式員工、不同部門的誌願者和同壹部門的誌願者通過合理組合和有效分工合作，形成大於單個組成部分之和的整體合力。
第二，誌願者崗位分配要靈活。崗位分配既要徹底，又要留有適當的靈活空間。在緊急情況下，我們可以在有效的時間內動員足夠的誌願者，無論他們的崗位和分工如何。
第三，集權與分權的協調。要給誌願者壹定的自主權，充分調動他們的積極性和創造性，保證他們按照預定的目標開展工作，同時收回在特定環境下賦予他們的權力。
第四，在誌願者的招募和管理中要註意權利和義務的平衡。誌願者的權利可以包括了解工作政策、表達工作意願、取得誌願服務證、獲得必要的工作條件、對誌願工作提出意見和建議、申請回避等。誌願者的義務包括遵守法律和主辦方相關規定，履行服務承諾，參加統壹培訓及相關活動，指揮調配服務主辦方，遵守保密協議等。
第五，自願獎勵形式的設計要更貼近他們的精神需求，獎勵形式要獨特。比如:展會最後壹天下午參觀，會後聚餐，發放展會紀念品，表彰優秀誌願者等。壹方面，這種活動安排可以讓大學生誌願者感受到被尊重，這符合Manjit (2006)提出的“全方位五要素模型”中誌願者的利己動機，即在道德和心理意義上追求自我，其中被需要和被尊重的感覺非常重要。
第三，會展活動組織者對大學生誌願者的培訓
誌願者培訓是通過培養誌願者與會展活動相關的知識和能力，使其獲得服務會展活動所需的知識和技能的活動過程。誌願服務水平往往是評價大型活動成功與否的重要指標，與培訓水平密切相關。展示活動的周期壹般為3至7天，誌願者的培訓應控制在1-2天內。所以要制定詳細周密的培訓計劃和培訓方法，讓大學生體會到培訓的價值，培訓的價值也是對誌願者工作最有意義的回報。根據Manjit Monga 2006)提出的“綜合五要素模型”，誌願者參與活動的實踐性和利他動機是重要的驅動力。實踐動機是指誌願者希望通過參與活動獲得個人利益，如提高知識、技能和工作經驗。因此，展會主辦方需要精心準備崗前培訓，不僅要列出大學生需要掌握的知識和技能以及對他們的要求，還要從大學生的角度出發，確定培訓內容如何與他們的需求相結合。
在培訓內容上，要在“共謀發展”的目標下，尋求誌願者多樣化的個性化素質培訓，包括與人交往的禮儀，強化公眾的責任感，最重要的是培養歸屬感，註重精神層面。崗前定向培訓主要是通過各種方式讓誌願者了解大型活動誌願服務的政策和流程，以及可能面臨的日常事務的處理，讓誌願者盡可能多的了解會展活動，以適應會展活動的要求。此外，還要進行分類培訓，根據誌願者從事的具體服務工作的不同進行分類培訓。培訓內容不限於誌願者所要做的具體工作的技能要求和描述，還為誌願者提供了壹些參考範例，讓誌願者通過具體、規範的指導，更好地完成工作。同時可以為誌願者準備培訓資料。壹方面可以作為工作手冊，也可以讓誌願者選擇合適的學習方式，適當減少對誌願者的集中培訓。
此外，大學生誌願者的培訓要加強保密制度和安全意識培訓，通過簽訂保密協議和工作協議，讓誌願者意識到自己參與的是商業活動，自己的行為可能對企業產生影響。這樣的培訓可以降低企業用人的風險，也可以讓誌願者增強業務意識，實現工作的價值。
為了實現企業、學校和大學生誌願者的共贏，會展企業或會展行業協會可以與學校制定可能的合作模式，由企業搭建實踐平臺，學校提供必要的基礎知識和技能學習。