公司裏的銷售人員、前臺服務員、總機接線員，都可以說是公司參與接待客人的壹線人員；與他們不同的是，秘書在接待時代表老板接待客人；從某種意義上說，秘書是公司的商標，秘書在接待客人和值班時的形象和態度是整個公司形象的縮影。因此，秘書不僅要註意著裝、舉止，還要註意精神狀態。
接待客人的第壹步是看透客人的心理活動，把接待工作做得恰到好處。有些客人第壹次來訪時或多或少會有些緊張。這時候秘書的首要任務就是幫助客人消除這種緊張的心理。
A.熱情大方
無論是初次拜訪還是經常拜訪，只要客人進門，秘書都會主動迎上來，表示歡迎:“您好！”這樣客人很快就會被妳的熱情感染，即使是第壹次來訪的客人，心裏的拘束感也會消除壹大半。客人進門後，如果妳在打字，不能邊打字邊只看客人壹眼；即使在打電話，也要臨時捂住話筒問候對方；有些秘書可能會抱怨這種熱情:何必對那些常客那麽客氣呢？只要妳有心，有意思，就行。過分熱情會讓人覺得陌生。秘書壹定要牢記古訓“禮多人不怪”！如果妳熱情周到，即使客人心裏對妳的公司有些問題，他也會控制自己；相反，即使妳只是稍有不慎，客人也可能會有其他想法。
秘書應該時刻註意自己的形象。衣服臟嗎？是不是妝太濃了？妳精力充沛嗎？等等，這些都體現了秘書的素養和水平。
請註冊。
客人壹進門，妳就熱情地把客人登記簿交給對方。但是當他看到妳的長指甲染成紅色的時候，心裏會突然有什麽感覺？也許只有苦笑:“這個值班書記真辛苦。看來這家公司也很辛苦。它就像壹個遊樂場。”所以秘書要時刻給人耳目壹新的感覺。
B.即席創作表演
對所有的客人，都要熱情周到，態度不能有差別。但在接待方法上，要隨機應變，靈活掌握。很明顯，接待第壹次來訪的客人應該和經常來往的客人區別對待。
當那些初次來訪的人自我介紹時，秘書應該立即想出如何接待他。他的公司和他自己的公司是什麽關系？妳們是不是很親近？如果是自己公司的老朋友，就要像親人壹樣熱情不做作。
2.當前臺值班時
前臺可以說是公司的招牌。所以秘書在前臺值班的時候，既要嚴肅緊張，又要熱情活潑。客人壹進門，馬上會站起來打招呼:“您好！”然後聽聽嘉賓的自我介紹。如果對方不是第壹次拜訪，妳要盡可能記住他的名字:“妳是常恒公司的馬龍先生嗎？”這樣會讓客人壹開始就發自內心的感到親切。客人對公司的“印象”往往取決於他第壹次和公司打交道時的感覺；雖然這種印象在以後的接觸過程中可能會有所改變，但第壹印象是最深的。所以在接待客人的時候，要盡可能的給客人留下好印象。如果有錯，往往後期很難彌補。無論妳怎麽努力，客人都會給妳留下“先入為主”的偏見；如果妳第壹次給客人留下不好的印象，以後他或多或少都會對妳有偏見，比如“某某太勢利了！”“等壹下。如果其他人都那樣看著妳，那是很危險的。
A.不要看名片
現在壹般客人都有名片。客人拿出名片，遞過去。妳雙手接過後，要仔細確認對方的身份。如果客人沒有名片，妳應該在他自我介紹後重復公司名稱和他的名字，以避免出錯。有時候，妳拿了對方的名片後，卻發不出對方名字的音，只好誠懇地教妳:“請問，妳的名字應該怎麽念？”如果不確定，壹定不要讀出來。念錯客人的名字，雙方都很尷尬。當壹個客人告訴妳:“我是XXX。”妳得重復壹遍:“某某先生。”
“我在等妳。”
客人參觀時壹定要提前預約。客人如約而至，妳要見了他們，說:“我等妳。這種方式是明確的。”帶他去準備好的接待室。但是秘書值班的時候，經常會接待壹些不速之客。“請問，妳有預約嗎？”有些秘書喜歡這樣問客人。問客人有沒有預約，問客人“妳找我有什麽事？”同樣，也容易讓客人反感。作為壹個秘書，妳應該知道妳的客人的約會，所以問他們是失職。客人不請自來，沒有預約，這是不禮貌的，但妳不能用“妳有預約嗎？”這種冷漠的方式報復了他；表面上妳禮貌的問對方有沒有預約，實際上妳告訴客人我知道妳沒有預約，妳不請自來，讓我很討厭。作為秘書，妳要熱情無條件地接待客人，不能因為客人沒有預約就怠慢了他們。
秘書在值班時，必須堅持以下原則:
無論接待什麽樣的客人，都要公平禮貌；
不管接待什麽樣的客人，都要和氣，永遠不要皺眉頭；
老板不確認客人就不要讓客人進來；
有些不預約拜訪的客人，喜歡問老板在不在，甚至整個工作安排。在不知道對方身份和目的的情況下，不要直接回答老板，而要盡量從對方那裏獲得壹些有用的信息。
秘書在值班時，要盡可能地與各個業務部門聯系，取得他們的配合，把他們預約的客人的來訪時間和見面地點列壹個清單，儲存在電腦裏，隨時可以使用，提高接待工作的效率。
B.不要浪費客人的時間
如果是接待有預約的客人，事情就簡單多了。帶他去預先安排好的會議室，及時通知預訂部就可以了。如果客人沒有提前預約，那麽就要詳細詢問客人有什麽事，找誰，並立即聯系相關部門。這種現象現在經常發生。秘書先帶客人去市場部，然後才知道他是否合適。到了市場部後，市場部的人說銷售部負責客人的事情。當他們來到銷售部時，他們說這項工作已經交給企業管理部了...這樣的往返讓客人覺得很尷尬，其實是對他的不尊重。因此，在這種不確定的情況下，請稍等片刻，先電話聯系相關部門:”...天地公司的李強先生有關於廣告的事情，請您接收壹下好嗎？”這樣，妳可以避免碰到很多軟釘子，妳的客人也會感受到妳的熱情。
C.秘書有空嗎？
值班秘書的主要任務是接待剛進門的客人。壹般來說這個工作比較忙，但是前臺沒有客人的時候，秘書比較空閑。但當值局長必須緊記，自由時間不等於他可以自由支配的時間。有些年輕的女秘書在值班的時候，見不到客人，總喜歡看昨晚沒看完的小說或雜誌。繆斯有著無窮的魔力，經常把人帶到另壹個世界...不知道什麽時候，壹擡頭，客人已經站在我面前了，簡直尷尬！秘書慌忙站起來說“歡迎，歡迎”，卻連手放在哪裏都不知道。所以值班秘書壹定要牢記自己的職責，不能給公司形象抹黑。沒有客人的時候，可以整理名片和訪客登記簿，或者繼續被接待客人打斷的工作。總之，值班秘書要自由，提高時間使用效率。
D.客人多的時候
客人多的時候，秘書要堅持先來後到的原則。有些客人雖然是第壹次來訪，但可能是總經理幾十年未見的老同學。如果秘書在接待客人時不堅持先來後到的接待原則，熟人優先，讓客人明顯感到偏心，那麽他們心裏肯定會不高興。所以，即使是總經理的客人也要按順序接待。其實只要向他們點頭道歉，“真的很抱歉，請稍等。”他們中的大多數人會理解的。
目前有很多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門推銷，會影響前臺的壹些接待工作。即便如此，秘書也不能表現出不耐煩，擺出壹副居高臨下的架勢。妳無形的優越感會讓他們自卑，甚至反感。他們推銷的時候，只要妳婉言謝絕，壹般不會強求。
有時候會發生穿快遞服的客人不是快遞公司的，而是某公司老板的親戚或者其他重要單位的客人。如果前臺秘書以衣以帽取人，那情況可能就收拾不了了。
另外，接待客人不僅僅是值班秘書的事情。客人都是公司客人，但現在有些人在樓道裏遇到客人，卻視而不見。在壹些秘書眼裏，這只是壹件小事，但在客人眼裏，這是做秘書的表現，是對公司管理不嚴的表現。妳不值班，可以不停車打招呼，但是點頭打招呼還是有壹些禮貌的。
3.如何應對各種突發場景？
如果已經提前約好了，那麽老板的客人到了，壹般都會被帶到老板的辦公室，除非老板有急事臨時外出。但是，如果老板真的不在，與其讓客人在老板辦公室等，不如先和客人談壹談。
A.老板突然不在
客人在約定的時間來訪，但是老板因為其他急事突然出去了。這時候秘書要向客人說明情況，請求諒解，詢問他的意見:“請您再等壹會兒好嗎？”"經理回來後我能和妳聯系嗎？"或者，根據具體情況，介紹他到相關部門:“讓市場部的張經理跟妳說壹下。妳怎麽看？”總之，不管客人是願意等到老板回來，還是願意和相關人員談，都要按照老板事先留下的指示去做。
B.不速之客
如果是出差，要提前和對方約好，這是現代社交中的通用規則。不過，局長千萬不要因為那些不速之客沒有預約，而忽略了他們。首先要搞清楚來訪者的名字，他工作的公司，有什麽事。如果客人想指名道姓地與某人交談，他應該立即與對方聯系。但是，在聯系客人之前，妳不應該給客人壹個肯定的答復，因為當事人可能不在，也可能不想見客人。如果不想評論，就這樣回復客人:“實在抱歉，某某現在不在家……”以免給客人留下不真誠的印象。
有時候，老板會給秘書打電話或者寫紙條說今天有客人要來，不想見他。但是客人到了之後，秘書不能以上面公司不想見他為由拒絕安排見面。所以秘書這時候要靈活壹點，比如可以委婉的拒絕對方:“真的很抱歉，孫先生明天下午要出差，我今天真的抽不出時間。”以便客人給予理解。但是，在這之前，秘書要搞清楚老板是不想見客人，還是真的抽不出時間。如果他當天抽不出時間，那就有改期的問題了。
現在秘書時不時要接待壹些不速之客。這些不受歡迎的客人大多是上門推銷；有些簡直不可理喻。不管是什麽樣的人，秘書在接待時都應該以禮相待，表現出自己的涵養和風度。首先把客人領到接待室，馬上讓相關部門出面接待，並借送茶的機會搞清楚對方來訪的意圖，及時向老板匯報並請示。當然，這些不能做得太顯眼。例如，妳可以假裝接電話，把指示寫在紙條上交給老板，或者只是假裝很忙。總之要讓這種客人知道自己根本沒有冷落他，讓他們盡量少惹麻煩。
C.時間已到
按照預定的時間，孫先生應該來接程先生，但他還沒有和錢先生談完。這時，秘書寫了壹張紙條，簡單敘述了壹下程先生的事情，進去交給了孫先生。壹定要在紙條的最後加壹句:“程先生還要等多久？”這樣，在與錢先生交談的同時，孫先生可以給妳壹個簡要的指示。
老板在和客人談話的時候，如果有緊急電話，也可以用同樣的方法處理。如果這時候在紙條上寫壹大堆問題，會讓老板很尷尬，那就寫“多長時間回電話？”這就夠了。
像上面這種情況，程先生和錢先生交替的時候，秘書往往擔心忽略了程先生，所以錢先生壹出來，很容易給錢先生壹種被踢出去的感覺。因此，秘書必須註意不要給客人留下偏袒的印象。在給孫先生遞條子之前，我必須向程先生道歉:“真對不起，讓您久等了。”就這樣，秘書送錢先生出去的時候，程先生不會介意，錢先生也沒有被踢出去的感覺。如果這個處理不好，會對公司形象造成壹定影響。
4、招待客人的方法
老板在和客人談話的時候，如果秘書要進去，必須先去敲門，等得到“請進”的回答後，才能推門。然而，秘書必須說“對不起”，以表明他對打斷他們的談話感到抱歉。
給客人送茶時，先把茶盤放在桌上，按座次先後，雙手把茶杯遞給客人。按照傳統禮儀，茶應該由右邊的客人送。現在這些基本都忽略了，主要看嘉賓座位的具體情況。如果客人圍著圓桌坐成壹圈，也沒關系。上茶時，站在客人身後壹點，在把茶遞給客人之前說“請”。
給客人遞茶時，千萬不要用沒洗的杯子或破杯子。這些事雖小，卻能嚴重影響公司形象。
秘書在送茶或做其他事情後離開接待室時，應輕輕關門，在過道裏出去時，不要發出當啷聲，因為人們在會談時對室內和室外的腳步聲非常敏感。還有壹點，秘書關接待室的門時，壹定要用眼神詢問所有的客人，看他們還有什麽事要自己做。
5.客人回去的時候。
客人回去，秘書不用放下手中的工作去送行。如果有客人從妳身邊經過，就站起來向他點頭。如果客人年紀大了或者腿不方便，妳壹定要上前攙扶或者送他。
會談何時結束，局長應該掌握時間。客人壹離開接待室，就進去整理，看看客人遺漏了什麽。如果有，盡快發給客人。
所謂把握好時間，並不是說秘書壹直在接待室門口等著，給客人看他要在門口收拾，讓他以為妳在趕他走。如果妳發現客人忘記了什麽東西，妳應該在電梯前或在大門口歸還給客人。如果沒有時間，就盡快聯系對方。
6、接待室的布局
壹般來說，公司現在有不止壹個接待室。關於接待室的布置，分兩種方式安排:壹種是較小的接待室，專門接待四五個客人；壹個是更大的接待室，可以容納十幾個客人。大壹點的接待室和小壹點的接待室在布局上有差異，但陳設基本相同。壹般要有椅子、沙發、桌子(不要太高)、茶幾、內部電話、記錄紙、筆、煙灰缸。註意，接待室可以放壹些公司簡介、樣品等對外宣傳資料，但不要放公司電話清單等內部資料。
如果接待室過於華麗，往往會給人壹種粗鄙之感，但接待室不宜過於簡單。掛幾幅字畫，或者擺幾盆插花，都能給接待室帶來幾分優雅。
接待室要經常保持清潔，桌布、臺布之類的東西要勤洗勤換。如果接待室很亂，客人壹進門就會覺得不舒服。