信息系統項目驗收通常包括項目質量驗收(產品質量、服務質量等。)和文件驗收。
項目工程質量。美國質量管理協會將質量定義為“過程、產品和服務滿足顯性或隱性需求的能力特征。”這裏需要指出的是,信息系統項目的質量和等級不能混為壹談。分級是根據不同的技術特征對具有相同功能的實體進行分類或分級;質量側重於描述滿足給定需求的產品屬性的總體特征。信息系統可以是質量好(操作簡單、運行穩定)但等級低(功能特性有限)或質量差(大量代碼錯誤、文檔丟失)而等級高(功能特性多)。
項目工程文件。項目文檔作為信息系統項目成果的重要組成部分,對於信息系統項目來說是必不可少的。項目文件的編寫必須保證質量。質量差的文檔不僅難以理解,給用戶造成很多不便,還會削弱企業對項目的管理,增加項目成本,甚至造成更大的危害。高質量的項目文件應體現針對性、準確性、清晰性、完整性和可追溯性。信息系統項目文檔系統主要包括項目管理文檔、項目變更文檔、項目施工文檔、技術文檔等(詳見圖表)。
如何進行信息系統項目驗收
根據項目計劃制定好項目驗收計劃。由於信息化項目建設的復雜性,企業壹般采用分階段驗收的方式進行項目驗收。要深入細致地分析項目的總體目標和總體進度計劃,然後將總體目標進行分階段分解,形成階段性目標。階段性驗收目標形成後,各階段驗收的內容要細化、量化,特別是要明確從壹個階段進入下壹個階段的條件,做到各個階段環環相扣。如果前壹階段驗收失敗,下壹階段的驗收就無從談起,更不用說項目的最終驗收了。可見,制定好項目驗收計劃的關鍵點在於劃分項目驗收時間點,明確項目各階段的目標、驗收內容明細、驗收標準、驗收方式。
制定合理有效的項目驗收計劃。項目驗收計劃指出了項目驗收的內容和程序。由於項目的規模、性質和特點不同,項目驗收方案的內容也不同。壹般來說,工程驗收計劃應包括以下內容:驗收目的、驗收原則、參考文件、驗收範圍、驗收條件和依據、施工概況和驗收程序。壹般程序包括:確定受理時間和地點;確定參與驗收的機構和人員,項目建設單位、承包商和監理單位壹般都要派代表參加,但當然也可以包括其他項目利益相關者,如信息系統的最終用戶和本信息技術領域的專家;檢查驗證系統上線以來的試運行情況,看是否能滿足驗收條件;項目質量驗收,全面徹底檢查信息系統各項功能是否能夠實現目標,是否滿足最終用戶需求,可用性、可靠性等關鍵指標是否合格;審查和接受技術和管理文件;整理招標文件、投標文件、合同文件,檢查是否達到預期目標;解決遺留的問題。如有暫時無法解決的問題,承包商應與施工單位溝通,提出解決方案和承諾;檢查系統的服務和維護,檢查是否符合招標文件、投標文件和合同文件中的要求;出具驗收結論和意見。
及時做好項目後評估。項目後評價是指對已完成的項目目標、實施過程、效益、功能和影響進行系統、客觀的分析。通過項目後評價,可以確定項目的預期目標是否達到,項目決策和規劃是否有效合理,項目的主要效益指標能否實現。通過分析評估總結經驗教訓,為提高新項目的決策水平和管理水平提供依據,增強項目實施者的責任感和綜合技能。