壹、賬簿系統虛擬化
賬簿作為存儲分類匯總會計數據的載體，是承前啟後不可或缺的橋梁和紐帶。手工會計離開了賬簿，其會計報表的編制就成了無本之木，無水之魚。賬本只是賬本的外在形式，賬本的內容是賬目記錄。帳戶是分類和收集會計數據的單位。在電算化系統中，會計信息的生成仍然離不開最基本的存儲單元，如賬戶，但賬戶的存儲並不壹定要借助於賬簿來完成。隨著信息技術的應用，賬戶記錄與紙質介質分離，紙質介質不再作為賬戶分類和匯總數據的載體。實踐證明，在保證存儲在磁、電、光介質中的會計數據可靠性的前提下，人們需要的各種會計數據都可以通過調用這些介質上的數據庫文件顯示出來，完全沒有必要使用紙張作為會計記錄的載體。由於賬冊可以完全脫離紙質，所以手工記賬的賬簿定義是不存在的。電算化系統中的賬本其實是“虛擬”的。所謂“虛擬”，就是磁盤上壹般沒有賬號，更不用說對應壹個磁盤文件的手動賬號了。賬簿反映的數據只有兩種，壹種是發生額，壹種是余額。作為記賬對象的金額數據來自記賬憑證，而作為記賬結果的期末(或期初)余額數據則是賬簿登記後形成的。所以，賬簿記錄只是會計憑證上對會計記錄的分類和匯總。由於計算機具有強大而快速的數據處理功能，對會計憑證庫中的單據進行分類匯總只是壹件小事。至於賬戶余額，只要系統初始化時錄入的期初余額數據正確，未來各個會計期間的期末余額就很容易得到。因此，計算機化系統中的科目是從憑證庫文件和相關數據(主要是各會計科目的期初余額數據)中自動準確推導出來的。理論上，賬簿的存在是通過在憑證庫中保留單據和相關數據來保證的。
二，會計流程虛擬化
計算機化系統中的會計過程也是壹個虛擬過程，因為沒有實際的賬戶產生。“記賬”是指將已審核的記賬憑證在前憑證庫文件中進行標記或形成後憑證庫文件，表示記賬憑證已經記賬，不可修改。如有錯誤，只能通過錄入類似手工記賬下紅字沖銷法的“更正憑證”來更正。因此，在電算化系統中，可以完全取消申請和記賬環節，即平時不登記日常報賬、明細賬和總賬，只將會計憑證合在壹起，必要時采用即時記賬:根據賬戶余額庫文件的期初余額數據和會計憑證庫文件的賬戶金額數據，即時形成並輸出所需的“賬簿”。同時，這種即時核算的方式使得即時形成會計報表成為可能。至於很多會計軟件提供的會計模塊功能，主要是為了滿足會計人員的習慣，即只能先查詢和打印會計。
第三，證券賬戶表數據壹致
在手工會計中，分類賬分為總賬和明細賬。登記的原則是平行記錄，即來自會計憑證的信息壹方面要記錄在相關的總分類賬賬戶中，同時要記錄在總分類賬所屬的相關明細賬賬戶中，通過定期對賬可以檢查和糾正總分類賬或明細賬中可能存在的記錄錯誤。通過低效的多重反映和相互審核來交換數據處理的正確性和可靠性，是手工會計處理程序的重要特征。但是，對賬是設置賬簿的產物。沒有賬簿，就沒有會計憑證、賬簿、賬表之間的核對。計算機本身不會被省略、復制和計算錯誤。只要會計核算軟件程序正確，運行正常，帳證帳必須壹致；只要報表公式定義正確，賬表也必須匹配。這樣，手工核算下的對賬環節就不存在了。實際上，計算機不會重復會計憑證上的信息，也不需要明確區分明細賬和明細賬。當然，這並不排除在會計軟件中設置類似於總賬和明細賬的數據存儲結構，但這種總賬和明細賬之間並沒有關系，其目的只是為了加快信息檢索。
第四，會計流程的整合
手工記賬的記賬流程簡單來說就是:憑證-賬簿-報表。會計人員的工作重點是填制憑證後的階段。要形成會計報表，必須經過填制憑證、過賬、結賬、試算平衡、對賬等多道程序。在電算化系統中，整個會計過程分為三個環節:輸入、處理和輸出。首先將分散在人工會計各個會計崗位的會計數據收集起來輸入計算機，然後由計算機根據會計軟件的要求自動完成各種數據處理，無需人工幹預。從會計憑證的輸入到會計報表的輸出壹氣呵成，所有中間環節都在機器中自動處理，任何需要的中間數據都可以通過系統提供的查詢功能獲取，真正實現了壹室數賬(全部來自憑證)和數據共享(以及所需賬表的生成)。整個核算過程具有高度的連續性和嚴密性，呈現壹體化趨勢，大大提高了財務報告的及時性。這樣，手工記賬中非常費時、費力、繁瑣的工作，在計算機化系統中變成了簡單的指令或動作。以前需要很多人填制憑證、記賬、編表等。，但現在只需要少量的入門人員即可操作。因此，手工核算不再需要劃分不同的核算程序，可以采用統壹的核算程序，這為實現電算化系統中核算程序的通用化提供了前提。